पेरोल रिकॉर्ड क्या है?
पेरोल रिकॉर्ड को उस कंपनी के सभी कर्मचारियों की सूची के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिसमें कर्मचारियों को किए गए भुगतान से संबंधित हर जानकारी, जिसे वे प्राप्त करने के हकदार हैं जैसे कि वेतन, मजदूरी, बोनस, कर इत्यादि सभी में दर्ज किए जाते हैं। अंतराल में प्रत्येक भुगतान का एक उचित ट्रैक हो सकता है जो नियोक्ता के दृष्टिकोण से उस कर्मचारी को भुगतान किया गया है और यदि कोई विसंगति होती है तो रिकॉर्ड से आसानी से बताया जा सकता है।
स्पष्टीकरण
पेरोल रिकॉर्ड्स कंपनी के कर्मचारियों के बारे में जानकारी से संबंधित कुछ भी और सब कुछ बनाते हैं। इसमें उस राशि को दर्शाया गया है जिसके लिए कर्मचारियों को प्रत्येक अवधि के दौरान भुगतान किया जा रहा है। समय की अवधि कंपनी से कंपनी में भिन्न होती है। यह दैनिक, साप्ताहिक, द्वि-साप्ताहिक, अर्ध-मासिक, मासिक या किसी भी समय हो सकता है, जो कंपनी के वेतन अवधि के अनुरूप है।
पेरोल रिकॉर्ड पर क्या जानकारी शामिल है?
- सबसे महत्वपूर्ण जानकारी सकल वेतन है, जो कि इसमें कटौती करने से पहले सबसे पहले दिखाई जाने वाली मुख्य इन-हैंड राशि है। सकल वेतन की गणना काम किए गए दिनों की संख्या के प्रति घंटा वेतन दर को गुणा करके की जाती है।
- अगली जानकारी कटौती होगी, जो अनिवार्य कटौती और स्वैच्छिक कटौती जैसे दो प्रकार के हैं। कई कर हैं जैसे कि पेशेवर कर, कर्मचारी के हिस्से से भविष्य निधि योगदान, आदि।
- अंतिम शुद्ध वेतन है, जो कर्मचारी के खाते में सभी कटौती करने के बाद अंतिम राशि है।
अपने पेरोल रिकॉर्ड को कैसे प्राप्त करें?
एक कर्मचारी हमेशा अपने नियोक्ता से अनुरोध करके या उसे पेरोल डेटा प्रदान करने के लिए मौखिक रूप से अपने पेरोल रिकॉर्ड प्राप्त कर सकता है। नियोक्ता को कर्मियों के अनुरोध का जवाब देना चाहिए, और उसे अनुरोध प्राप्त करने की तारीख से निर्धारित समय सीमा के भीतर उसे विवरण देना चाहिए। हालांकि, नियोक्ता को आम तौर पर 21 दिनों के भीतर कर्मचारी के पेरोल रिकॉर्ड अनुरोध का जवाब देना चाहिए।
प्रमाणित पेरोल रिकॉर्ड रखने के लिए कब तक?
प्रमाणित पेरोल रिकॉर्ड को नियोक्ता द्वारा उचित श्रम मानक अधिनियम (एफएलएसए) के अनुसार कम से कम तीन वर्षों के लिए संरक्षित किया जाना चाहिए, जैसे कि बिक्री और खरीद के रिकॉर्ड आदि जैसे अन्य दस्तावेज। जिन पर मजदूरी गणना दर्ज की गई है, उन्हें दो साल तक बरकरार रखा जाना चाहिए। , यानी, टाइम कार्ड्स, वेज रेट की टेबल, काम, टाइम शेड्यूल, और वेतन और वेतन से जोड़ और घटाव के विभिन्न अन्य रिकॉर्ड।
ये रिकॉर्ड डिवीजन के प्रभारी द्वारा निरीक्षण के लिए खुले होने चाहिए, जो नियोक्ता से आवश्यक परिवर्तन करने के लिए कह सकते हैं। ये रिकॉर्ड केंद्रीय रिकॉर्ड कार्यालय / रोजगार के स्थान पर रखे जाने चाहिए।
लाभ
- प्रणाली हमें आसान गणना प्रदान करती है, जो पूरे वेतन तंत्र को बहुत ही स्पष्ट करती है।
- यह सटीकता की सुविधा देता है ताकि सही राशि का भुगतान किया जा सके, और यह आगे कोई विसंगतियां नहीं बढ़ाएगा।
- कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली त्रुटियों की संभावना को कम करती है और डेटा और जानकारी का एक आसान प्रवाह बनाती है जिसे विश्वसनीय और फिर से उपयोग किया जा सकता है।
- इस प्रणाली में कटौती और भुगतान के लिए एक उपयुक्त संरचना है जो वेतन / वेतन की गणना करने के लिए उपयोग किए जाने के लिए रिकॉर्ड में स्वचालित रूप से सेट है।
- इसे एक सुरक्षित बैक-अप विकल्प के रूप में माना जा सकता है और पूर्वव्यापी तरीके से मांगी गई कोई भी जानकारी; रिकॉर्ड तब उपयोगी हो सकते हैं।
- पेरोल प्रणाली के रिकॉर्ड-रखने से कर्मचारियों में विश्वास बहाल होता है कि उनकी आय के लिए एक उचित संगठित और प्रलेखित रूप बनाए रखा जाता है, और जो भी कटौती की जाएगी, उसके लिए उचित प्रमाण दिखाया जाएगा। भविष्य में, यदि कोई कर्मचारी पेरोल रिकॉर्ड की मांग करता है, तो कंपनी उन्हें उचित बैक-अप के साथ पेश करने की स्थिति में होगी।
- यह प्रणाली एक बहुत ही लागत प्रभावी तंत्र है जिसके माध्यम से कर्मचारी को भुगतान / कटौती की गई हर एक वस्तु को ट्रैक किया जा सकता है। सिस्टम डेटा को सही ढंग से बनाए रखने और भविष्य में किसी भी परेशानी से संगठन को रोकने के मामले में संगठन को वापस देता है।
- जैसा कि सिस्टम पिछले बिंदु से बहुत लागत प्रभावी है, यह बहुत हद तक समय बचाता है क्योंकि यह किसी भी विसंगतियों की अनुमति नहीं देता है और काम की किसी भी नकल को रोकता है। अंतराल की हर निश्चित अवधि के लिए, सही डेटा संगठन को कार्य के भविष्य में त्रुटि मुक्त करने की अनुमति देता है।
- किसी भी निरीक्षण / ऑडिट / पृष्ठभूमि की जांच के मामले में, यदि कोई प्राधिकरण किसी भी कार्मिक रिकॉर्ड की मांग करता है, तो यह साक्ष्य का प्रमाण हो सकता है। यह न केवल एक अच्छी तरह से बनाए रखा प्रणाली के लिए एक रक्षक होगा, बल्कि कंपनी की सद्भावना में भी फर्क पड़ेगा।
- यह कंपनी के पूर्वानुमान के लिए एक प्रमुख उपकरण हो सकता है। कंपनी के मुनाफे का एक बड़ा हिस्सा अपने कर्मचारियों को वेतन और मजदूरी के भुगतान में जाता है। यदि अनुमानित बजट की भविष्य की अवधि के लिए भविष्यवाणी की जा सकती है, तो यह कंपनी के लिए भविष्य की लागत और बजट का पूर्वानुमान लगाने का एक बड़ा साधन हो सकता है।
- संगठन अच्छी तरह से अपनी लागत की योजना बना सकता है और फिर उसके अनुसार भंडार / निवेश कर सकता है।
नुकसान
- डेटा और जानकारी जो एक पेरोल रिकॉर्ड रखती है, डेटा सुरक्षा, चोरी, या डेटा लीक के लिए जोखिम हो सकती है। यदि यह अच्छी तरह से संरक्षित नहीं है, तो संवेदनशील जानकारी को खुला बनाया जा सकता है।
- दूसरा नुकसान साइबर फ्रॉड हो सकता है, जो इन दिनों लगभग आम है। कंपनियों के बीच प्रतिद्वंद्विता इस समस्या का मूल स्रोत हो सकती है।
- जानकारी का उपयोग / नियंत्रण सभी को नहीं दिया जा सकता है। केवल पेरोल रिकॉर्ड के व्यक्ति प्रभारी को जानकारी से परिचित होना चाहिए। कंपनी के संवेदनशील डेटा को लीक न करने के लिए व्यक्ति को भरोसेमंद होना चाहिए।
- अंतिम लेकिन कम से कम नुकसान में शामिल लागत नहीं हो सकती है। सॉफ्टवेयर, कुशल ऑपरेटर और पेरोल रिकॉर्ड सिस्टम स्थापित करने के लिए आवश्यक बुनियादी ढाँचा बहुत बड़ा है, और यह कुछ संगठनों के लिए एक बाधा बन सकता है।
