लेखांकन में परीक्षण शेष क्या है?
ट्रायल बैलेंस लेखांकन की रिपोर्ट है जिसमें कंपनी के विभिन्न सामान्य खाता बही के शेष राशि को समाप्त किया जाता है और डेबिट / क्रेडिट कॉलम में उनके शेष राशि के अनुसार प्रस्तुत किया जाता है जहां डेबिट राशि डेबिट कॉलम में सूचीबद्ध होती है और क्रेडिट कॉलम क्रेडिट सूची में सूचीबद्ध होते हैं। और दोनों का कुल बराबर होना चाहिए।
वित्तीय वर्ष के अंत में, सभी खाता बही के शेष राशि को निकाला जाता है। वे ट्रायल बैलेंस (वित्तीय रिपोर्ट का एक प्रकार) में लिखे गए हैं और अंत में यह देखने के लिए सारांशित हैं कि क्या कुल डेबिट बैलेंस और कुल क्रेडिट शेष क्रमशः लंबा होना चाहिए। इसे किताबों की गणितीय शुद्धता की जांच करने के लिए बही में विभिन्न खातों से निकाले गए डेबिट और क्रेडिट शेष के कुल के एक बयान के रूप में भी कहा जा सकता है।
परीक्षण संतुलन के उद्देश्य
परीक्षण संतुलन तैयार करने के विभिन्न उद्देश्य हैं जिनका उल्लेख नीचे दिया गया है:
- यह पता लगाने के लिए कि बही के पन्नों के माध्यम से जाने की आवश्यकता से बचने के लिए खाता बही के सभी खातों का संतुलन है।
- संगठन के वित्तीय विवरण की तैयारी के लिए सामग्री रखना।
- ट्रायल बैलेंस के समझौते के कारण खातों की पुस्तकों की अंकगणितीय सटीकता होना।
- इस बात का प्रमाण देने के लिए कि प्रत्येक लेन-देन की दोहरी प्रविष्टि उसके समझौते के कारण दर्ज की गई है।
- त्रुटियों की पहचान में मार्गदर्शन करने के लिए।
ट्रायल बैलेंस कैसे तैयार करें?
ट्रायल बैलेंस तैयार करने के लिए निम्न विधियों का उपयोग किया जा सकता है -
- कुल विधि। यह विधि बताती है, प्रत्येक खाते के क्रमशः डेबिट और क्रेडिट राशि की कुल राशि को इसके खिलाफ राशि के दो कॉलम में प्रदर्शित किया जाता है, एक डेबिट बैलेंस के लिए और दूसरा क्रेडिट बैलेंस के लिए ।
- संतुलन बनाने की विधि। इस विधि में प्रत्येक राशि का अंतर निकाल लिया जाता है। यदि क्रेडिट बैलेंस की तुलना में डेबिट शेष राशि में अधिक महत्वपूर्ण है, तो अंतर को डेबिट कॉलम में डाल दिया जाता है।
ऊपर उल्लिखित तैयारी के दो तरीकों में से, संतुलन विधि जो दूसरी है, आमतौर पर व्यवहार में उपयोग की जाती है क्योंकि यह वित्तीय विवरण तैयार करने की सुविधा प्रदान करती है।
परीक्षण संतुलन की तैयारी के लिए आवश्यक कदम निम्नलिखित हैं।
- लेखांकन वर्ष के अंत में, सभी खातों और खातों को बंद करना है।
- लेज़र के समापन शेष पोस्ट किए जाने हैं।
- त्रुटियों की पहचान की जानी है।
- एक सस्पेंस अकाउंट को अस्थायी रूप से ट्रायल बैलेंस के कुल मिलान करने के लिए जनरेट किया जाना है, जब तक कि करेक्शन एंट्री नहीं हो जाती।
- वर्ष के अंत में समायोजन प्रविष्टियों की आवश्यकता होती है, जो पहले परीक्षण संतुलन के समावेश के लिए जिम्मेदार नहीं हैं।
परीक्षण संतुलन में त्रुटियां
पुस्तकों की पूर्ण सटीकता के लिए परीक्षण संतुलन के पत्राचार को निश्चित प्रमाण नहीं कहा गया है। यह केवल खातों की पुस्तकों की गणितीय सटीकता को इंगित करता है। परीक्षण शेष सहमत हो सकता है, और फिर भी निम्नलिखित प्रकार की कुछ त्रुटियां शेष रह सकती हैं।
- चूक की त्रुटि - यदि प्रविष्टि किसी सहायक पुस्तक में दर्ज नहीं की गई है, तो डेबिट और क्रेडिट दोनों को छोड़ दिया जाएगा। और ट्रायल बैलेंस का समझौता किसी भी तरह से प्रभावित नहीं होगा।
- सेंसिटिव एरर - ये वे एरर हैं, जो खुद को नेट रिजल्ट में भरपाई करते हैं। यानी, ओवर डेबिट या विभिन्न खातों के क्रेडिट के तहत क्रेडिट को बेअसर या अन्य खातों में उसी सीमा तक क्रेडिट के तहत। उदाहरण के लिए, एक निश्चित खाते के डेबिट पक्ष पर $ 500 की पोस्टिंग के तहत दूसरे खाते के क्रेडिट पक्ष पर $ 100 की पोस्टिंग और तीसरे खाते में $ 400 की क्रेडिट पोस्टिंग की चूक के तहत मुआवजा दिया जाएगा। यह त्रुटि किसी अन्य खाते या खातों में डेबिट पक्ष पर $ 500 की पोस्टिंग से भी बेअसर हो सकती है।
- सिद्धांत की त्रुटियां - ये त्रुटियां परीक्षण संतुलन के समझौते को प्रभावित नहीं करेंगी क्योंकि वे खातों के गलत प्रमुखों के डेबिट या क्रेडिट से उत्पन्न होती हैं, जैसा कि दोहरे प्रविष्टि लेखांकन के मूल सिद्धांतों के साथ असंगत होगा। उदाहरण के लिए, इमारत के खाते की मरम्मत के लिए गलत तरीके से डेबिट किए गए भवन के विस्तार पर खर्च किए गए 1,500 डॉलर ट्राइबल बैलेंस के समझौते को प्रभावित नहीं करेंगे। इस प्रकार, ऐसी त्रुटियां उत्पन्न होती हैं जब भी किसी आय या व्यय को आय या इसके विपरीत के रूप में माना जाता है।
- एक सहायक पुस्तक में एक गलत प्रविष्टि - यदि जेम्स से 450 डॉलर की क्रेडिट खरीद को गलत तरीके से खरीद पुस्तक में $ 540 के रूप में लिखा गया है, तो ऐसी त्रुटि का खुलासा नहीं किया जाएगा। जैसा कि खरीद खाते के डेबिट पक्ष और जेम्स के खाते के क्रेडिट पक्ष दोनों पर पोस्टिंग $ 540 की गलत राशि के साथ होगी, इसलिए परीक्षण संतुलन सहमत होगा।
- एक आइटम को सही पक्ष पर पोस्ट करना लेकिन गलत खाते में - यदि कार्ल जेम्स से 100 डॉलर की खरीद को कार्ल जेम्स के बजाय मैथ्यू वुड्स को श्रेय दिया गया है, तो वह इस तरह की त्रुटि का पता नहीं लगाएगा।
निम्नलिखित त्रुटियां हैं जो असहमति के कारण बताई गई हैं।
- विशेषकर बही में सहायक किताब से पोस्ट करने के लिए छोड़ा गया - उदाहरण के लिए, एंथनी से $ 500 की खरीद को उसके खाते में जमा किया जाना है। इस त्रुटि के परिणामस्वरूप, ट्रायल बैलेंस में दिखाए जाने वाले सॉरी लेनदारों का आंकड़ा $ 500 कम हो जाएगा, और डेबिट बैलेंस की तुलना में क्रेडिट शेष क्रमशः $ 500 कम होगा।
- खाता बही में गलत राशि का प्रवेश - उदाहरण के लिए, Anya को $ 1000 की क्रेडिट बिक्री ने उसके खाते को $ 100 में गलत तरीके से पोस्ट किया। इस त्रुटि का प्रभाव यह होगा कि विविध देनदार का आंकड़ा $ 900 से कम हो जाएगा, और कुल बेहतर ट्रायल बैलेंस का डेबिट पक्ष क्रेडिट बैलेंस से $ 900 कम होगा।
- खाता बही के गलत पक्ष में राशि दर्ज करना - उदाहरण के लिए, कि छूट के डेबिट पक्ष के बजाय क्रेडिट पर गलत तरीके से पोस्ट किए गए ग्राहक को $ 10 छूट की अनुमति दी गई है। त्रुटि के इस परिणाम के कारण, परीक्षण संतुलन में, क्रेडिट पक्ष $ 20 से अधिक हो जाएगा। अर्थात्, त्रुटि राशि दोगुनी हो गई है।
- खाता बही के प्रति गलत समावेशन - उदाहरण है कि वित्तीय वर्ष के अंत में, पूंजी खाते को जमा करते समय, $ 9,900 की क्रेडिट राशि गलत तरीके से $ 8,900 के रूप में ली गई है; इस त्रुटि के परिणामस्वरूप, ट्रायल बैलेंस की कुल राशि $ 1,000 कम होगी।
- सहायक पुस्तकों का गलत होना - उदाहरण के लिए, एक बिक्री पुस्तक $ 50 से गुल हो जाती है। इस प्रकार की त्रुटि के परिणाम के कारण, परीक्षण शेष राशि में क्रेडिट पक्ष $ 50 हो जाएगा, क्योंकि बिक्री खाता खुल जाएगा परीक्षण शेष में क्रेडिट पक्ष पर उच्च आंकड़ा।
- सहायक पुस्तक में किसी आइटम को एक खाता बही खाते में डबल पोस्ट करना - जो एक लेनदार को उसके खाते में दो बार दर्ज करने के लिए $ 500 का भुगतान है।
- ट्रायल बैलेंस में किसी खाते की राशि का चूक - बैंक और नकदी की शेष राशि को छोड़ा जा सकता है।
- गलत तरीके से पोस्ट किए गए विभिन्न खातों का संतुलन - उदाहरण के लिए, स्टेशनरी खाते में $ 52 का शेष राशि गलत तरीके से $ 25 के रूप में पोस्ट किया गया है।
- कुछ खाते का शेष राशि गलत पक्ष में प्रवेश किया है - यह है कि कमीशन अर्जित शेष राशि को गलत तरीके से क्रेडिट खाते के बजाय डेबिट खाते में उल्लेख किया गया है।
- परीक्षण शेष राशि की गलत व्याख्या असहमति लाएगी।
त्रुटियों का स्थान
जब भी असहमति हो, मतभेदों के कारण का पता लगाने के लिए महत्वपूर्ण कदम उठाए जाने चाहिए:
- कुल योगों की जाँच करें और अंतर की वास्तविक राशि की खोज करें।
- कुल राशि के अंतर को दो में विभाजित किया जाएगा और पता लगाया जाएगा कि क्या परीक्षण शेष राशि में समान राशि का कोई संतुलन है। यह हो सकता है कि इस तरह के संतुलन को गलत पक्ष पर दर्ज किया गया हो, इस प्रकार राशि का दोगुना अंतर हो सकता है।
- यदि ऊपर वर्णित कदम गलती का पता नहीं लगाते हैं, तो ट्रायल बैलेंस में अंतर को 9 से विभाजित किया जाना चाहिए। यदि अंतर 9 से भी विभाज्य है, तो त्रुटि ट्रांसपोज़िशन या आंकड़ों के परिवर्तन के कारण हो सकती है। ट्रांसपोज़िशन तब होता है जब 54 को 45 या 98 की तरह 89 और इतने पर लिखा जाता है। एक स्थानान्तरण तब होता है जब संख्याओं के अंकों को बाईं या दाईं ओर ले जाया जाता है। यही है, जब $ 5, 450 को $ 54 के रूप में लिखा जाता है। 50. यदि आंकड़ों का एक स्थानान्तरण या स्थानान्तरण होता है, तो खोज उन संख्याओं तक सीमित हो सकती है जहां ये त्रुटियां हो सकती हैं।
- सत्यापित करें कि नकदी और बैंक शेष सहित सभी खातों का प्रत्येक संतुलन शामिल है।
- वर्तमान वर्ष के खाते में प्रारंभिक शेष राशि को सत्यापित करके आगे लाया गया है।
- यदि असमानता एक बड़ी राशि है, तो पिछले वर्ष की तुलना में चालू वर्ष के परीक्षण संतुलन को पूरा करें और समान खाता प्रमुखों के तहत संख्याओं को देखें जो पिछले वर्ष के समान हैं और क्या उनका संतुलन उसी पर गिरता है पक्ष। यदि दोनों वर्षों का अंतर आंकड़ा बहुत बड़ा है, तो अंतर के कारण को स्थापित किया।
- यदि ऊपर दिए गए चरण त्रुटि का पता लगाने में विफल रहते हैं, तो निम्नलिखित चरणों की जाँच की जाती है:
- सहायक पुस्तकों के योगों की जाँच करें।
- जर्नल या सहायक पुस्तकों से किए गए पोस्टिंग की जाँच करें।
- बही से बाहर खींच शेष सत्यापित करें।
- शेष सूची पुन: डाली जाएगी।
यदि ये सभी प्रयास त्रुटियों का पता लगाने में विफल रहते हैं, तो प्राइम एंट्री की सभी किताबें डाली जानी चाहिए, और लेज़र में पोस्टिंग को फिर से जाँचना चाहिए।
सस्पेंस अकाउंट और ट्रायल बैलेंस
यदि उपरोक्त चरणों के बावजूद त्रुटियों का पता लगाना संभव नहीं है, तो ट्रायल बैलेंस का अंतर सस्पेंस अकाउंट में स्थानांतरित हो जाता है, और यह इस प्रकार लंबा हो जाता है। बाद में, जब त्रुटियां होंगी, तो उन्हें सस्पेंस खाते के माध्यम से ठीक किया जा सकता है। सभी त्रुटियां होने पर सस्पेंस अकाउंट को समाप्त कर दिया जाएगा।
उदाहरण: निम्नलिखित परीक्षण संतुलन तैयार किया गया है।
| विशेष रूप से | डेबिट शेष ($) | क्रेडिट शेष ($) |
| नकद खाता | 12,220 है | ० |
| पूंजी खाता | ० | 45000 रु |
| बैंक खाता | 14,000 है | ० |
| खरीद खाता | 22,000 | ० |
| विक्रय खाता | ० | 12,500 |
| फर्नीचर खाता | 5,000 | ० |
| बाहर की ओर खाता है | ० | 1,000 |
| डिस्काउंट खाता | ० | २० |
| चित्र खाता | 1,000 | ० |
| टेलीफोन किराया खाता | 400 | ० |
| स्टेशनरी खाता | 200 रु | ० |
| किराया खाता | 1,000 | ० |
| वेतन खाता | 2,500 | ० |
| रिटर्न इनवर्ड अकाउंट | 200 रु | ० |
| कुल | 58,520 है | 58,520 है |
सीमाएं
- यह केवल उन चिंताओं में तैयार किया जा सकता है जहां लेखांकन की दोहरी-प्रविष्टि प्रणाली को अपनाया जाता है, जो एकल प्रविष्टि प्रणाली में सहायक नहीं है। यह डबल-एंट्री सिस्टम आधार बहुत महंगा है और इसे छोटी चिंताओं द्वारा नहीं अपनाया जा सकता है।
- हालाँकि, परीक्षण संतुलन खातों की पुस्तकों की अंकगणितीय सटीकता प्रदान करता है, लेकिन कुछ त्रुटियों का खुलासा नहीं किया जाता है। इस कारण से, यह कहा जाता है कि खाता सटीकता की पुस्तकों के लिए ट्रेल बैलेंस निर्णायक प्रमाण नहीं है।
- यदि सटीक परीक्षण संतुलन तैयार नहीं किया जाता है, तो अंतिम खाते संगठन के मामलों के विवरण की समीक्षा नहीं करेंगे जो सामग्री के दुरुपयोग से मुक्त हैं। व्यक्तियों के विभिन्न समूह जो भी निष्कर्ष और निर्णय लेते हैं, वे सही और सटीक नहीं होंगे और ऐसे व्यक्तियों को गुमराह करेंगे।
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