Excel में पंक्तियों को समूहीकृत करना
उपश्रेणी डेटा के संयोजन द्वारा बड़े डेटा को व्यवस्थित करना प्रक्रिया है और इसे एक्सेल में " रोइंग का समूह " कहा जाता है । जब पंक्ति में वस्तुओं की संख्या महत्वपूर्ण नहीं होती है तो हम समूह पंक्तियों को चुन सकते हैं जो महत्वपूर्ण नहीं हैं, लेकिन केवल उन पंक्तियों के उप-योग देखें। जब डेटा पंक्तियाँ बहुत स्क्रॉलिंग होती हैं और रिपोर्ट पढ़ने से गलत समझ उत्पन्न हो सकती है तो पंक्तियों का समूहन हमें पंक्तियों की अवांछित संख्या को छिपाने में मदद करता है।
जब कार्यपत्रक में विस्तृत जानकारी या डेटा होता है, तो पंक्तियों की संख्या भी लंबी होती है। डेटा के एक रिपोर्ट रीडर के रूप में, वे लंबी पंक्तियों को नहीं देखना चाहते हैं; इसके बजाय, वे केवल विस्तृत दृश्य देखना चाहते हैं, लेकिन साथ ही, यदि उन्हें किसी अन्य विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है, तो उन्हें आवश्यक रूप से दृश्य को विस्तारित या संक्षिप्त करने के लिए केवल एक बटन की आवश्यकता होती है।
इस लेख में, हम आपको रिपोर्ट देखने की तकनीक को अधिकतम करने के लिए विस्तार / पतन के साथ एक्सेल में समूह पंक्तियों को कैसे दिखाएंगे।
एक्सेल में समूह पंक्तियों का विस्तार / पतन के साथ कैसे करें?
उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए डेटा को देखें।
उपरोक्त डेटा टेबल में, हमारे पास शहर और राज्य से संबंधित बिक्री और लागत डेटा है, लेकिन जब आप डेटा की पहली दो पंक्तियों को देखते हैं, तो हमारे पास "कैलिफ़ोर्निया" राज्य है और शहर "लॉस एंजिल्स" है, लेकिन बिक्री हुई अलग-अलग तिथियां, इसलिए एक रिपोर्ट रीडर के रूप में हर कोई एक कॉलम में राज्य-वार बिक्री और शहर-वार बिक्री को पढ़ना पसंद करता है, इसलिए पंक्तियों को समूहीकृत करके हम एक एकल पंक्ति सारांश दृश्य बना सकते हैं।
एक्सेल में समूह पंक्तियों के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण 1: सबसे पहले नीचे दिए गए की तरह एक उप-योग बनाएँ।
चरण 2: अब सबटोटल्स को छोड़कर पहली राज्य पंक्तियों (कैलिफोर्निया सिटी) का चयन करें।
चरण 3: डेटा टैब पर जाएं और "समूह" विकल्प चुना।
चरण 4: "समूह" के एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें और फिर से "समूह" चुनें।
चरण 5: अब, यह आपसे पूछेगा कि क्या पंक्तियों या स्तंभों को समूहित करना है। चूंकि हम " पंक्तियों " को समूहित कर रहे हैं , पंक्तियों को चुनें और ठीक पर क्लिक करें।
चरण 6: जिस क्षण आप "ओके" पर क्लिक करते हैं, आप बाईं ओर एक संयुक्त रेखा देख सकते हैं।
“ MINUS ” आइकन पर क्लिक करें और जादू देखें।
अब हम केवल यह देख सकते हैं कि शहर "कैलिफ़ोर्निया" के लिए कुल सारांश क्या है, यदि आप शहर का विस्तृत सारांश देखना चाहते हैं, तो आप दृश्य का विस्तार करने के लिए "PLUS" आइकन पर क्लिक कर सकते हैं।
अब फिर से, " कोलोराडो " शहर का चयन करें और " समूह " विकल्प पर क्लिक करें ।
अब यह " कोलोराडो " राज्य के लिए समूह करेगा ।
शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करके समूह
एक्सेल में एक सरल शॉर्टकट के साथ, हम चयनित पंक्तियों या स्तंभों को बहुत आसानी से समूहित कर सकते हैं। डेटा को जल्दी से समूह करने के लिए शॉर्टकट कुंजी SHIFT + alt = "" + सही एरो कुंजी है।
सबसे पहले, उन पंक्तियों का चयन करें जिन्हें समूहीकृत करने की आवश्यकता है।
अब इन पंक्तियों को समूहीकृत करने के लिए शॉर्टकट कुंजी SHIFT + alt = "" + दाएँ तीर कुंजी दबाएँ ।
उपरोक्त में, हमने यह देखा है कि कैसे डेटा और समूह पंक्ति के साथ कैसे विस्तार और पतन विकल्प के साथ PLUS और MINUS आइकन का उपयोग करके समूह पंक्ति बनाई जाए।
उपरोक्त विधि के साथ एकमात्र समस्या यह है कि हमें प्रत्येक राज्य के लिए व्यक्तिगत रूप से ऐसा करने की आवश्यकता है, इसलिए जब बहुत सारे राज्य होते हैं तो बहुत समय लगता है। अगर मैं कहूं कि आप सिर्फ एक क्लिक के साथ समूह बना सकते हैं तो आपकी क्या प्रतिक्रिया होगी ???
कमाल है, है ना? " ऑटो रूपरेखा " का उपयोग करके , हम स्वचालित रूप से डेटा समूह कर सकते हैं।
उदाहरण # 1 - ऑटो रूपरेखा का उपयोग करना
पहली चीज जो हमें करने की ज़रूरत है वह है सबटोटल पंक्तियाँ बनाना।
अब डेटा रेंज के अंदर एक कर्सर रखें। समूह ड्रॉप-डाउन के तहत, हम "समूह," यानी, " ऑटो रूपरेखा " के अलावा एक और विकल्प देख सकते हैं ।
जिस क्षण आप इस "ऑटो आउटलाइन" विकल्प पर क्लिक करते हैं, यह सभी पंक्तियों को जोड़ देगा जो उप-योगात्मक पंक्ति से ऊपर हैं।
यह कितना अच्छा है ??? बहुत अच्छा है, है ना ??
उदाहरण # 2 - सबटोटल्स का उपयोग करना
यदि अलग-अलग शहर के लिए पंक्तियों को समूहीकृत करना एक समस्या है, तो पंक्तियों को समूहीकृत करने से पहले भी, एक और समस्या है, यानी, उप-योग पंक्तियों को जोड़ना।
जब सैकड़ों राज्य होते हैं, तो प्रत्येक राज्य के लिए अलग से एक उप-योगात्मक पंक्ति बनाना एक कठिन कार्य होता है, इसलिए हम चयनित कॉलम के लिए एक उप-योग बनाने के लिए "सबटोटल" विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, उप-योग बनाने से पहले हमारे पास नीचे जैसा डेटा था।
डेटा टैब के तहत, हमारे पास " समूह " विकल्प के ठीक बगल में " सबटोटल " नामक एक विकल्प है।
डेटा श्रेणी के किसी भी सेल का चयन करके इस विकल्प पर क्लिक करें; यह नीचे पहले विकल्प को दिखाएगा।
सबसे पहले, उस कॉलम का चयन करें जिसके लिए एक सबटोटल की आवश्यकता है; इस उदाहरण में, हमें " राज्य " के लिए उप-योग की आवश्यकता है , इसलिए "प्रत्येक परिवर्तन में" की ड्रॉप-डाउन सूची में से एक का चयन करें।
अगला, हमें फ़ंक्शन प्रकार का चयन करने की आवश्यकता है क्योंकि हम एक्सेल में " सम " फ़ंक्शन चुनने के लिए सभी मान जोड़ रहे हैं।
अब उन स्तंभों का चयन करें, जिन्हें सारांशित करने की आवश्यकता है। हमें " बिक्री और लागत " कॉलम के सारांश की आवश्यकता है, इसलिए उसी का चयन करें। "ठीक है" पर क्लिक करें।
हमारी त्वरित उप-योग पंक्तियाँ होंगी।
क्या आपने उपरोक्त छवि से एक विशेष बात नोटिस की ???
यह स्वचालित रूप से हमारे लिए पंक्तियों को समूहीकृत करता है !!!!
यहां याद रखने योग्य बातें
- पंक्तियों को शॉर्टकट की समूहित करना Shift + alt = "" + सही एरो की है।
- सबटोटल की जरूरत डेटा को सॉर्ट किया जाना चाहिए।
- Auto Outline समूह सभी पंक्तियों को उप-पंक्ति के ऊपर समूह बनाता है।
