अपवाद द्वारा प्रबंधन क्या है?
अपवाद द्वारा प्रबंधन एक व्यवसाय प्रबंधन रणनीति है जिसमें कहा गया है कि प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को केवल उन मुद्दों के लिए समाधानों की जांच, जांच और विकास करना चाहिए जहां निर्धारित मानकों, मानदंडों, व्यावसायिक प्रथाओं या किसी अन्य वित्तीय लक्ष्यों जैसे लाभ विचलन, गुणवत्ता के मुद्दों, से विचलन है, प्रत्येक नियमित व्यावसायिक गतिविधियों की जांच और निपटने के बजाय बुनियादी ढांचे के मुद्दे आदि।
स्पष्टीकरण
अपवाद द्वारा प्रबंधन केवल उस स्थिति में प्रबंधन करने के लिए स्थिति को रिपोर्ट करने और रिपोर्ट करने की प्रणाली है जहां प्रबंधक स्तर के कर्मचारियों की वास्तविक आवश्यकता होती है। मूल उद्देश्य यह है कि प्रबंधन के समय का उपयोग सबसे प्रभावी और सर्वोत्तम संभव तरीके से किया जाए, जब उन्हें नियमित या सामान्य व्यावसायिक परिणामों से महत्वपूर्ण विचलन मिले।
नतीजतन, उनके पास एक महत्वपूर्ण मामले को देखने के लिए अधिक समय होगा जिसमें प्रमुख संस्करण शामिल होंगे और समस्या को ठीक करने में अपना सर्वश्रेष्ठ दे सकते हैं जबकि अन्य छोटे मामलों को सीधे निचले स्तर के कर्मचारियों द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है। यह उन बाधाओं का पता लगाने और उन्हें साफ करने में प्रबंधन में मदद करता है, जिन्हें निर्णय लेने की आवश्यकता होती है और सर्वोत्तम उपयुक्त कार्य करते हैं। इस प्रणाली में, प्रबंधन को संक्षिप्त, अप्रकाशित तुलनात्मक पूर्ण विस्तृत रिपोर्ट प्रदान की जाती है, जो इस मुद्दे के सभी प्रमुख पहलुओं को कवर करती है।
यह कैसे काम करता है?
निम्नलिखित चरणों में अपवाद कार्यों द्वारा प्रबंधन-
# 1 - माप चरण
अपवाद द्वारा प्रबंधन के इस पहले चरण के तहत, व्यवसाय संचालन के संबंध में डेटा संचित और मूल्यांकन किया जाता है, जिसमें व्यवसाय के लिए लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रयासों से लेकर उसके उपलब्ध अनुकूलन, नकदी प्रवाह, वित्तीय संसाधनों को कैसे प्राप्त किया जा सकता है, सहित सभी उपलब्ध इनपुट के प्रदर्शन को मापना शामिल है। तैयार माल की डिलीवरी तक, प्रसंस्करण और भंडारण के माध्यम से कच्चे माल और इसकी अर्थव्यवस्था के लाभ, उपयोग और अपव्यय के लिए सेवाएं या विनिर्माण माल प्रदान करने के लिए उपयोग किया जाता है।
इस सभी जानकारी में लगभग सभी कारक शामिल हैं जो कि मात्रात्मक माप के लिए उपयोग किए जाते हैं, जैसे कि समय के मानकों को लागू करना, स्टॉक डेटा, बैलेंस शीट डेटा, तैयार माल निरीक्षण परिणाम, बिक्री के लिए उपलब्ध स्टॉक, मशीनरी उपयोग डेटा, वर्तमान संपत्ति आदि।
# 2 - प्रोजेक्शन चरण
यह चरण उपयोग किए गए मापों की जांच करता है जो व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपयोगी होते हैं। ऐतिहासिक आंकड़ों के आधार पर, सांख्यिकीय ज्ञान जैसे महत्व, संभावना, आत्मविश्वास, मानक विचलन, नमूना आकार, सहसंबंध लागू करके अनुमान तैयार किए जाते हैं। इसके बाद, पूर्वानुमान के अनुसार योजनाएं विकसित की जाती हैं। वर्तमान परिदृश्य में, प्रक्रियाओं और मौजूदा नीतियों, क्षमता और उपकरणों और कर्मचारियों की पर्याप्तता, संगठन संरचना, आदि जैसे सभी संभावित परिणामों से एक पूर्ण पूर्वानुमान रणनीति की बड़े पैमाने पर जाँच की जाती है। यदि आवश्यक हुआ तो योजनाओं में संशोधन किया जा सकता है।
# 3 - चयन चरण
इस चरण के तहत, सभी योजनाओं को अच्छी तरह से जांचने के बाद, सबसे अच्छे को चुना जाता है और कार्यान्वित किया जाता है। तदनुसार, प्रणाली को अपनाया जाता है, जिसे प्रबंधन व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छा लगता है।
# 4 - अवलोकन चरण
इस चरण के तहत, चयनित प्रक्रिया और रणनीति की प्रगति और प्रदर्शन की समय-समय पर निगरानी की जाती है। इस प्रणाली में गुण होने चाहिए जैसे कि यह स्वचालित, विश्वसनीय और पर्याप्त होना चाहिए। यहां पर्याप्तता का अर्थ है कि डेटा सटीक होना चाहिए जो न तो बहुत बड़ा हो और न ही बहुत छोटा हो, यह आवश्यक सभी प्रासंगिक जानकारी ले जाने वाले चिह्न तक होना चाहिए।
# 5 - तुलना चरण
इस चरण के तहत, यदि कोई हो, तो विचलन की पहचान करने के लिए पूर्वनिर्धारित रोड-मैप के साथ कार्य प्रगति का मूल्यांकन किया जाता है। विचलन की प्रकृति के आधार पर, इसे प्रमुख, लघु विचलन, या विचलन के किसी अन्य वर्ग के रूप में वर्गीकृत किया जाता है।
# 6 - एक्शन चरण
तुलना चरण के तहत पहचाने गए विचलन के आधार पर, आगे की कार्रवाई बिंदु विकसित किए जाते हैं। रणनीतियों को क्षमता और प्रदर्शन को वांछित स्तर पर लाने या पूर्वानुमान में कोई बदलाव करने के उद्देश्य से कार्यान्वित किया जाता है ताकि इष्टतम प्रदर्शन सुनिश्चित किया जा सके।
अपवाद उदाहरणों द्वारा प्रबंधन
वित्तीय उदाहरण: हेनरी इंक का मुख्य वित्तीय नियंत्रक (सीएफसी) विभिन्न कार्यों, बैठकों और अन्य व्यस्तताओं के साथ भारी रूप से जुड़ा हुआ है। अपने काम के बोझ को कम करने के लिए, प्रबंधन ने एक बार पूरी तरह से विश्लेषण के बाद परिभाषित सीमा के बाद विकसित किया है, जिसके लिए मामले को सीएफसी को सूचित करने और इसकी पूर्व स्वीकृति की आवश्यकता है: -
एबीपी की बिक्री और व्यय $ 8,00,000 और $ 6,00,000 थे जबकि वास्तविक बिक्री और व्यय $ 6,00,000 और 3,00,000 थे। निर्धारित करें कि क्या मामले को सीएफसी को रिपोर्ट करने की आवश्यकता है?
उपाय:
- राजस्व: वास्तविक राजस्व $ 6,00,000 है जो एबीपी के 50% से अधिक है ($ 8,00,000 x 50% अर्थात $ 4,00,000) $ 5,00,000 से अधिक। इसलिए, इस मैटर को CFC को रिपोर्ट नहीं किया जाएगा क्योंकि शर्तें पूरी नहीं की गई हैं।
- खर्च: वास्तविक व्यय $ ३,००,००० हैं, जो कि ४०% से अधिक एबीपी ($ ६,००,००० x ४०%, यानी २,४०,०००) से अधिक है और $ २,५०,००० की सीमा से अधिक हो गया है, यहाँ मामला महत्वपूर्ण हो जाता है और रिपोर्ट करने की आवश्यकता है आगे के विश्लेषण और निर्णय लेने और निर्धारित मानकों के साथ मिलान के लिए सीएफसी।
अपवाद द्वारा प्रबंधन बनाम अपवाद प्रबंधन अपवाद द्वारा
अपवाद द्वारा सक्रिय प्रबंधन वह स्थिति है जहां प्रबंधन परिस्थितियों से निपटने के लिए अग्रिम रूप से सक्रिय है, समस्याओं में सहायता करता है, और सभी गतिविधियों में वास्तविक समय की भागीदारी रखता है और इस बात का ध्यान रखता है कि उनके कर्मचारी होने से पहले गलतियों को दूर करने के लिए क्या कर रहे हैं।
दूसरा अपवाद के द्वारा निष्क्रिय प्रबंधन है, जहां प्रबंधन केवल वांछित लक्ष्यों को पूरा नहीं होने पर व्यवधान डालता है और नियोजन में परिवर्तन की आवश्यकता होती है, और सुधारात्मक कार्यों की आवश्यकता होती है। यह विधि आमतौर पर केवल तभी होती है जब कोई असामान्य घटना घटती है। प्रत्येक विधि का अपना महत्व है और कोई भी व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर उनमें से किसी एक को चुन सकता है।
एक निष्क्रिय दृष्टिकोण उन व्यवसायों के लिए उपयोगी है जिनके पास एक आरामदायक वातावरण और कर्मचारी हैं जो उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को समझते हैं। यह कर्मचारियों के मनोबल और स्वतंत्र होने के लिए प्रोत्साहित करने में मदद कर सकता है। जबकि एक सक्रिय दृष्टिकोण का उपयोग कम चौकस, कम कर्मचारियों के साथ नए आने वाले, अधिक कठोर संगठन द्वारा किया जा सकता है क्योंकि उन्हें अपने काम को पूरा करने के लिए कदम मार्गदर्शन की आवश्यकता होती है।
लाभ
- यह समय के सर्वोत्तम संभव उपयोग में मदद करता है क्योंकि प्रबंधकों को केवल महत्वपूर्ण स्तरों पर समस्याओं को हल करने के लिए कहा जाता है।
- चूंकि प्रबंधक नियमित कार्य से मुक्त होते हैं, वे अपनी पूरी ऊर्जा को गंभीर समस्याओं पर केंद्रित प्रयासों के साथ लागू कर सकते हैं।
- सीमित कार्यभार के कारण, प्रबंधकों को काम करने के लिए एक विस्तृत विश्लेषण से गुजरना पड़ सकता है।
- प्रबंधन गतिविधियों और नियंत्रण को प्रबंधन द्वारा अपवाद द्वारा बढ़ाया जाता है।
- यह पुराने रुझानों और पुराने काम तक आसानी से पहुंचने में मदद करता है।
- यह प्रबंधन के अवसरों और समस्याओं की भविष्यवाणी करता है जो भविष्य में उत्पन्न हो सकती हैं।
- गुणात्मक और मात्रात्मक दोनों प्रयास इस प्रक्रिया में शामिल हैं।
- यह प्रबंधन द्वारा देखे जाने वाले वित्तीय और परिचालन परिणामों की मात्रा को कम करता है।
- यह निचले और अधीनस्थ कर्मचारियों को वांछित लक्ष्य प्राप्त करने के लिए अपने स्वयं के विचारों को लागू करने में मदद करता है।
नुकसान
- यह पिछले परिणामों पर आधारित है जिसके साथ वर्तमान डेटा की तुलना की जाती है। तदनुसार, यदि पिछले डेटा उचित नहीं है, तो वर्तमान निर्णय लेने में समस्याएं हो सकती हैं।
- इसके लिए एक विस्तृत अध्ययन, अवलोकन और रिपोर्टिंग प्रणाली की आवश्यकता है, इसलिए इसके लिए एक वित्तीय विश्लेषक की आवश्यकता होती है जो सारांश और रिपोर्ट बनाता है और इसे प्रबंधन को प्रस्तुत करता है और इसलिए अतिरिक्त श्रमशक्ति की आवश्यकता होती है।
- जब तक समस्या नहीं होगी तब तक सिस्टम चेतावनी नहीं देगा, यह निवारक के बजाय सुधारात्मक के रूप में कार्य करता है।
- यह मानव व्यवहार को माप नहीं सकता। इसलिए, कभी-कभी इसे लागू करना मुश्किल होता है।
निष्कर्ष
अपवाद द्वारा प्रबंधन एक प्रबंधन रणनीति है जिसमें प्रबंधन को केवल उस स्थिति में अपनी सगाई सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है, जहां निर्धारित मानक, मानदंडों और बेंचमार्क से रिकॉर्ड विचलन होते हैं। यह अप्रत्यक्ष रूप से कर्मचारी मनोबल को बढ़ाने में भी मदद करता है क्योंकि वे निर्णय लेने और समस्या को हल करने का हिस्सा बन जाते हैं जो अन्यथा प्रबंधक स्तर के कर्मचारियों द्वारा निपटाए जाते हैं जो अप्रत्यक्ष रूप से कर्मचारियों में अधिकार और जिम्मेदारी की भावना देता है।
