एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें?
एक्सेल वर्कबुक के फ़ाइल आकार को कम करने के लिए नीचे 4 तरीके दिए गए हैं।
- फाइल को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करें
- गैर-कानूनी स्रोतों को मूल्यों में बदलें
- इमेज को कंप्रेस करें
- धुरी कैश को हटाना
आइए हम प्रत्येक विधियों पर विस्तार से चर्चा करें -
# 1 - फाइल को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करें
एक्सेल फ़ाइल आकार को .xlsb में नियमित .xlsx प्रारूप में परिवर्तित करके कम किया जा सकता है, जो कि द्विआधारी प्रारूप है। जिससे फ़ाइल का आकार कम से कम संभव आकार तक कम हो जाता है।
- चरण 1 - एक्सेल फ़ाइल खोलें .xlsx प्रारूप।
- स्टेप 2 - इसके बाद फाइल टैब पर क्लिक करें। एक्सेल में फाइल टैब ड्रॉप-डाउन सूची में, एक्सेल में सेव अस चुनें।
- चरण 3 - अब ब्राउज़ विकल्प का चयन करें , फिर एक संवाद बॉक्स पॉप अप होगा।
- चरण 4 - फिर "फ़ाइल का नाम" में फ़ाइल का नाम दर्ज करें, अब "सहेजें के रूप में" ड्रॉप-डाउन .xlsb प्रारूप का चयन करें और "सहेजें" पर क्लिक करें।
यह दृष्टिकोण उन्हें स्प्रेडशीट के आकार को कम करने के लिए फ़ाइल को एक्सेल करने में सक्षम करेगा।
# 2 - मानों को अनावश्यक सूत्र में परिवर्तित करें
एक्सेल फाइल के आकार को कम करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकने वाला अगला तरीका अनावश्यक फॉर्मूलों को मूल्यों में बदलना है। नीचे उन चरणों की सूची दी गई है, जिनका उपयोग कार्यप्रणाली को समझने के लिए किया जा सकता है।
- चरण 1 - एक्सेल फ़ाइल खोलें, और संपूर्ण कार्यपत्रक या स्तंभों की संख्या को सूत्रों से मूल्यों में परिवर्तित करने के लिए चुनें।
- चरण 2 - अब "F5" कुंजी दबाएं, पॉप-अप संवाद बॉक्स दिखाई देगा। फिर "विशेष" पर क्लिक करें।
- चरण 3 - यह नीचे दिखाए गए अनुसार एक और संवाद बॉक्स खोलेगा, फिर "सूत्र" के लिए रेडियो बटन पर क्लिक करें और ठीक पर क्लिक करें।
- चरण 4 - अब चूंकि सभी सूत्र युक्त कोशिकाएं चुन ली गई हैं। होम टैब पर जाएं और "पेस्ट करें" पर क्लिक करें।
- चरण 5 - अब "पेस्ट" पर क्लिक करने के बाद ड्रॉपडाउन दिखाई देने पर मान का चयन करें। फिर "पेस्ट वैल्यूज़" पर क्लिक करें।
- चरण 6 - या, शॉर्टकट कुंजी CTRL + ALT + V का उपयोग करें , फिर नीचे एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा। "मान" के लिए रेडियो बटन चुनें और "ओके" पर क्लिक करें।
यह चयनित फ़ार्मुलों को मूल्यों में बदल देगा, जो हमें स्प्रेडशीट को हल्का बनाने और कम करने के लिए फ़ाइल को कम करने में सक्षम करेगा।
# 3 - कम्प्रेशन इमेज
अगला दृष्टिकोण कार्यपुस्तिका के आकार को कम करने के लिए छवि को एक एक्सेल फ़ाइल में संपीड़ित करने का उपयोग करना है। यह विधि आवश्यक है जब हमारे पास वर्कबुक या वर्कशीट में बहुत अधिक छवियां होती हैं, जो एक्सेल फ़ाइल के आकार को बढ़ाने के लिए ड्राइव करती हैं।
- चरण 1 - उस छवि पर क्लिक करें जिसे आप संपीड़ित करना चाहते हैं। फिर रिबन क्षेत्र में "प्रारूप" टैब पर जाएं, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
यह चित्र उपकरण है जो छवि के चयन के समय ही दिखाई देता है।
- चरण 2 - "प्रारूप" टैब में, "चित्र संपीड़ित करें" चुनें।
- स्टेप 3 - कंप्रेस पिक्चर आइकन चुनने के बाद एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- चरण 4 - विकल्प "केवल इस तस्वीर पर लागू करें" उपयोगकर्ता को केवल उस छवि को संपीड़ित करने की अनुमति देता है जिसे चुना गया है। इस विकल्प को रद्द करने से कार्यपुस्तिका की सभी छवियां संकुचित हो जाएंगी। इसके अलावा, "ईमेल (96 पीपीआई)" के विकल्प का चयन करें, जो साझा करने के लिए न्यूनतम दस्तावेज़ आकार है।
- स्टेप 5 - Ok पर क्लिक करें और वर्कबुक को सेव करें। यह समग्र एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करेगा।
# 4 - धुरी कैश को हटाना
निम्नलिखित दृष्टिकोण स्रोत डेटा से धुरी तालिका बनाते समय धुरी कैश को हटाकर एक्सेल फ़ाइल आकार को कम करने में मदद करेगा।
- चरण 1 - धुरी तालिका उपकरणों में "विश्लेषण" टैब का चयन करें। यह टैब केवल तब दिखाई देता है जब एक्सेल फाइल में पिवट टेबल का चयन किया जाता है।
- स्टेप 2 - अब पिवट ऑप्शन ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें जिसके बाद ऑप्शन्स आएँगे।
- चरण 3 - एक संवाद बॉक्स के आगे दिखाई देगा, डेटा टैब पर जाएं।
- चरण 4 - अब "फ़ाइल के साथ स्रोत डेटा सहेजें" चेकबॉक्स को अचयनित करें। यह विकल्प कोई धुरी कैश नहीं बनाएगा और एक्सेल फ़ाइल आकार को कम करने में सक्षम बनाता है।
- चरण 5 - अब "फ़ाइल को खोलते समय डेटा ताज़ा करें" के लिए विकल्प का चयन करें यह सुनिश्चित करेगा कि एक्सेल फ़ाइल को खोलते ही धुरी को ताज़ा किया जाए। यदि विकल्प का चयन नहीं किया जाता है, तो पिवट तालिका को मैन्युअल रूप से ताज़ा करने की आवश्यकता होती है, जिससे पिवट कैश उत्पन्न होता है।
स्टेप 6 - इसके बाद ओके पर क्लिक करें। यह सुनिश्चित करेगा कि एक्सेल फ़ाइल का आकार कम हो।
याद रखने वाली चीज़ें
- XLSB फ़ाइल स्वरूप बहुत तेज़ दर पर खुलने और सहेजने के लिए जाता है। हालाँकि, इस पर विचार करने के लिए भी कुछ चीजें हैं जहाँ मैक्रो-सक्षम और क्वेरी-आधारित एक्सेल फ़ाइलों को XLSB में परिवर्तित नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि वे XLSB के रूप में कार्य करते समय कार्यात्मक त्रुटियों का कारण बन सकते हैं।
- इसके अलावा, अगर एक्सेल फाइल फॉर्म एक्सएलएसएक्स फॉर्मेट के लिए 5 एमबी से 7 एमबी है, तो इसे छोड़ दिया जा सकता है, केवल अगर एक्सएलएसएक्स फाइल का आकार एमबीएस में डबल या ट्रिपल अंकों तक पहुंच जाता है। तब एक्सेल फ़ाइलों को किसी भी सर्वोत्तम-अनुकूल दृष्टिकोण का उपयोग करके फ़ाइल आकार को कम करने के लिए माना जा सकता है।
- अन्य दृष्टिकोण हैं जैसे संपीड़ित ज़िप्ड फ़ोल्डर का उपयोग करना; यह एक्सेल फ़ाइल पर राइट क्लिक करके किया जाता है, भेजने के लिए जाओ और फिर एक संकुचित ज़िप्ड फ़ोल्डर पर क्लिक करें। यह साझा करते समय फ़ाइल का आकार कम करेगा। यह भी कई फ़ाइलों का चयन करके और फिर ज़िपित फ़ोल्डर में फ़ाइलों को संपीड़ित करके किया जा सकता है।
- आमतौर पर बड़े डेटा सेट के लिए डेटा को सारांशित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले फ़ार्मुलों पर पिवट टेबल को प्राथमिकता दें; इसका फ़ाइल आकार पर कम प्रभाव पड़ेगा। इसके अलावा, यदि सूत्रों का उपयोग अधिक किया जा रहा है, तो सूत्र टैब में स्वत: गणना मोड को मैन्युअल मोड में बदलें। यह फ़ाइल को खोल देगा, परिवर्तन कर देगा, एक्सेल फ़ाइल को अपडेट करेगा, और फ़ाइलों को बहुत तेज़ी से बंद कर देगा।
