एक्सेल पूर्वावलोकन प्रिंट विकल्प
एक्सेल में प्रिंट पूर्वावलोकन एक उपकरण है जिसका उपयोग यह दर्शाने के लिए किया जाता है कि एक्सेल में वर्तमान पृष्ठ का प्रिंट आउटपुट क्या होगा, इस टूल का उपयोग यह देखने के लिए किया जाता है कि क्या प्रिंट करने के लिए अंतिम आउटपुट में कोई समायोजन करने की आवश्यकता है, प्रिंट पूर्वावलोकन केवल स्क्रीन पर दस्तावेज़ प्रदर्शित करता है और यह प्रिंट नहीं करता है, अन्य शब्दों में यह केवल हमें वह प्रारूप दिखाता है जिसमें दस्तावेज़ मुद्रित किया जाएगा।
एक्सेल में प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग कैसे करें? (एक उदाहरण के साथ)
रिपोर्ट या डेटा तैयार होने पर, हम आमतौर पर उपयोगकर्ता को ऑनलाइन डेटा भेजते हैं। ऐसी स्थिति है जहां हमें उपयोगकर्ताओं को प्रिंट करके ऑफ़लाइन साझा करना होगा। ऐसी स्थितियों में, आपको यह जानना होगा कि बड़ी मात्रा में डेटा कैसे प्रिंट किया जाए।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास नीचे की तरह बड़ी मात्रा में डेटा है।
इसे प्रिंट करने के लिए, पहले पूरे डेटा का चयन करें।
फिर एक्सेल शॉर्टकट की Ctrl + P दबाएं।
यह हमें नीचे की खिड़की पर ले जाएगा।
हम उपरोक्त छवि में दो स्लैब देख सकते हैं। बाईं ओर प्रिंट सेटिंग विकल्प है, और दाईं ओर प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो है।
हम नीचे एक और स्लैब देख सकते हैं, यानी, यह दिखाएगा कि यह कितनी शीट प्रिंट करने वाली है। उपरोक्त में, यह 36 में से 1 कहता है, अर्थात, छत्तीस शीटों में से 1 सेंट शीट के लिए प्रिंट पूर्वावलोकन दिखाई देता है ।
अब डेटा हेडर पर एक नज़र डालें और प्रिंट पूर्वावलोकन के साथ उनकी तुलना करें।
हमारे डेटा में कुल 11 हेडर हैं, और नीचे हेडर क्रम में हैं।
First_name, Last_name, Company_name, पता, शहर, काउंटी, राज्य, ज़िप, Phone1, Phone2 और ईमेल।
जब हम इस डेटा को प्रिंट करते हैं, तो हम आमतौर पर डेटा को केवल एक शीट में आने की उम्मीद करते हैं, लेकिन अब प्रिंट पूर्वावलोकन देखें।
11 हेडर में से, हम केवल 4 हेडर देख सकते थे; पहले इन कॉलमों को प्रिंट करने के बाद, फिर यह शेष कॉलमों को प्रिंट करेगा। हमें सभी प्रिंट प्रतियां मिल जाने के बाद, हमें उन्हें क्रम में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।
क्या यह क्रम में प्रिंट की व्यवस्था करने के लिए एक निराशाजनक काम नहीं है, इसलिए इसके लिए, हमें एक्सेल में प्रिंट करने से पहले पृष्ठ को पहले सेट करना होगा।
पृष्ठ का पूर्वावलोकन पूर्वावलोकन पर सेट करें
पृष्ठ को सेट करने के लिए, पहले डेटा चुनें, फिर पेज लेआउट >> प्रिंट एरिया >> सेट प्रिंट एरिया पर जाएं।
यह सेट करेगा कि हम किस क्षेत्र को प्रिंट करने जा रहे हैं। अब प्रिंट पूर्वावलोकन देखने के लिए एक बार फिर से Ctrl + P दबाएं।
हम अभी भी वही दृश्य देख सकते हैं। यहाँ समस्या यह है कि हम 11 कॉलम में से केवल 4 कॉलम ही देख पाए हैं। इसलिए हमें पेज स्केलिंग के तहत सेटिंग को "एक पृष्ठ पर सभी कॉलम को फिट करें" के रूप में सेट करने की आवश्यकता है।
सभी विकल्पों को देखने के लिए "नो स्केलिंग" की ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें।
एक पृष्ठ पर सभी कॉलम फिट करने के लिए "एक पृष्ठ पर सभी कॉलम फिट करें" का चयन करें।
अब इसने एक पृष्ठ के नीचे सभी कॉलम फिट कर दिए हैं। चूंकि डेटा बड़ा है, इसने फोंट के आकार को बहुत छोटा कर दिया है।
भले ही हम इसे प्रिंट करते हैं, हम सामग्री को पढ़ने में सक्षम नहीं हो सके, तो अब हम इस मुद्दे को कैसे दूर करेंगे ???
स्केलिंग को समायोजित करने के लिए, हमें पृष्ठ के ओरिएंटेशन को "पोर्ट्रेट" से "लैंडस्केप" में बदलने की आवश्यकता है।
अब हम पिछले एक की तुलना में सामग्री को थोड़ा बेहतर पढ़ सकते हैं।
अब कुल पृष्ठ 36 से घटाकर 13 कर दिए गए हैं।
इस विकल्प की तरह, हम प्रिंट क्षेत्र सेट कर सकते हैं, कॉलम समायोजित कर सकते हैं, पृष्ठ के उन्मुखीकरण पर निर्णय ले सकते हैं, और एक्सेल में सरल प्रिंट पूर्वावलोकन विकल्प की मदद से कई अन्य सेटिंग्स कर सकते हैं।
