एक्सेल में फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल्स
जैसा कि हम सभी जानते हैं कि एमएस एक्सेल मुख्य रूप से अपने फंक्शन, फॉर्मूलों और मैक्रोज़ के लिए इस्तेमाल और प्रसिद्ध है। लेकिन क्या होगा अगर हमें फॉर्मूला लिखते समय कुछ समस्या हो रही है, या हम एक सेल में वांछित परिणाम प्राप्त करने में सक्षम नहीं हैं क्योंकि हमने फ़ंक्शन को सही तरीके से तैयार नहीं किया है। यही कारण है कि एमएस एक्सेल सूत्र ऑडिटिंग और समस्या निवारण सूत्रों के लिए बहुत सारे अंतर्निहित टूल प्रदान करता है।
एक्सेल में ऑडिटिंग और फॉर्मूला समस्या निवारण के लिए हम जो उपकरण उपयोग कर सकते हैं, वे हैं:
- ट्रेस प्रीसेडेंट्स
- ट्रेस डिपेंडेंट
- तीर निकालें
- सूत्र दिखाएं
- त्रुटि की जांच कर रहा है
- फॉर्मूला का मूल्यांकन करें
एक्सेल में ऑडिटिंग टूल्स के उदाहरण
हम उपरोक्त ऑडिटिंग टूल्स में से प्रत्येक के बारे में, एक-एक करके एक्सेल में कुछ उदाहरणों के बारे में जानेंगे।
# 1 - ट्रेस Precedents
मान लीजिए कि हमारे पास बैंक में FD खाते के लिए ब्याज की गणना के लिए D2 सेल में निम्नलिखित सूत्र हैं।
यदि हम सूत्र के लिए पूर्व उदाहरणों की जांच करना चाहते हैं, तो हम आवश्यक सेल का चयन करने के बाद संपादन मोड में लाने के लिए F2 को दबा सकते हैं ताकि पूर्ववर्ती कोशिकाओं को विभिन्न रंगों के साथ बॉर्डर मिला और उसी रंग में सेल संदर्भ लिखा हो।
हम देख सकते हैं कि फार्मूला सेल में नीले रंग के साथ A2 लिखा है, और उसी रंग के साथ A2 सेल को बॉर्डर किया गया है।
उसी तरह से,
बी 2 सेल में एक लाल रंग होता है।
C2 सेल में बैंगनी रंग होता है।
यह तरीका अच्छा है, लेकिन हमारे पास फॉर्मूला सेल के लिए मिसालें जाँचने का एक और सुविधाजनक तरीका है।
मिसाल कायम करने के लिए, हम 'सूत्र' टैब के तहत 'फॉर्मूला ऑडिटिंग' समूह में 'ट्रेस प्रीसेडेंट्स' कमांड का उपयोग कर सकते हैं ।
हमें सूत्र कक्ष का चयन करने की आवश्यकता है और फिर 'ट्रेस प्रीसेडेंट्स' कमांड पर क्लिक करें । फिर आप नीचे दिखाए गए अनुसार एक तीर देख सकते हैं।
हम देख सकते हैं कि पूर्ववर्ती कोशिकाओं को नीले डॉट्स के साथ हाइलाइट किया गया है।
# 2 - तीर निकालें
इन तीरों को हटाने के लिए, हम 'फॉर्मूला ऑडिटिंग' समूह में 'फॉर्मूले ऑडिटिंग ' टैब के अंतर्गत ' रिमूव एरो' कमांड का उपयोग कर सकते हैं ।
# 3 - ट्रेस डिपेंडेंट
इस कमांड का उपयोग सेल को ट्रेस करने के लिए किया जाता है, जो चयनित सेल पर निर्भर है।
एक उदाहरण का उपयोग करके इस कमांड का उपयोग करते हैं।
मान लीजिए कि हमारे पास चार राशियाँ हैं जिनमें हम निवेश कर सकते हैं। हम जानना चाहते हैं कि यदि हम निवेश करते हैं तो हम कितना ब्याज कमा सकते हैं।
हम देख सकते हैं कि उपरोक्त छवि में, हमने राशि 1 के साथ ब्याज की गणना करने और वर्ष में निर्दिष्ट ब्याज प्रतिशत और अवधि के लिए एक फार्मूला लागू किया है।
हम सूत्र को कॉपी करेंगे और इसे आसन्न कोशिकाओं में 2, राशि 3, और राशि 4 के लिए पेस्ट करेंगे। यह देखा जा सकता है कि हमने G2 और I2 कोशिकाओं के लिए एक निरपेक्ष सेल संदर्भ का उपयोग किया है क्योंकि हम इन संदर्भों को बदलना नहीं चाहते हैं कॉपी और पेस्ट करते समय।
अब, यदि हम यह जांचना चाहते हैं कि कौन सी कोशिकाएँ G2 सेल पर निर्भर हैं, तो हम 'फॉर्मूला ऑडिटिंग' समूह में उपलब्ध 'ट्रेस डिपेंडेंट्स' कमांड का उपयोग 'फ़ार्मुलों' टैब के तहत करेंगे ।
G2 सेल का चयन करें और 'ट्रेस डिपेंडेंट्स' कमांड पर क्लिक करें ।
उपरोक्त छवि में, हम तीर लाइनों को देख सकते हैं जहां तीर इंगित करते हैं कि कौन से सेल कोशिकाओं पर निर्भर हैं।
अब हम 'Remove Arrows' कमांड का उपयोग करके तीर लाइनों को हटा देंगे ।
# 4 - सूत्र दिखाएं
हम इस कमांड का उपयोग एक्सेल शीट में लिखे फॉर्मूले को प्रदर्शित करने के लिए कर सकते हैं। इस कमांड की शॉर्टकट कुंजी 'Ctrl + ~' है।
नीचे दी गई छवि देखें जहां हम सेल में सूत्र देख सकते हैं।
हम यह देख सकते हैं कि सूत्र परिणाम के बजाय, हम सूत्र देख सकते हैं। राशियों के लिए, मुद्रा प्रारूप दिखाई नहीं देता है।
इस मोड को निष्क्रिय करने के लिए, 'Ctrl + ~' को फिर से दबाएं , या 'फॉर्मूला दिखाएँ' कमांड पर क्लिक करें ।
# 5 - त्रुटि जाँच
इस कमांड का उपयोग निर्दिष्ट सूत्र या फ़ंक्शन में त्रुटि की जांच करने के लिए किया जाता है।
इसे समझने के लिए एक उदाहरण लेते हैं।
नीचे दी गई छवि देखें जहां हमें परिणाम के लिए लागू फ़ंक्शन में कोई त्रुटि है।
अब इस त्रुटि को हल करने के लिए, हम 'एरर चेकिंग' कमांड का उपयोग करेंगे ।
चरण होंगे:
उस सेल का चयन करें जहाँ सूत्र या फ़ंक्शन लिखा है, फिर 'त्रुटि जाँच' पर क्लिक करें ।
जैसे ही हम कमांड पर क्लिक करते हैं, हमें निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स मिलता है जिसे 'एरर चेकिंग' कहते हैं।
उपरोक्त संवाद बॉक्स में, यह देखा जा सकता है कि कुछ अमान्य नाम त्रुटि है। सूत्र में अपरिचित पाठ होता है।
यदि हम फ़ंक्शन का उपयोग कर रहे हैं या पहली बार सूत्र का निर्माण कर रहे हैं, तो हम 'इस त्रुटि पर सहायता' बटन पर क्लिक कर सकते हैं , जो ब्राउज़र में फ़ंक्शन के लिए सहायता पृष्ठ खोलेगा जहाँ हम सभी संबंधित जानकारी ऑनलाइन देख सकते हैं और कारण को समझें और सभी संभावित समाधान खोजें।
जैसा कि हम अब इस बटन पर क्लिक करते हैं, हम निम्नलिखित पेज पाएंगे।
इस पृष्ठ पर, हमें त्रुटि के बारे में पता चलता है कि यह त्रुटि कब आती है
- सूत्र एक ऐसे नाम को संदर्भित करता है जिसे परिभाषित नहीं किया गया है। इसका मतलब है कि फ़ंक्शन नाम या नामित सीमा पहले परिभाषित नहीं की गई है।
- सूत्र में परिभाषित नाम में एक टाइपो है। इसका मतलब है कि कुछ टाइपिंग त्रुटि है।
यदि हमने फ़ंक्शन का उपयोग पहले किया है और फ़ंक्शन के बारे में जानते हैं, तो हम 'शो कैलकुलेशन स्टेप्स' बटन पर क्लिक करके जांच सकते हैं कि फ़ंक्शन का मूल्यांकन एक त्रुटि के रूप में कैसे होता है।
यदि हम इस बटन पर क्लिक करते हैं, तो निम्न चरण प्रदर्शित होते हैं:
- जब हम 'गणना कदम दिखाएँ' बटन पर क्लिक करते हैं, तो निम्नलिखित संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है ।
- 'मूल्यांकन' बटन पर क्लिक करने के बाद , रेखांकित अभिव्यक्ति, यानी 'IIF' का मूल्यांकन किया जाता है और निम्नलिखित जानकारी संवाद बॉक्स में प्रदर्शित होती है।
जैसा कि हम उपरोक्त छवि में देख सकते हैं, 'IIF' की अभिव्यक्ति का मूल्यांकन एक त्रुटि के रूप में किया जाता है, जो '# नाम' है। अब अगली अभिव्यक्ति या संदर्भ, अर्थात, बी 2 को रेखांकित किया गया। यदि हम 'स्टेप इन' बटन पर क्लिक करते हैं, तो हम एक स्टेप के आंतरिक विवरण को भी जांच सकते हैं और 'स्टेप आउट' बटन को दबाकर बाहर आ सकते हैं ।
- अब हम रेखांकित भाव के परिणाम की जांच करने के लिए 'मूल्यांकन' बटन पर क्लिक करेंगे । क्लिक करने के बाद, हमें निम्नलिखित परिणाम मिलते हैं।
- 'मूल्यांकन' बटन पर क्लिक करने के बाद , हमें लागू फ़ंक्शन का परिणाम मिलता है।
- परिणामस्वरूप हमें एक त्रुटि मिली, और जैसा कि हमने चरण दर चरण विश्लेषण किया, हमें पता चला कि 'आईआईएफ' में कुछ त्रुटि है । इसके लिए, हम 'सूत्र लाइब्रेरी' के अंतर्गत 'फ़ंक्शन लाइब्रेरी' समूह में 'इन्सर्ट फंक्शन' कमांड का उपयोग कर सकते हैं ।
जैसे ही हमने 'if' टाइप किया , हमें सूची में एक समान फ़ंक्शन मिला, हमें उपयुक्त फ़ंक्शन चुनने की आवश्यकता है।
'यदि' फ़ंक्शन का चयन करने के बाद , हमें तर्क के लिए पाठ बॉक्स के साथ निम्नलिखित संवाद बॉक्स मिलता है, और हम सभी विवरणों को भर देंगे।
'Ok' पर क्लिक करने के बाद , हमें सेल में परिणाम मिलता है। हम सभी छात्रों के लिए फ़ंक्शन कॉपी करेंगे।
याद रखने वाली चीज़ें
- यदि हम 'शो फॉर्मूले' कमांड को सक्रिय करते हैं, तो तिथियां संख्या प्रारूप में भी दिखाई जाती हैं।
- सूत्र का मूल्यांकन करते समय, हम एफ 9 को एक्सेल में शॉर्टकट के रूप में भी उपयोग कर सकते हैं।
