BookKeeping क्या है?
बहीखाता, कंपनी के वित्तीय लेनदेन की खरीद, बिक्री, प्राप्तियां और भुगतान जैसे दिन की रिकॉर्डिंग का दिन है और लेखांकन प्रक्रिया का प्रारंभिक हिस्सा है। इसे दो तरीकों से तैयार किया जा सकता है - सिंगल एंट्री सिस्टम और डबल-एंट्री सिस्टम, हालांकि, डबल-एंट्री सिस्टम ज्यादातर देशों में लोकप्रिय और मान्यता प्राप्त है।
लेखांकन में बहीखाता के घटक
# 1 - नकद बनाम क्रमिक विधि
मधुमक्खी पालन के नकद आधार में, आय और व्यय केवल नकदी प्राप्त होने पर दर्ज किए जाते हैं, और खर्च क्रमशः बैंक से भुगतान किए जाते हैं। नकद पद्धति मिलान और आवधिकता की अवधारणा पर विचार करने में विफल रहती है, जो कहती है कि एक अवधि के खर्चों को उसी अवधि में मान्यता दी जानी चाहिए। दूसरी ओर, एकतरफा तरीका, आय और खर्चों को ध्यान में रखते ही हो जाता है। इसका मतलब यह है कि एक बार आय अर्जित करने के बाद, यह प्राप्य के रूप में पुस्तकों में मान्यता प्राप्त है, और एक बार जब हम खर्चों के लिए बिल कर चुके होते हैं, तो हम इसे पुस्तकों में पहचानते हैं। दुनिया भर में बहीखाता पद्धति के लिए उच्चारण पद्धति का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।
# 2 - खातों का चार्ट
खातों का चार्ट एक विस्तृत कार्यपत्रक है जिसमें दिशानिर्देश और रूपरेखा शामिल है कि किस तरह का खर्च किस सामान्य खाता बही पर जाना चाहिए। यह किसी भी जर्नल प्रविष्टि को पोस्ट करते समय एक मुनीम को सही व्यय कोड लेने में मदद करता है। खातों के चार्ट को अद्यतित रखा जाता है और संगठन में किसी भी बदलाव को शामिल करने के लिए समय-समय पर समीक्षा की जाती है।
# 3 - पत्रिकाएँ
जर्नल प्रविष्टियाँ किसी व्यावसायिक इकाई के किसी भी लेनदेन के वित्तीय प्रभाव को दर्ज करती हैं, और यह किसी भी लेनदेन को रिकॉर्ड करने का पहला चरण है। जर्नल प्रविष्टि को पोस्ट करने से पहले, हमें सुनहरे नियमों और तथ्य को समझना चाहिए कि प्रत्येक व्यापार लेनदेन दो अलग-अलग खातों में दर्ज किया जाता है, एक डेबिट और एक क्रेडिट। पत्रिकाओं को उन नियमों के आधार पर पोस्ट किया जाता है जो निम्नलिखित हैं -
- वास्तविक खातों के लिए: डेबिट जो क्रेडिट में आता है वह बाहर जाता है।
- व्यक्तिगत खातों के लिए: रिसीवर को डेबिट करें दाता को क्रेडिट करें।
- नाममात्र के खातों के लिए: सभी व्यय और नुकसान और सभी आय और लाभ क्रेडिट।
- वास्तविक खाते: वास्तविक खाते बैलेंस शीट खाते हैं जिनमें संपत्ति (नकद, फर्नीचर, भवन, आदि) और देयताएं (देय खाते, नोट देय आदि) शामिल हैं।
- व्यक्तिगत खाते: व्यक्तियों, फर्मों, कंपनियों आदि से संबंधित सभी खाते व्यक्तिगत गणना के अंतर्गत आते हैं। इसमें देनदार, लेनदार, बैंक, बकाया और प्रीपेड आइटम आदि शामिल हैं।
- नाममात्र खाते: खाते से संबंधित लाभ, हानि, व्यय या आय नाममात्र खातों के अंतर्गत आते हैं। जैसे। - खरीद, बिक्री, भुगतान किए गए बिल, प्राप्त ब्याज, बैंक शुल्क आदि।
# 4 - लेजर
खाता बही खातों की प्राथमिक पुस्तकें होती हैं, जो एक सारांशित प्रारूप में किसी विशेष अवधि के लिए एक खाते से संबंधित डेबिट और क्रेडिट लेनदेन को दर्शाती हैं। यह एक निश्चित अवधि के लिए सभी डेबिट और क्रेडिट लेनदेन को ध्यान में रखने के बाद उस खाते के शुरुआती संतुलन और समापन शेष राशि को भी दर्शाता है। वित्तीय अवधि समाप्त हो जाने के बाद, खाता बही को ट्रायल बैलेंस में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसका उपयोग आगे वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए किया जाता है।
# 5 - दिन की किताबें
Daybooks का उपयोग क्रेडिट लेनदेन को अलग से रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। एक बिक्री दिवस की पुस्तक सभी क्रेडिट बिक्री को रिकॉर्ड करती है, और उसी तरह, खरीद दिनपुस्तिका सभी क्रेडिट बिक्री को रिकॉर्ड करती है। खरीद वापसी और बिक्री वापसी पुस्तकें भी क्रेडिट खरीद और बिक्री से सभी रिटर्न का ट्रैक रखने के लिए तैयार की जाती हैं।
# 6 - कैश बुक
कैशबुक भी खातों की प्राथमिक पुस्तकों में से एक है जो लगभग सभी व्यवसायों और व्यक्ति द्वारा बनाए रखा जाता है। कैशबुक ओपनिंग बैलेंस दिखाता है, जो वित्तीय अवधि की शुरुआत में उपलब्ध नकदी है, वित्तीय अवधि के दौरान नकदी / बैंक से जुड़े सभी नकद / बैंक से संबंधित लेन-देन और शेष राशि, जो वित्तीय अवधि समाप्त होने के बाद हाथ में उपलब्ध नकदी है ।
# 7 - वित्तीय विवरण
एक बार पत्रिकाओं को पोस्ट करने के बाद, लीडर, डेबुक, और कैश बुक तैयार की जाती है, इन शेष राशि को ट्रायल बैलेंस में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जो कि नेट बैलेंस दिखाने वाले सभी खाते का सारांश होता है। ट्रायल बैलेंस का उपयोग लाभ और हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करने के लिए किया जाता है। लाभ और हानि से पता चलता है कि व्यवसाय ने कोई लाभ कमाया या नहीं। बैलेंस शीट सभी परिसंपत्तियों और देनदारियों का सारांश दिखाने वाला बयान है।
फायदा
- लेनदेन की रिकॉर्डिंग के लिए सरल प्रक्रिया और आसान कदम;
- वित्तीय विवरणों के उपयोग और तुलना को आसान बनाता है।
- बहीखाता पद्धति में प्राथमिक पुस्तकों और डेटा इनपुट का उपयोग निर्णय लेने और महत्वपूर्ण विश्लेषण के लिए उच्च प्रबंधन के लिए किया जाता है।
- यह प्रणाली भुगतान किए गए सभी विवरण और कटौती प्रदान करती है।
- एक ध्वनि बहीखाता प्रणाली में खर्च और बजट की ट्रैकिंग आसान है।
- ऑडिट के लिए डेटा निकालने में आसान।
नुकसान
- एक अलग मुनीम की जरूरत होती है, जिसमें समय और पैसा खर्च होता है।
- यदि गलत डेटा खातों की प्राथमिक पुस्तकों में फीड होता है, तो यह ट्रायल बैलेंस और अंतिम खातों की तैयारी में त्रुटि की ओर जाता है।
परिवर्तन के बारे में नोट करने के लिए अंक
आजकल, लेखा प्रणाली के विकास के साथ, खातों की पुस्तकों को तैयार करना आसान और त्वरित है क्योंकि सभी विभागों को ईआरपी - एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सिस्टम के माध्यम से इंटरलिंक किया जाता है। करों में प्रवेश करते समय चुनौती ज्यादातर आती है। सॉफ्टवेयर्स को अप्रत्यक्ष करों और स्रोत पर काटे गए कर के लिए पूर्व-दर्ज दरों को लेने के लिए डिज़ाइन किया गया है। हर साल, कर अधिकारी कुछ दरों में बदलाव करते हैं, या वे कुछ वस्तुओं को छूट से शामिल या बाहर करते हैं। मुनीम को यह सुनिश्चित करना होता है कि इन सभी परिवर्तनों के साथ कंप्यूटर को अपडेट किया जाए।निष्कर्ष
बहीखाता पद्धति किसी भी संगठन की लेखांकन प्रक्रिया का पहला चरण और एक अनिवार्य हिस्सा है। जब सावधानी से लागू किया जाता है, तो एक ध्वनि प्रणाली समय पर वित्तीय विवरणों को सटीक रूप से तैयार करने में मदद करेगी, जिससे समय पर कर फाइलिंग और चिकनी ऑडिट सुविधा होगी। साथ ही, बहीखाता प्रविष्टियों से निकाला गया डेटा जटिल रिपोर्ट बनाने में मदद करता है, जो निर्णय लेने में प्रबंधन में मदद करता है। यह लेनदारों और देनदार प्रबंधन और सभी खातों के अद्यतन खाता बही में भी मदद करता है, इसलिए हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि एक साउंड सिस्टम एक व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने में सक्षम बनाता है और आगे के विश्लेषण के लिए सभी प्रकार के डेटा इनपुट में मदद करता है।
