MS Excel में AutoCorrect Feature
AutoCorrect, Excel Microsoft Office में प्रदान किया गया एक बहुत ही उत्कृष्ट विकल्प है। यह सुविधा स्वचालित रूप से सामान्य गलत वर्तनी वाले शब्दों को सही कर सकती है या एक संक्षिप्त वाक्य को पूर्ण वाक्य में समाप्त कर सकती है या किसी संक्षिप्त नाम का पूर्ण रूप भी पॉप अप कर सकती है। यह विकल्प न केवल शब्दों की वर्तनी को ठीक करेगा और एक पूर्ण विराम के बाद पहले शब्द के पूंजीकरण को भी स्वतः पूर्ण कर देगा।
एक्सेल में स्वत: सुधार विकल्प का चयन कैसे करें (सरल और आसान चरण)
- चरण 1: Microsoft Excel खोलने के बाद, फ़ाइल मेनू पर जाएं और स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार "विकल्प" चुनें।
- चरण 2: विकल्प गोटो " प्रूफिंग" विकल्प में।
- चरण 3: प्रूफिंग में, एक्सेल पर क्लिक करें “ स्वतः सुधार विकल्प”।
- चरण 4: स्वतः सुधार विकल्पों के लिए विंडो दिखाई देगी, जैसा कि नीचे दिखाया गया है। AutoCorrect टैब एक डिफ़ॉल्ट विकल्प है जो AutoCorrect की विंडो में चुना गया है।
यहां Excel में स्वतः पूर्ण विकल्प को डिफ़ॉल्ट रूप से जांचा जाता है। यदि आप स्वतः पूर्ण विकल्प को अनचेक करना चाहते हैं, तो "आप के रूप में पाठ बदलें" के लिए विकल्प को अनचेक करें। फिर इसे अनचेक करने के बाद, अब किसी को वर्तनी के लिए उत्कृष्ट स्वत: सुधार विकल्प नहीं दिखाई देगा। उदाहरण के लिए, यदि आप "ehr" टाइप करते हैं, तो इसे "ehr" के रूप में दिखाया जाएगा, लेकिन "उसके" के रूप में नहीं।
विकल्प "टाइप टेक्स्ट बदलें जैसा कि आप टाइप करते हैं" केवल एंटर बटन पर क्लिक करने से पहले केवल लिखित पाठ में वर्तनी सुधार के स्वत: सुधार के लिए है।
स्वतः सुधार विकल्प टैब
इस विंडो में उन्हें चेक या अनचेक करने के कई विकल्प हैं; डिफ़ॉल्ट रूप से, उनकी जाँच की जाती है, और यदि आप उन्हें अनचेक करना चाहते हैं या उनका उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो हम एक्सेल चेकबॉक्स को अनचेक कर सकते हैं।
1) दो प्रारंभिक राजधानियों को ठीक करें: यदि आप इसके लिए चेकबॉक्स को बंद या अनचेक करते हैं, तो आप पहले प्रारंभिक राजधानियों को सही नहीं कर पाएंगे।
2) पहले अक्षरों को कैपिटलाइज़ करें: यह विकल्प स्वचालित रूप से किसी वाक्य के पहले अक्षर को कैपिटलाइज़ करेगा। इस विकल्प को बंद करने से, आप अगली बार ऑटो-कैपिटलाइज़ेशन विकल्प का उपयोग नहीं कर पाएंगे।
3) दिनों के नामों को कैपिटलाइज़ करें: यह विकल्प सप्ताह में दिनों के नामों को स्वचालित रूप से कैपिटल करेगा।
4) कैप्स लॉक कुंजी का सही आकस्मिक उपयोग: कभी-कभी, शब्दों के बीच कैपिटल अक्षरों का उपयोग किया जाता है। उन शब्दों या वाक्यों को सही करने के लिए, तब यह विकल्प उपयोगी है।
उदाहरण
उदाहरण 1
यदि मैं एक्सेल में "ehr" टाइप करता हूं और एंटर दबाता हूं, तो यह स्वचालित रूप से "उसे" शब्द को सही करता है, जैसा कि नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
उपरोक्त स्क्रीनशॉट में "ehr" वर्तनी है, जब मैं प्रवेश करने के लिए क्लिक करता हूं, तो यह स्वतः वर्तनी को "उसके" में बदल देता है। यह नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
जैसा कि मैंने पहले कहा था, इस विशेषता के साथ सभी वर्तनी को स्वतः पूर्ण नहीं मिलता है, इसमें उस विशेषता के कुछ शब्दों की सूची होती है जो स्वतः पूर्ण होते हैं।
उदाहरण # 2
इस उदाहरण में, शिक्षक की वर्तनी गलत लिखी गई है, और यह सुविधा द्वारा नहीं पहचाना जाता है और ऑटो-सही नहीं है। अब हम सूची में वर्तनी जोड़ सकते हैं, और फिर इसे ठीक किया जा सकता है। यह नीचे दिखाया जा सकता है।
वर्तनी को ठीक किया जाता है।
सूची में वर्तनी जोड़ने के लिए चरण दर चरण प्रक्रिया निम्नानुसार है।
- Step1: गोटो फ़ाइल मेनू
- चरण 2: अब, वहाँ से, विकल्प पर जाएँ ।
- चरण 3: "विकल्प" बटन पर क्लिक करें। आपको कई विकल्प होने की एक विंडो दिखाई देगी, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
- चरण 4: अब प्रूफिंग विकल्प का चयन करें , और फिर, एक और विंडो खोली जाएगी और उस विंडो में " स्वतः सुधार विकल्प" का चयन करें , और एक अन्य विंडो भी खोली जाएगी जो नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
- चरण 5: अब, “ AutoCorrect Options ” के लिए एक और विंडो खोली जाएगी । “ उस में, एक्सेल स्वतः पूर्णता उस विंडो में चयनित डिफ़ॉल्ट टैब है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
- चरण 6: उस विंडो में, सभी चेकबॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से जांचे जाते हैं, जिसका अर्थ है कि सभी सुविधाएँ स्वचालित रूप से लागू होती हैं यदि आप उन्हें बंद करना चाहते हैं जो कि सुविधा के बगल में चेकबॉक्स को अनचेक करके किया जा सकता है।
अब हमें पाठ को बदलने के लिए उपयोगकर्ता-परिभाषित पाठ जोड़ना होगा। यह "प्रतिस्थापित" टेक्स्ट फ़ील्ड में गलत वर्तनी वाले शब्द को लिखकर और "के साथ" फ़ील्ड में सही वर्तनी लिखकर किया जा सकता है। यह नीचे दिखाया गया है।
शब्द को "प्रतिस्थापित" फ़ील्ड में और जिस शब्द के साथ इसे "फ़ील्ड" में प्रतिस्थापित किया गया है, लिखें। अब ADD बटन पर क्लिक करें और फिर “OK” पर क्लिक करें। फिर मुख्य "प्रूफ़िंग" विंडो में "ओके" पर फिर से क्लिक करें। उपयोगकर्ता-परिभाषित पाठ सूची में जोड़ा जाएगा। अब जोड़ा गया पाठ अगली बार से उपयोग किया जा सकता है। गलत वर्तनी वाला शब्द अब सही वर्तनी के लिए सही है।
उसके लिए स्क्रीनशॉट नीचे दिखाया गया है।
यहां हम देख सकते हैं कि पाठ सही हो गया। हाइलाइट किए गए सेल में सही स्पेलिंग देखी जा सकती है।
उपयोग
- इस सुविधा का मुख्य उद्देश्य किसी वाक्य में शब्दों के वर्तनी को सही करना है यदि वे गलत तरीके से वर्तनी में लिखे गए हैं।
- अगली विशेषता यह है कि एक वाक्य में प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को ऑटो-कैपिटल भी करता है। जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, हम इस विकल्प को बंद कर सकते हैं।
- ऑटो-कैपिटलाइज़ेशन फ़ीचर के एक भाग के रूप में, यह विकल्प एक सप्ताह में एक दिन के प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को स्वचालित रूप से कैपिटल करता है।
- कभी-कभी हम शब्दों के बीच में गलती से बड़े अक्षरों को लिखते हैं। इस सुविधा के साथ बड़े अक्षरों में छोटे अक्षरों को भी सही किया जा सकता है।
- पहले दो शुरुआती शब्दों को भी इस विकल्प के साथ पूंजी बनाया जा सकता है। जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, एक भी इस सुविधा को बंद कर सकता है।
- हम उपयोगकर्ता-परिभाषित वर्तनी को भी जोड़ सकते हैं, जिसे गलत तरीके से प्रतिस्थापित टेक्स्ट फ़ील्ड स्पेस में जोड़ा जा सकता है क्योंकि उस सूची में केवल कुछ शब्द हैं।
- न केवल शब्दों के प्रतीक, जिनमें उपयोगकर्ता को लगता है कि वह अक्सर उनका उपयोग कर रहा है और किसी भी मामले में, लेकिन वे वर्तनी को गलत नहीं करना चाहते हैं। इस मामले में कि प्रतीकों को सूची में जोड़ा जा सकता है ताकि उन्हें याद न किया जा सके।
उदाहरण के लिए, CopyRight ©, प्रतीक का उपयोग पाठ (")" का उपयोग करके किया जा सकता है।
कमियां
इस सुविधा का दोष यह है कि वर्तनी के सभी शब्दों को सही नहीं करता है; इसमें कुछ शब्दों की सूची है जो विंडो में दिखाई देती है यदि आप निरीक्षण करते हैं, तो कुछ सामान्य शब्द सूची में मौजूद हैं। साथ ही, आपके टेक्स्ट को सही करने के लिए जोड़ने का एक और विकल्प है। यह नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
उपरोक्त स्क्रीनशॉट में, वर्तनी के ऑटो-सुधार के लिए उपयोगकर्ता-परिभाषित वर्तनी को जोड़ने का विकल्प है, टेक्स्ट फ़ील्ड की जगह गलत वर्तनी शब्द लिखें और "के साथ" फ़ील्ड में सही वर्तनी। टेक्स्ट दर्ज करने के बाद, ओके पर क्लिक करें और फिर प्रूफिंग विंडो में फिर से ओके पर क्लिक करें। अब आप उपयोगकर्ता द्वारा परिभाषित शब्दों को गलत वर्तनी वाले शब्दों के ऑटो-सुधार के लिए उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं।
याद किए जाने वाले महत्वपूर्ण बिंदु
- इस सुविधा में वर्तनी के स्वत: सुधार के लिए केवल शब्दों की एक सूची है।
- यह Microsoft Excel में डिफ़ॉल्ट रूप से लागू होता है; आवश्यकता के अनुसार, हम इस सुविधा को बंद कर सकते हैं।
- यह स्वचालित है। इस ऑटो फीचर विकल्प के कारण कुछ अवांछित परिवर्तन भी हो सकते हैं। फिर हमें उन विकल्पों को बंद करने की आवश्यकता है जो उस विशेष समय के लिए आवश्यक नहीं हैं ताकि हमारा काम बाधित न हो।
