खाली चालान एक्सेल टेम्पलेट
एक खाली इनवॉइस मूल रूप से एक बिलिंग दस्तावेज है जिसमें खरीदे गए आइटम, राशि और भुगतान के तरीके जैसे विवरण शामिल हैं। चालान लेखांकन के लिए स्रोत दस्तावेज हैं, जिसका उपयोग बिक्री लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। एक्सेल रिक्त चालान टेम्प्लेट उपयोगी होते हैं क्योंकि उनमें इनबिल्ट एक्सेल फ़ार्मुले होते हैं और इसलिए गणना को बड़ी आसानी से करने में मदद मिलती है, जिससे समय और मेहनत की भी बचत होती है।
खाली चालान टेम्पलेट के घटक
# 1 - हैडर
- इनवॉयस नंबर: इनवॉयस नंबर एक अनूठी संख्या है जो विक्रेता को इस चालान से अलग करने के लिए असाइन किया जाता है ताकि दूसरे विक्रेता द्वारा भेजे गए चालान से अलग हो सके। यह शीर्ष लेख अनुभाग (पृष्ठ के शीर्ष पर) में मौजूद है
- चालान तिथि: चालान तिथि वह तिथि है जिस दिन चालान जनरेट किया जाता है
- भुगतान की शर्तें: इसमें भुगतान की विधि शामिल है और यदि भुगतान किसी अन्य तिथि पर देय है (देय राशि के साथ)
- बिलिंग कंपनी की जानकारी: इसमें शीर्ष लेख अनुभाग में व्यवसाय / स्टोर का नाम और संपर्क नंबर शामिल है
- क्लाइंट / ग्राहक जानकारी: इसमें हेडर सेक्शन में क्लाइंट / ग्राहक का नाम और संपर्क नंबर होता है
# 2 - शरीर
इस खंड में खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं की संख्या और उनकी राशि और विवरण शामिल हैं
# 3 - पाद
- वस्तुओं / सेवाओं का कुल शुल्क: इसमें बिल या सेवाओं के बिलों का सारांश शामिल है।
- लागू होने पर कर या अन्य लागतें: इसमें किसी भी प्रकार का लागू कर और कुल शुल्क से नीचे सूचीबद्ध शिपिंग शुल्क शामिल हैं।
- कुल देय: यह ग्राहक द्वारा स्वामित्व वाली पूर्ण राशि या भव्य कुल है।
- भुगतान निर्देश: इसमें भुगतान की विधि का विवरण शामिल है।
- अतिरिक्त टिप्पणियां: इसमें रिटर्न या एक्सचेंज से संबंधित निर्देश और किसी भी छूट की जानकारी शामिल है। छूट की जानकारी कभी-कभी कुछ चालानों में निकाय अनुभाग में मौजूद होती है। इसमें स्टोर या संगठन के उद्घाटन और समापन के दिनों और दिनों को बताते हुए एक अतिरिक्त लाइन भी हो सकती है।
एक साधारण इनवॉइस टेम्पलेट की तरह, एक खाली इनवॉइस एक्सेल टेम्पलेट का उपयोग बिना किसी जटिल कार्यों के चालान की मूल बातें पेश करने के लिए किया जाता है।
एक खाली चालान एक्सेल टेम्पलेट कैसे बनाएं?
मान लें कि हम एक खाली इनवॉइस टेम्पलेट बनाना या उत्पन्न करना चाहते हैं। अब ऐसा करने के लिए निम्न चरणों का उपयोग किया जा सकता है (मूल रूप से एक्सेल 2013 और 2016 में):
- चरण 1: Microsoft Excel खोलें और 'फ़ाइल' टैब पर क्लिक करें और 'नया' पर क्लिक करें:
- चरण 2: ऐसा करने पर, हम नीचे दिए गए इनवॉइस के लिए कुछ टेम्प्लेट देखेंगे:
हम उपरोक्त स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं कि इनवॉइस के लिए कुछ रेडी-टू-यूज़ टेम्प्लेट हैं। हमें चयन से पहले प्रत्येक टेम्पलेट को खोलने की आवश्यकता नहीं है; इसके बजाय, अगर हम सिर्फ एक टेम्प्लेट पर क्लिक करते हैं, तो इसका पूर्वावलोकन दिखाई देता है, जो हमें यह अंदाज़ा देगा कि टेम्पलेट एक्सेल में लेआउट और स्वरूपण के संदर्भ में कैसा दिखता है। इसके अलावा, ये टेम्पलेट पूरी तरह से अनुकूलन योग्य हैं, अर्थात, हम इसे अपनी आवश्यकता के अनुसार बदल सकते हैं।
- चरण 3: इसलिए, किस टेम्पलेट का उपयोग किया जाए, यह तय करने के बाद, उस टेम्पलेट पर क्लिक करें, और फिर 'क्रिएट' बटन पर क्लिक करें, जो टेम्पलेट के पूर्वावलोकन के दाईं ओर है।
इससे MS Excel में इच्छित टेम्पलेट खुल जाएगा। नीचे स्क्रीनशॉट यह दिखाता है:
- चरण 4: अब हम अपनी आवश्यकताओं के अनुसार टेम्पलेट को संपादित कर सकते हैं:
- चरण 5: जैसा कि हम ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं, अधिकांश टेम्प्लेट में शीर्ष पर 'कंपनी / कंपनी का नाम' लिखा है। हम सेल टेक्स्ट पर डबल-क्लिक करके और इसे नीचे के रूप में प्रतिस्थापित करके कंपनी के वास्तविक नाम के साथ बदल सकते हैं: मान लें कि हम एक माल बिक्री स्टोर के लिए चालान बना रहे हैं जिसका नाम है ' ट्रेंडी दिवा।'
- चरण 6: इसलिए, हमने चालान में 'कंपनी का नाम' बदलकर 'ट्रेंडी दिवा' कर दिया है। कंपनी के नाम के साथ ऊपरी बाईं ओर, एक व्यक्तिगत कंपनी का लोगो भी वहां लोगो चिपकाकर जोड़ा जा सकता है। इसके बाद व्यापार फर्म या स्टोर की संपर्क जानकारी और उसके बाद ग्राहक / ग्राहक की संपर्क जानकारी होती है:
- चरण 7: ग्राहक की संपर्क जानकारी के साथ, दाईं ओर चालान नंबर और चालान तिथि है, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:
- चरण 8: इसके बाद, वस्तुओं या दर और सेवाओं की संख्या की कीमत और मात्रा के साथ-साथ पैसे का एक लाइन-बाय-लाइन विवरण है। यदि कोई छूट है, तो इसे आमतौर पर एक अलग कॉलम में दर्ज किया जाता है, या अंत में कुल के साथ उल्लेख किया जाता है और उसके बाद घटाया जाता है।
- चरण 9: उदाहरण के लिए, हमारे 'ट्रेंडी दिवा' इनवॉइस में, जो एक माल की दुकान है, मान लीजिए कि दो कपड़े (1 गाउन और 1 लंबी मैक्सी ड्रेस) खरीदे जाते हैं:
- चरण 10: अंत में, किसी भी लागू करों के साथ खरीदी गई सभी वस्तुओं या सेवाओं का भव्य कुल होता है। साथ ही, यदि कोई देय राशि है, तो इसका उल्लेख भी किया जाता है (जो कुछ चालानों में शीर्ष पर भी उल्लिखित है)।
- चरण 11: आप कर की दर लागू कर सकते हैं।
- चरण 12: यहां, हम देख सकते हैं कि बिक्री कर की गणना स्वचालित रूप से की जाती है।
- चरण 13 : यदि कोई अन्य राशि चार्ज की जाती है, तो उस राशि को "अन्य" कॉलम में दर्ज करें।
- चरण 14: अंत में, कुल राशि स्वचालित रूप से "कुल" सेल में गणना की जाती है।
- चरण 15: उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं के अनुसार चयनित रिक्त इनवॉइस टेम्पलेट में सभी परिवर्तन किए जाने के बाद, हमें 'फ़ाइल' -> 'एक्सेल में सहेजें' पर क्लिक करके इसे सहेजना होगा। '
- स्टेप 16: फिर एक सेव लोकेशन और सेव किए जाने वाले इनवॉइस का नाम डालें और फिर 'सेव' पर क्लिक करें। यह उल्लेखित सहेजे गए स्थान में अनुकूलित चालान टेम्पलेट को बचाएगा।
याद रखने वाली चीज़ें
- व्यापार में, चालान एक मानक हिस्सा है। हालाँकि, इनवॉइस के उपयोग के लिए कोई एकल मानकीकृत रूप नहीं है।
- हम MS Excel में अपना खुद का चालान टेम्पलेट भी बना सकते हैं।
- खाली चालान टेम्प्लेट आमतौर पर उन सेवाओं द्वारा उपयोग किए जाते हैं जो ग्राहकों को साइट पर बिल प्रदान करने की आवश्यकता होती है।
- कस्टम इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर पैकेज, व्यावसायिक अनुप्रयोग और ऑनलाइन क्लाउड-आधारित सेवाओं का उपयोग कुछ संगठनों या स्टोरों द्वारा अपने स्वयं के चालान टेम्पलेट बनाने के लिए भी किया जाता है।
- Microsoft Excel में उपलब्ध इनवॉइस टेम्प्लेट लेआउट, स्वरूपण आदि के संदर्भ में अनुकूलन योग्य हैं और इन्हें उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं के अनुसार संपादित किया जा सकता है।
- एक्सेल इनवॉइस टेम्प्लेट आसानी से पीडीएफ प्रारूप में परिवर्तित किए जा सकते हैं और क्लाइंट को मेल के माध्यम से भेजे जा सकते हैं।
- कुछ एक्सेल इनवॉइस टेम्प्लेट जिन्हें संस्करणों में मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है: एक्सेल 2003, 2007, 2010 और 2013, इस प्रकार हैं:
- बिलिंग चालान टेम्पलेट
- सरल चालान टेम्पलेट
- सेवा चालान टेम्पलेट
- ब्लू इनवॉइस टेम्पलेट
- पैकेजिंग पर्ची टेम्पलेट, आदि
