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फ्री इवेंट बजट टेम्पलेट
एक इवेंट बजट टेम्प्लेट का उपयोग इवेंट मैनेजमेंट से संबंधित वित्त की योजना बनाने के लिए किया जाता है, जिसमें प्राप्त आय शामिल होती है, जो प्रायोजन या पंजीकरण / टिकट शुल्क और भोजन, आवास, ध्वनि, उपहार आदि हो सकते हैं। प्राप्त अंतर इवेंट के आयोजन से किया गया लाभ या हानि है। यदि शेष राशि सकारात्मक है, तो इसका मतलब है कि घटना ने कुछ पैसा कमाया है, और यदि शेष राशि नकारात्मक है, तो इसका मतलब है कि घटना के आयोजक को अपनी जेब से खर्च करना था।
कृपया टेम्पलेट के लिए एक्सेल फ़ाइल देखें। यहाँ उपयोग किया जाने वाला खाका एक कार्यालयीय संगोष्ठी जैसे विशिष्ट आयोजन के लिए होता है जहाँ विभिन्न आयोजनों और इस तरह के आयोजन से संबंधित आय पर कब्जा कर लिया जाता है। व्यय और आय को दो अलग-अलग वर्गों में दिखाया गया है।
इवेंट बजट टेम्पलेट के बारे में
- ईवेंट बजट टेम्प्लेट आय के सभी स्रोतों पर कब्जा करता है जो ईवेंट के आयोजन के लिए है और खर्च भी। यह एक प्रारंभिक बजट संतुलन स्थापित करता है और अंत में संतुलन प्रक्षेपण भी देता है, जो कि आय से होने वाले सभी खर्चों की कटौती के बाद होने की उम्मीद है। यहां हमने विशेष रूप से एक सेमिनार के उद्देश्य से एक कार्यक्रम आयोजित करने का एक उदाहरण लिया है।
- संगोष्ठी एक कार्यालय संगोष्ठी हो सकती है, जहाँ हमारे पास उपस्थित होने के लिए लगभग 200 उपस्थित लोग होते हैं, और आयोजक को उनके भोजन को सहन करना पड़ता है और उन्हें कुछ कस्टम मेड उपहार भी देने होते हैं। गुडीज़ का उपयोग कंपनी के लिए प्रचार स्रोत के रूप में किया जाता है और आमतौर पर तीसरे पक्ष के विक्रेता द्वारा प्रदान किया जाता है।
भाग 1
- यहां हम कार्यक्रम के आयोजन के लिए किए गए समग्र व्यय और आय पर कब्जा करते हैं, जिसे यहां हमने एक संगोष्ठी का उदाहरण दिया है। सेमिनार एक कार्यालय प्रतिनिधिमंडल के लिए आयोजित किया जाता है, जहां अनुमानित उपस्थिति 200 होने की योजना थी, लेकिन हमारे पास लगभग 150 उपस्थित थे।
- यहाँ खर्च को स्थान, कार्यक्रम, भोजन और पेय, आपूर्ति और अन्य में विभाजित किया गया है। यहाँ शेष राशि से पता चलता है कि क्या पैसा निर्धारित बजट से अधिक खर्च किया गया था या हमें कार्यक्रम के आयोजन के बाद कुछ आय हुई थी। अनुमानित आय के साथ खर्च और वास्तविक आय का एक सचित्र दृश्य देने के लिए ग्राफ को दिखाया गया था।
भाग 2
- इस खंड में, हम कार्यक्रम को व्यवस्थित करने के लिए किए गए खर्चों का गोलमाल दिखाते हैं। हमारे मामले में, हम एक कार्यालय संगोष्ठी का उदाहरण ले रहे हैं। इस तरह के आयोजन के लिए, कुछ ऐसे क्षेत्र हैं जहाँ खर्च किए जाने की आवश्यकता है। कार्यक्रम के आयोजन के लिए सबसे महत्वपूर्ण राशि स्थान या इवेंट हॉल की ओर है। घटना के स्थान के आधार पर, कार्यक्रम के आयोजन की दरें भिन्न होती हैं।
- कार्यक्रम के आयोजन की दूसरी सबसे बड़ी लागत खानपान या भोजन है। यह परिचारकों की संख्या के अनुसार बदलता रहता है और आम तौर पर घटना की संख्या से अधिक अनुमानित होता है। यह मुख्य रूप से किसी कार्यक्रम में उपस्थित लोगों की संख्या पर एक बफर रखने के लिए किया जाता है ताकि वे भोजन की प्लेटों से कम न हों।
- फिर वक्ताओं या आयोजन में उपयोग किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों से संबंधित लागत है। ये कुछ अनिवार्य लागत हैं जो किसी भी प्रकार के आयोजन के लिए आवश्यक हैं। आयोजित प्रत्येक कार्यक्रम के लिए, उपस्थित लोगों को एक उपहार या कस्टम मेड उपहार दिया जाता है, जो फिर से इवेंट में भाग लेने वाले हेडकाउंट पर आधारित होता है।
- ये आम तौर पर तीसरे पक्ष के विक्रेताओं के साथ बंधे होते हैं जो हेडकाउंट के आधार पर माल की आपूर्ति करते हैं। इन्हें अधिक प्रचारक आइटम माना जाता है जिसका उपयोग कंपनी अपने नाम को बढ़ावा देने के लिए करती है। इसके अलावा, ये एक घटना के परिचारकों के लिए एक अच्छा-अच्छा कारक के रूप में कार्य करते हैं।
- सेमिनार आयोजित करने की अंतिम और अंतिम लागत पेटीएम खर्च जैसी विविध लागत है। फिर भी, कार्यक्रम के आयोजन की लागत की अंतिम तस्वीर प्राप्त करने के लिए इन्हें समग्र खर्च का भी हिसाब देना चाहिए।
भाग # ३
- यहाँ अंतिम भाग आय या आयोजन का धन भाग है। कोई भी घटना संभव नहीं है यदि कोई धन या आय उत्पन्न नहीं हुई है। कोई भी व्यवसाय कोई आयोजन नहीं करेगा यदि कोई धन या लाभ नहीं है जो उससे अर्जित किया जाएगा।
- आय या धन का मुख्य स्रोत, जो किसी भी प्रकार की घटना में होता है, पंजीकरण मूल्य या घटना के लिए बेचे गए टिकट हैं। यहां प्रति सिर के आधार पर आय होती है।
- कार्यक्रम में भाग लेने वाले उपस्थित लोगों को पंजीकरण या टिकट के आयोजन के लिए अग्रिम भुगतान करना होता है, और इस तरह से, आयोजक घटना को कवर करने के लिए पैसा बनाता है। किसी भी तरह के आयोजन के लिए आय का दूसरा स्रोत प्रायोजन शुल्क है, जो कि आयोजन की व्यवस्था के लिए बहुत उपयोगी है।
- प्रायोजक, एक तरह से, ऐसी जगहों पर भी पदोन्नति प्राप्त करते हैं, जहां महत्वपूर्ण संख्या में लोग आते हैं और कार्यक्रम में भाग लेते हैं। यह आयोजक और प्रायोजक दोनों के लिए एक जीत की स्थिति बन जाती है और प्रायोजन शुल्क के रूप में आयोजक को आय का दूसरा स्रोत मिलता है। प्रायोजक एक ही छत के नीचे बहुत अधिक भीड़ के बीच प्रचार का एक रूप प्राप्त करता है।
- इस प्रकार किसी आयोजनों को व्यवस्थित करने के लिए इस खंड में उत्पन्न कुल आय को दिखाया गया है। यह अब आयोजित की गई घटना के आकार पर निर्भर करता है, आय आय या धन क्या है आयोजक व्यय को कवर करने के लिए जुटाने की योजना बना रहा है।
इस टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?
टेम्पलेट बहुत ही सुव्यवस्थित रूप से आता है, हर आयोजक के लिए इवेंट मैनेजमेंट से संबंधित खर्च और आय का प्रबंधन। टेम्पलेट का उपयोग करने का प्राथमिक उद्देश्य पूरे आय स्रोत पर कब्जा करना है और इसे उन सभी खर्चों के साथ मिलान करना है जो एक आयोजक को आयोजित प्रत्येक घटना के लिए वहन करना पड़ता है। इसमें आवर्ती और गैर-आवर्ती दोनों शामिल हैं। प्राप्त परिणाम या प्राप्त अंतर की तुलना एक निर्धारित बजट राशि के साथ की जाती है जो महीने की शुरुआत में निर्धारित की गई है, और अंत में, हम एक नेट पर पहुंचते हैं। जब कोई ईवेंट आयोजित करने के लिए कैश इनफ्लो और आउटफ्लो जानना आवश्यक हो तो टेम्पलेट बहुत उपयोगी होता है।
