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वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर टेम्प्लेट
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर टेम्प्लेट कार्य / डिलिवरेबल्स के आधार पर एक संपूर्ण प्रोजेक्ट के पदानुक्रमित संरचना का एक विस्तृत ब्रेकडाउन देता है जिसे प्रोजेक्ट टीम द्वारा पूरा करने की आवश्यकता होती है और जो प्रोजेक्ट उद्देश्य के अनुरूप होती हैं। यहाँ हर काम या कार्य की योजना, पहचान, और बजट भी करना होता है।
टेम्पलेट के बारे में
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर टेम्प्लेट कार्य / डिलिवरेबल्स के आधार पर एक संपूर्ण प्रोजेक्ट के पदानुक्रमित संरचना का एक विस्तृत ब्रेकडाउन देता है जिसे प्रोजेक्ट टीम द्वारा पूरा करने की आवश्यकता होती है और जो प्रोजेक्ट उद्देश्य के अनुरूप होती हैं। यहां हर काम या कार्य की योजना, पहचान और बजट भी करना होता है। यह हर प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए सबसे महत्वपूर्ण डिलिवरेबल्स में से एक है क्योंकि यह टीम के पूरे सेट को प्रबंधनीय वर्गों या समूहों में व्यवस्थित करने में मदद करता है। एक पूरे समूह को ट्रैक करने की तुलना में एक छोटे समूह की ट्रैकिंग अपेक्षाकृत आसान है। इस प्रकार, यह सभी परियोजना प्रबंधकों के लिए बहुत उपयोगी साबित होता है।
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर टेम्प्लेट का उपयोग कैसे करें?
भाग 1
यह खंड आम तौर पर नाम, पता और अन्य जानकारी जैसी महत्वपूर्ण जानकारी के आधार पर संपूर्ण परियोजना के विवरण को कैप्चर करता है। प्रोजेक्ट मालिक उस प्रोजेक्ट मैनेजमेंट फर्म का नाम है जिसने असाइन किए गए प्रोजेक्ट को पूरा करने का काम किया है और प्रोजेक्ट पूरा होने की तारीख के आधार पर प्रोजेक्ट में शामिल सब टास्क को उसी हिसाब से ट्रैक किया जाना चाहिए। पता भाग परियोजना प्रबंधन फर्म का डाक पता है, जिस पर यदि आवश्यक हो तो औपचारिक संचार किया जा सकता है।
फोन और ईमेल को फिर से प्रोजेक्ट मैनेजमेंट फर्म पर फोकस किया जाता है, जिसे आम तौर पर किसी भी कम्युनिकेशन के लिए जरूरी किया जाता है। यहां परियोजना की शुरुआत की तारीख एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है क्योंकि प्रारंभ तिथि और अंतिम तिथि के आधार पर, परियोजना में शामिल सभी कार्यों और उप-कार्यों को आगे तोड़ दिया जाता है और तदनुसार योजना बनाई जाती है। प्रत्येक कार्य की पहचान, समय-निर्धारण और बजट आवश्यक है क्योंकि इससे परियोजना प्रबंधक को प्रत्येक कार्य के लिए एक समय सीमा निर्धारित करने और निगरानी करने की अनुमति मिलती है कि क्या परियोजना अपनी समग्र समय सीमा को बनाए रख रही है। संपूर्ण कार्य व्यक्तिगत या समूह के मालिकों को सौंपा गया है, और वे यह सुनिश्चित करते हैं कि प्रत्येक कार्य एक सुसंगत रूप से किया जाता है।
घोंसला अनुभाग क्लाइंट विवरण से संबंधित है जिसके लिए परियोजना को सौंपा गया है। क्लाइंट भाग क्लाइंट का नाम है, जिसके लिए प्रोजेक्ट को ध्यान में रखा गया है। पता भाग क्लाइंट का डाक पता है जिस पर जरूरत पड़ने पर औपचारिक संचार किया जा सकता है। फोन और ईमेल को फिर से क्लाइंट फर्म पर केंद्रित किया जाता है, जिसे आम तौर पर किसी भी संपर्क को बनाने के लिए आवश्यक होता है।
भाग 2
यह सेक्शन हर प्रोजेक्ट ट्रैकिंग टेम्प्लेट का सबसे महत्वपूर्ण सेक्शन है क्योंकि यह वह जगह है जहाँ सारी जानकारी नोट की जाती है। प्रोजेक्ट मैनेजर को यहाँ भरी गई सभी जानकारियों के आधार पर प्रोजेक्ट को बारीकी से ट्रैक करना होगा और उसी के अनुसार प्लान करना होगा। संपूर्ण परियोजना और इससे संबंधित कार्य यहां छोटे उप-कार्य में टूट जाते हैं और तदनुसार ट्रैक किए जाते हैं। प्रत्येक उपटैब को एक शीर्षक दिया जाता है, और आगे, प्रत्येक उप-कार्यों के तहत कार्यों को व्यक्तिगत रूप से ट्रैक किया जाता है।
कार्य संरचना 1, 1.1, 1.1.1, 1.1.1.1 और इसी तरह पदानुक्रम के अनुसार चलती है। विवरण स्तंभ प्रत्येक कार्य और उसके भीतर शामिल उप-कार्यों का विवरण देता है। प्रत्येक कार्य या उप-कार्य में एक विशिष्ट स्वामी या वह होता है जिसे इसकी जिम्मेदारी लेनी होती है। प्रारंभ और समाप्ति तिथि ट्रैक करने के लिए एक आवश्यक चीज है क्योंकि यह वही है जो परियोजना प्रबंधक को प्रत्येक कार्य को देखने में रुचि रखता है और इसमें शामिल उप-कार्य अच्छी तरह से निपटने में हैं और इसमें कोई बैकलॉग शामिल नहीं हैं।
नोट अनुभाग का उपयोग कुछ घटनाओं या संसाधन आवंटन के बारे में कुछ बैकलॉग या टिप्पणियों के बारे में कार्य स्वामी द्वारा कुछ नोट्स बनाने के लिए किया जा सकता है, या यह कार्य के लिए प्रासंगिक और उपयोगी कुछ भी हो सकता है। यहां मुख्य कार्यों को नंबर 1, 2 और 3 के साथ लेबल किए गए तीन भागों में विभाजित किया गया है। टास्क 1 का उदाहरण लेते हुए, हम देख सकते हैं कि इसमें दो उप-कार्य शामिल हैं जिन्हें 1.1 और 1.2 के रूप में चिह्नित किया गया है। फिर से टास्क 1.2 के तहत एक और सब-टास्क है जिसे 1.2.1 के रूप में चिह्नित किया गया है।
अंत में, 1.2.1 के दो उप-कार्य हैं, जिन्हें आगे 1.2.1.1 और 1.2.1.2 के रूप में चिह्नित किया गया है। हम प्रत्येक कार्य को भी देख सकते हैं और उप-टास्क में एक व्यक्ति को सौंपा गया है, जो प्रत्येक कार्य के मुख्य मालिकों को सौंपा गया है। यह आम तौर पर एक पदानुक्रम पैटर्न का अनुसरण करता है जहां प्रमुख कार्य किसी संगठन के वरिष्ठ पद को सौंपा जाता है। फिर कार्य का ड्रिल-डाउन उसी के अनुसार एक उच्च से जूनियर स्थिति स्तर पर जाता है। इसी तरह, मुख्य कार्य 2 और 3 के लिए भी, उप-प्रकारों को स्पष्ट रूप से दिखाया गया है और टास्क 1 के उपरोक्त उदाहरण में दिखाए गए समान ब्रेकडाउन का अनुसरण करता है।
