एसओपी का फुल-फॉर्म (स्टैंडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसीजर)
एसओपी का पूर्ण रूप मानक संचालन प्रक्रियाओं के लिए है, जो एक व्यवसाय द्वारा उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों और प्रक्रियाओं का समूह है जहां प्रबंधन समय के साथ उत्पादों और सेवाओं के वितरण और अनुवर्ती के बारे में व्यावसायिक संचालन रिकॉर्ड करता है।
- प्रबंधन को अपने संचालन की निरंतरता पर नज़र रखनी होगी, और इसके आधार पर, ये दस्तावेज़ आवश्यक हैं। बढ़ते व्यवसाय के मामले में, प्रबंधन प्रमुख कार्मिक बन जाता है, और वह सभी प्रमुख निर्णय लेता है।
- जैसे-जैसे व्यवसाय अगले स्तर तक बढ़ता है, कंपनी प्रबंधन की अपनी पदानुक्रम का निर्माण करना शुरू कर देती है और सभी अन्य कर्मियों के लिए जिम्मेदारी का प्रसार करती है। इस प्रकार, मालिक को इसकी मदद मिल रही है जिससे वह अन्य प्रबंधन कर्मियों के साथ परामर्श करके निर्णय ले सकता है।
- इस प्रकार, प्रलेखित मानक संचालन प्रक्रियाओं के साथ अतिरिक्त प्रबंधन की आवश्यकता स्पष्ट हो जाती है, जो कंपनी को बढ़ने की अनुमति देता है, और अपनी रणनीतियों को स्थापित करने और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने की भी अनुमति देता है।
लक्ष्य
- यह कंपनी के दीर्घकालिक रणनीति को स्थापित करने के लिए शीर्ष स्तर के प्रबंधन का पालन करने वाले चरणों को प्रदान करके किसी व्यवसाय के रणनीतिक प्रबंधन को स्थापित करने में मदद करता है।
- पेरोल प्रबंधन और भर्ती सेगमेंट को सिंक्रनाइज़ करके मानव संसाधन विभाग स्थापित करता है, जो कंपनी को व्यवसाय के भीतर कर्मचारियों को अर्हता प्राप्त करने, किराए पर लेने, प्रशिक्षित करने और बनाए रखने के लिए आवश्यक सेवाएं प्रदान करने में मदद करता है।
- व्यवसाय संचालन के प्रत्येक और हर पहलू को संभालकर प्रक्रिया प्रदान करके व्यवसाय के संचालन में सहायता करना, जिसमें गुणवत्ता नियंत्रण, खरीद, सुरक्षा और उपभोक्ताओं को उत्पादों और सेवाओं का समग्र निष्पादन शामिल है।
- व्यवसाय से संबंधित सभी वित्तीय लेनदेन के लिए सभी आवश्यक कदम प्रदान करके वित्त और प्रशासन विभाग को व्यवस्थित करने के लिए डिजाइन। यह प्रणाली व्यवसाय के लिए सभी प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों की पहचान करने में मदद करेगी।
- यह पूर्वानुमान और बजट विभाग को कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट को ठीक से निष्पादित करने के लिए आवश्यक कदम प्रदान करने और अगले दो से तीन कंपनी वित्तीय का अनुमान लगाने में मदद करता है।
- यह बिक्री और विपणन में भी मदद करता है, लीड पीढ़ी के लिए आवश्यक सभी गतिविधियों की सभी विस्तृत आवश्यकताओं को प्रदान करके, बिक्री के प्रस्ताव और लीड को बंद करने के बाद।
- इसकी प्रक्रिया का उद्देश्य सूचना प्रौद्योगिकी को बढ़ाना है, जिसमें सभी आईटी प्रोटोकॉल का एक विस्तृत खाता शामिल है, जिसमें बैकअप, आपदा वसूली योजना, कर्मचारी विवरण, संचालन विवरण आदि शामिल हैं।
लाभ
- मानक संचालन प्रक्रियाओं के प्रमुख लाभों में से एक यह है कि यह एक प्रबंधन पदानुक्रम बनाता है और संबंधित टीमों के लिए उपयुक्त प्रत्येक कार्य को आवंटित करता है।
- संबंधित कार्यों का आवंटन उचित तरीके से किया जाता है, जो कंपनी के संचालन से संबंधित प्रत्येक डेटा को व्यवस्थित तरीके से रिकॉर्ड करने और सत्यापित करने में मदद करता है।
- व्यावसायिक संभावनाओं को बढ़ाने के लिए, प्रबंधन को भविष्य के निष्पादन के लिए प्रत्येक रणनीति में आवश्यक प्रासंगिक जानकारी खोजने के लिए पृष्ठभूमि की आवश्यकता होती है।
- प्रबंधन को व्यवसाय के वर्तमान परिदृश्य के बारे में अच्छी तरह से पता है, जो उन्हें प्रत्येक विभाग के पिछले प्रदर्शन को देखकर और बजट वाले के साथ तुलना करके व्यापार के मौजूदा परिदृश्य को बेहतर बनाने में मदद करता है।
- विलय और अधिग्रहण या व्यवसाय के संभावित अधिग्रहण के मामले में, प्रबंधन प्रत्येक और हर विभाग का ट्रैक रिकॉर्ड दिखाएगा, जो क्रेता को लक्षित कंपनी के वर्तमान परिदृश्य की पहचान करने में मदद करता है।
- यह प्रक्रिया एक स्टार्ट-अप व्यवसाय को व्यवस्थित करने में मदद करेगी और व्यवस्थित तरीके से संसाधनों के उचित उपयोग द्वारा बहुराष्ट्रीय को व्यवस्थित करने के लिए उन तक पहुंचने में मदद करेगी।
मानक संचालन प्रक्रिया कैसे लिखें?
- इसे लक्षित खंड के लिए समझने योग्य तरीके से प्रस्तुत करने के लिए एक उचित प्रारूप की आवश्यकता होती है।
- प्रस्तावित रणनीति के साथ इनपुट डेटा की आवश्यकता है।
- लक्षित दर्शकों को पहचानने की आवश्यकता है।
- हमें मानक संचालन प्रक्रियाओं के उद्देश्य को उजागर करने की आवश्यकता है।
- वाक्य निर्माण सरल भाषा में किया जाना चाहिए ताकि सभी दर्शकों को समझा जा सके। भाषा को कुरकुरा तरीके से बनाए रखा जाना चाहिए।
- वाक्य का निर्माण इस तरीके से किया जाना चाहिए ताकि यह वाक्य के बजाय कहानी कहने का प्रतिनिधित्व करे। ऐसा इसलिए है क्योंकि लोग कहानियों को याद करते हैं और आसानी से जुड़ सकते हैं।
- सामग्री को कई प्रूफरीडिंग, तथ्यों और संख्याओं की रीचेकिंग और यदि आवश्यक हो तो संपादन के साथ जांचना होगा।
उदाहरण
#1। उद्देश्य
प्रक्रिया के इस सामान्य उद्देश्य को वर्णित करने की आवश्यकता है, इसके बाद लक्षित ग्राहकों के सत्यापन के सरल चरणों का पालन किया जाना चाहिए।
#2। घेरा
गुंजाइश का उल्लेख एक कुरकुरा और संकुचित तरीके से किया जाना चाहिए ताकि यह बैंक के सभी ग्राहकों को दिखाई दे।
# 3 - जिम्मेदारियां और सत्यापन
सत्यापन की प्रक्रिया संबंधित विभाग द्वारा की जानी चाहिए, उसके बाद खजांची और सत्यापन टीम द्वारा। टीम को बैंक के दिशानिर्देशों का पालन करके ग्राहकों के लेन-देन और खातों को उचित तरीके से देखना होगा।
हमें एसओपी की आवश्यकता क्यों है?
प्रलेखित मानक संचालन प्रक्रियाओं के साथ अतिरिक्त प्रबंधन की आवश्यकता बढ़ती व्यापार के मामले में स्पष्ट हो जाती है, जो कंपनी को विस्तार करने में मदद करती है, और अपनी रणनीतियों को स्थापित करने और व्यावसायिक संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करती है। यह कंपनी को ग्राहकों के लिए अपने लक्ष्य और प्रसाद को स्थापित करने में मदद करता है और अपनी आगामी व्यावसायिक संभावनाओं और रणनीतियों को निवेशकों के सामने स्थापित करता है।
निष्कर्ष
यह ग्राहकों, निवेशकों और अन्य तीसरे पक्षों के साथ संवाद करने का एक शानदार तरीका है, जो संबंधित व्यवसाय में रुचि रखते हैं। उत्पाद की पाइपलाइन के साथ प्रबंधन की रणनीतियां और आगामी व्यावसायिक संभावनाएं, मानक संचालन प्रक्रियाओं से दिखाई देती हैं।
