एक्सेल में डेटा सत्यापन
एक्सेल में डेटा सत्यापन का उपयोग किसी निश्चित सेल या इनपुट रेंज में इनपुट प्रदान करने के लिए उपयोगकर्ता को सीमित करने के लिए किया जाता है, बड़ी संख्या में उपयोगकर्ताओं के साथ डेटा के लिए एक ही डेटा के लिए कई प्रारूप हो सकते हैं इसलिए हम डेटा सत्यापन का उपयोग करते हैं जहां हम एक पूर्व प्रदान करते हैं- उपयोगकर्ता द्वारा एक ही डेटा के कई अलग-अलग स्वरूपों से बचने के लिए चयन करने के लिए परिभाषित इनपुट, डेटा सत्यापन डेटा टैब के डेटा टूल में उपलब्ध है।
डेटा सत्यापन आपको अनुमति देता है - उन प्रविष्टियों की एक सूची बनाएं जिन्हें अनुमति दी गई है / कार्यपत्रक सेल में प्रवेश करने की अनुमति नहीं है, कार्यपत्रक सेल में अनुमत मूल्यों के बारे में अधिक समझाने के लिए एक त्रुटि / चेतावनी / चेतावनी संदेश बनाएं, होने के लिए संदेश बनाएं एक सेल में एक अमान्य डेटा दर्ज किए जाने पर दिखाया गया है।
डेटा सत्यापन का उद्देश्य
- डेटा सत्यापन का उद्देश्य उपयोगकर्ताओं को कार्यपत्रक में अमान्य डेटा मान दर्ज करने से रोकना है।
- यह डेटा को जल्दी से इकट्ठा करने, सॉर्ट करने और अध्ययन करने के लिए भी उपयोगी है, जिसमें कहा गया है कि मानों को एक मानदंड परिभाषित किया गया है और डेटा सत्यापन विंडो के माध्यम से देखा जा सकता है।
- यह डेटा को दर्ज करते समय उपयोगकर्ताओं के लिए एक दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है, जब मान्य डेटा प्रारूप का उल्लेख करने वाले कस्टम संदेश कार्यपत्रक सेल के चयन के समय प्रदर्शित होते हैं।
Excel में डेटा सत्यापन का उपयोग कैसे करें?
चरण 1: डेटा सत्यापन बनाने के लिए पहला कदम डेटा वाले सेल या कॉलम का चयन करना है।
चरण 2: डेटा टैब पर जाएं और डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।
चरण 3: विकल्पों की सूची से विकल्प 1 अर्थात डेटा सत्यापन चुनें।
चरण 4: डेटा वैलिडेशन पर क्लिक करते ही, एक नई विंडो दिखाई देगी, जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
चरण 5: 1 सेंट टैब सेटिंग्स है। इसमें सत्यापन मानदंड और डेटा प्रारूप है, जिसकी अनुमति दी जानी है।
चरण 6: कोई 'खाली करें' चेकबॉक्स पर क्लिक करके रिक्त मानों को अनदेखा करना चुन सकता है।
चरण 7: 2 एन डी टैब इनपुट संदेश है जहां एक सेल चुने जाने पर प्रदर्शित होने वाला संदेश दर्ज किया जा सकता है।
स्टेप 8: 3 rd टैब एरर अलर्ट है। जब भी कोई अमान्य डेटा प्रविष्टि कॉन्फ़िगर की गई कोशिकाओं या स्तंभ में किया जाता है, तो त्रुटि संदेश को प्रदर्शित करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। त्रुटि के प्रकार और इसलिए त्रुटि के लिए प्रदर्शित संकेत स्टॉप, चेतावनी या सूचना हो सकते हैं।
अनुमत डेटा के विभिन्न डेटा प्रारूप
- पूरी संख्या - बताती है कि अनुमति देने वाला प्रारूप पूरी संख्या है।
- दशमलव - बताता है कि अनुमति दी जाने वाली प्रारूप दशमलव संख्या है।
- सूची - बताती है कि जिस प्रारूप की अनुमति दी जानी है वह ड्रॉप-डाउन सूची है।
- दिनांक - बताता है कि अनुमति दी जाने वाली प्रारूप तिथियां हैं।
- समय - बताता है कि अनुमति दिया जाने वाला प्रारूप समय मान है।
- पाठ की लंबाई - पाठ की अनुमत लंबाई को एक सेल में दर्ज करने के लिए कहता है।
- कस्टम - किसी भी कस्टम सूत्र को इंगित करता है।
डेटा सत्यापन के लिए विभिन्न मानदंड
- बीच - बताता है कि मान निर्दिष्ट न्यूनतम और अधिकतम संख्याओं के बीच होना चाहिए।
- बीच नहीं - बताता है कि मान निर्दिष्ट न्यूनतम और अधिकतम संख्याओं के बीच नहीं होना चाहिए।
- बराबर - में कहा गया है कि मूल्य दी गई संख्या के बराबर होना चाहिए।
- के बराबर नहीं - बताता है कि मूल्य दी गई संख्या के बराबर नहीं होना चाहिए।
- से अधिक - बताता है कि मूल्य दी गई संख्या से अधिक होना चाहिए।
- से कम - बताता है कि मूल्य दी गई संख्या से कम होना चाहिए।
- से अधिक या इसके बराबर - बताता है कि दिए गए नंबर को एक्सेल में मान से अधिक या बराबर होना चाहिए।
- से कम या इसके बराबर - बताता है कि मूल्य दिए गए संख्या से कम या बराबर होना चाहिए।
एक्सेल डेटा सत्यापन में विभिन्न अलर्ट शैलियाँ
- स्टॉप - यह उपयोगकर्ताओं को एक वर्कशीट सेल में अवैध डेटा दर्ज करने से रोकता है। स्टॉप अलर्ट विंडो उपयोगकर्ता को दो विकल्प देती है - पुनः प्रयास करें और रद्द करें।
- चेतावनी - यह उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देता है कि अमान्य डेटा दर्ज किया गया है। हालाँकि, चेतावनी उपयोगकर्ता को अमान्य डेटा दर्ज करने से नहीं रोकती है। यह उपयोगकर्ता को तीन विकल्प देता है - हां, नहीं, और रद्द करें।
- सूचना - यह उपयोगकर्ता को सूचित करता है कि दर्ज किया गया डेटा अमान्य है। चेतावनी की तरह, यह उपयोगकर्ता को अमान्य डेटा दर्ज करने से नहीं रोकता है। यह उपयोगकर्ता के लिए दो विकल्प प्रदर्शित करता है - ठीक है और रद्द करें।
एक्सेल डेटा सत्यापन का उदाहरण (संख्या सत्यापन)
जैसा कि चित्र में दिखाया गया है। 1, -2.5 लाल चिह्नित है, जो अमान्य डेटा को दर्शाता है। एक संदेश के साथ एक टूलटिप - 'शून्य से अधिक संख्या दर्ज करें' दिखाया गया है। एक नियम स्तंभ बी को निम्नानुसार सौंपा गया है।
जैसा कि चित्र में दिखाया गया है। 2, दर्ज किया गया सत्यापन मानदंड है, संख्या "दशमलव" संख्या शून्य से अधिक या उसके बराबर होनी चाहिए। मतलब, नकारात्मक मूल्य प्रतिबंधित हैं।
याद रखने वाली चीज़ें
- यह पूरी तरह से प्रमाणित नहीं है और आसानी से भंग हो जाता है।
- यदि बिना मान्यता वाले कोशिकाओं के डेटा को जगह में सत्यापन के साथ कोशिकाओं में कॉपी किया जाता है, तो दर्ज किए गए डेटा को मान्य नहीं किया जाता है, और डेटा सत्यापन डेटा सत्यापन को ओवरराइड करता है जिसके परिणामस्वरूप कॉपी किए गए डेटा पर कोई सत्यापन नहीं होता है।
