मूल प्रविष्टि की पुस्तकें क्या हैं?
मूल प्रविष्टियों की पुस्तकें, जिन्हें पहली प्रविष्टि पुस्तक भी कहा जाता है, जहाँ संपूर्ण जर्नल प्रविष्टियाँ दर्ज की जाती हैं और लेन-देन के सभी सहायक दस्तावेजों और विवरणों के साथ रखी जाती हैं, जो उसी से पहले पोस्ट किए गए वित्तीय लेनदेन के अस्तित्व और सटीकता को प्रदान करता है। वैयक्तिक बही-खातों में पुनरावृत्ति या स्थानांतरण।
स्पष्टीकरण
मूल अभिलेखों का अर्थ है लेन-देन की प्रारंभिक पत्रिका प्रविष्टि, लेनदेन के संबंध में सहायक दस्तावेजों और विवरणों के साथ। यह सभी प्रकार के लेन-देन का रिकॉर्ड रखता है जैसे व्यय वाउचर, चालान, नकद लेनदेन, बैंक लेनदेन, आदि। जब लेनदेन के सभी विवरण मूल प्रविष्टि की पुस्तकों में दर्ज किए जाते हैं, तो उसी लेनदेन को आगे व्यक्तिगत बहीखाता में पोस्ट किया जा सकता है। लेनदेन के प्रकार को नियंत्रित करना।
मूल प्रविष्टि की पुस्तकों का उदाहरण
विभिन्न प्रकारों के रूप में, उसी के लिए कई उदाहरण हो सकते हैं। कुछ उदाहरण हो सकते हैं:
- कैश जर्नल्स: मूल प्रविष्टि की पुस्तकें, जहां सभी प्रकार के भुगतान और रसीदें नकद माध्यम से दर्ज की जाती हैं और उन्हें बनाए रखा जाता है। एक रिकॉर्ड के प्रवेश की अवधि के लिए, संगठन से नकद में या उससे बाहर आंदोलन को शामिल करने वाले प्रत्येक लेनदेन को सभी सहायक या साक्ष्य के साथ नकद पत्रिकाओं में बुक किया जाता है।
- बैंक पत्रिकाओं: नकद पत्रिकाओं के रूप में भी, बैंक पत्रिकाओं को भी बनाए रखा जाता है, जो संगठन के बैंक खातों से राशियों के आवागमन से जुड़े सभी लेनदेन करता है।
- विक्रय पत्रिकाएँ: विक्रय पत्रिकाएँ वे पुस्तकें होती हैं जहाँ संगठन के बिक्री राजस्व से संबंधित प्रत्येक लेनदेन की मूल प्रविष्टियाँ होती हैं।
- क्रय पत्रिकाएँ: क्रय पत्रिकाएँ वे पुस्तकें होती हैं जहाँ खरीद से संबंधित लेन-देन के लिए मूल प्रविष्टियाँ होती हैं।
मूल प्रविष्टि की पुस्तकों के प्रकार
सामान्य तौर पर, यह दो प्रकार का होता है, जो निम्नानुसार दिखाया गया है:
# 1 - विशेष पत्रिकाएँ
विशेष पत्रिकाएँ मूल प्रविष्टि की विशेष पुस्तकें हैं जहाँ लेनदेन की विभिन्न प्रकृति के लिए अलग-अलग पत्रिकाएँ तैयार की जाती हैं। सभी लेन-देन अलग-अलग पुस्तकों में पोस्ट किए जाने के बाद, फिर ये लेनदेन या कहें कि शेष राशि उनके व्यक्तिगत और अलग-अलग लीडरों को हस्तांतरित की जाती है। ऐसे पत्रिकाओं के उदाहरण हैं -
- बिक्री जर्नल: बिक्री चालान के लिए लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है जब माल क्रेडिट पर बेचा गया हो।
- क्रय जर्नल: संगठन के लिए खरीद के लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है जब आपूर्तिकर्ताओं द्वारा क्रेडिट आधार पर माल खरीदा गया हो।
- कैश जर्नल या कैशबुक: नकद में किए गए भुगतान या रसीद को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है।
- बिक्री रिटर्न और खरीद रिटर्न जर्नल: बिक्री वापसी और खरीद के डेटा को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है। आदि।
# 2 - जनरल जर्नल
जनरल जर्नल्स पत्रिकाएं हैं जिनका उपयोग लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है जो किसी विशेष पत्रिका या आसान शब्दों में दर्ज नहीं होते हैं; इसे लेन-देन के लिए प्रविष्टि की पुस्तकों के रूप में कहा जा सकता है जो प्रवेश के किसी विशेष या विशिष्ट पुस्तकों के लिए योग्य नहीं हैं।
अवयव
चूंकि मूल प्रविष्टि की पुस्तकें लेनदेन को संग्रहीत करती हैं, साथ ही लेनदेन के विवरण, कुछ निर्दिष्ट घटकों को, पुस्तकों में लेनदेन को पोस्ट करने के लिए उल्लेख किया जाना अनिवार्य है। ये घटक इस प्रकार हैं:
- लेन-देन की तारीख: जर्नल में लेनदेन रिकॉर्ड करने से पहले, उस तारीख का उल्लेख करना अनिवार्य है जिस पर वही लेनदेन होता है या खातों की पुस्तकों में दर्ज किया जा रहा है। यदि पत्रिका को तिथि के अनुसार रखा जा रहा है, तो यह अनुशंसा की जाती है कि लेनदेन सही तिथि विशेषता में दर्ज किया गया है।
- प्रासंगिक पार्टी और लेन-देन का विवरण: यदि लेनदेन विशेष पत्रिका में दर्ज किया जा रहा है, तो लेन-देन में उस पार्टी का उल्लेख करना चाहिए जिसके साथ क्रेडिट लेनदेन रखा गया है, यानी, खरीद लेनदेन के मामले में आपूर्तिकर्ता, लेकिन मामले में लेनदेन बुक किया गया है। सामान्य पत्रिका लेनदेन में संबंधित पक्षों के विवरण का उल्लेख होना चाहिए।
- कथन: लेन-देन के साथ कथन लेन-देन का विवरण प्रदान करता है और साथ ही लेन-देन का कारण या लेनदेन की प्रकृति का संक्षिप्त रूप भी बताता है।
- मूल दस्तावेज को संदर्भ प्रदान करें: यह मूल दस्तावेज का संदर्भ प्रदान करना चाहिए जिसके आधार पर लेनदेन बुक किया गया है, अर्थात, खरीद के मामले में चालान संख्या, आदि।
- मौद्रिक विवरण: प्रविष्टि में लेनदेन में शामिल मौद्रिक राशि का उल्लेख होना चाहिए।
- लेज़र खाता प्रदान करें: इसमें संबंधित खाता बही का उल्लेख होना चाहिए जिसमें मूल पुस्तकों में सफल पूर्ण रिकॉर्डिंग के बाद एक ही लेनदेन पोस्ट किया जाएगा।
लाभ
- मूल प्रविष्टि की पुस्तकों में रिकॉर्डकीपिंग के साथ, दैनिक लेनदेन को किताबों में दर्ज किया जा रहा है, और यह किसी भी लेनदेन की चूक की संभावना को कम करता है।
- चूंकि पुस्तकें लेन-देन के सभी विवरणों को बनाए रखती हैं, साथ ही साथ विवरणों में लेनदेन का सारांश, लेन-देन में किसी भी त्रुटि, व्यक्तिगत लीडर खाते में डाक के दौरान आसानी से पहचाना जा सकता है।
- लेन-देन कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किए जाते हैं, इसलिए उन्हें वर्गीकृत करना और उन्हें प्रासंगिक नेतृत्व में स्थानांतरित करना अपेक्षाकृत आसान हो जाता है।
नुकसान
- पत्रिकाएं भारी हैं और इनमें बहुत सारे वॉल्यूम हैं जो डेटा को संभालना बहुत मुश्किल है।
- जब तक व्यक्ति लेन-देन की तारीख को नहीं जानता है तब तक किसी विशेष लेनदेन को खोजना आसान नहीं है।
- व्यक्तिगत लेन-देन में सभी लेनदेन की पोस्ट-बुकिंग में बहुत समय लगता है।
निष्कर्ष
ऑरिजनल एंट्री की किताबें संगठन को सभी सहायक और विवरणों के साथ दैनिक लेनदेन रिकॉर्ड करने में मदद करती हैं। यह प्रीफॉर्म ऑर्डर में लेनदेन को बनाए रखने में मदद करता है और कालानुक्रमिक क्रम में उसी की व्यवस्था डेटा को बनाए रखने में मददगार होती है, और लेनदेन की त्रुटि या चूक कम हो जाती है। यह हमेशा वित्तीय विवरणों से खातों के प्रमुख जर्नल बुक्स तक डेटा के प्रवाह को ट्रैक करने में मदद करता है।
