क्रय पत्रिकाओं क्या है?
क्रय पत्रिकाएं विशेष पत्रिकाओं हैं जो सभी क्रेडिट खरीद पर नज़र रखने के लिए एक संगठन द्वारा उपयोग की जाती हैं। इसे परचेज बुक या परचेज डे बुक के रूप में भी जाना जाता है। जबकि क्रेडिट लेनदेन खरीद बुक में दर्ज किए जाते हैं, नकद खरीद एक सामान्य पत्रिका में दर्ज की जाती है। यह उल्लेखनीय है कि इस तरह की पत्रिकाओं में केवल माल की खरीद का रिकॉर्ड दर्ज किया जाता है और किसी भी पूंजीगत व्यय को बाहर रखा जाता है।
अधिकांश संगठनों के पास एक अलग खरीद विभाग है जो खरीद की पूरी प्रक्रिया का ध्यान रखता है जो आवश्यक सामानों की पहचान, वर्गीकरण, उद्धरण पूछना, आदेश देना और वांछित विवरण से मेल खाते माल की प्राप्ति की पुष्टि करता है।
खरीद जर्नल एंट्री के घटक
# 1 - दो पक्ष
हर खरीद में, दो पक्ष हैं, एक खरीदार और एक विक्रेता। दोनों पक्ष एक कीमत पर सहमत होते हैं जो खरीदार द्वारा माल या सेवाओं पर विचार करके भुगतान किया जाता है। यह खरीद मूल्य सभी खरीद पत्रिकाओं के लिए लेनदेन राशि है। वह व्यक्ति या संस्था, जहाँ से खरीद की जाती है, आपूर्तिकर्ता कहलाता है और जब खरीद चालू होती है, तब तक आपूर्तिकर्ता तुलन पत्र में लेनदार के रूप में दिखाई देगा, जब तक कि भुगतान नहीं किया जाता है।
# 2 - क्रेडिट खरीद
एक संगठन कई आपूर्तिकर्ताओं से विभिन्न वस्तुओं और सेवाओं का अधिग्रहण करता है। जब क्रेडिट पर अच्छा खरीदा जाता है तो निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि पोस्ट की जाती है - मान लीजिए कि X लिमिटेड ने Y Ltd. से $ 500 मूल्य का सामान खरीदा है -
जब भुगतान किया जाता है -
# 3 - चालान
चालान एक दस्तावेज है जो विक्रेता द्वारा क्रेता को जारी किया जाता है। यह एक विस्तृत दस्तावेज है। इसमें इनवॉइस, नाम, और आपूर्तिकर्ता का नाम, उस संगठन का नाम, जिसमें वह बिल दिया गया है, का पता और संगठन का नाम, माल का नाम, पता और माल का विवरण, भुगतान विधि, जिसे दबानेवाला द्वारा आवश्यक हो इनवॉइस, करों, आदि इनवॉयस एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जो माल के साथ एक मुद्दा है, और जब यह खरीदार तक पहुंचता है, तो खरीदार खरीदे गए ऑर्डर के साथ पहुंचे माल से मेल खाएगा।
# 4 - खरीद विभाग
अधिकांश संगठनों का एक अलग खरीद विभाग होता है जो अच्छी खरीद के लिए जिम्मेदार होता है। इसलिए, जब किसी व्यक्ति या विभाग को किसी सामान की आवश्यकता होती है, तो उन्हें खरीद विभाग को एक अनुरोध भेजना पड़ता है, यदि माल पहले से स्टॉक या गोदाम में उपलब्ध है, तो खरीद विभाग माल जारी करेगा। यदि सामान उपलब्ध नहीं हैं, तो क्रय टीम आपूर्तिकर्ता की पहचान करेगी जो आवश्यक सामानों में माहिर हैं, और वे ऑर्डर देंगे। एक बार आदेश आ जाने के बाद, वे जाँचेंगे कि यह आवश्यक विवरण से मेल खाता है, और जो अनुरोध किया गया था, उसके बराबर है। एक बार क्रय विभाग पुष्टि करता है कि माल प्राप्त हो गया है, तो चालान भुगतान के लिए खातों में जाता है।
# 5 - क्रेडिट नोट
ऐसे मामलों में जहां आपूर्ति की गई वस्तुएं विवरण से मेल नहीं खाती हैं, गुणवत्ता की समस्या या क्षति होती है, और क्रेता को इसे आपूर्तिकर्ता को वापस करना होता है। फिर आपूर्तिकर्ता क्रेडिट नोट नामक एक दस्तावेज जारी करेगा, जिसे भविष्य में माल के भुगतान के खिलाफ समायोजित किया जाएगा। मान लें कि X लिमिटेड ने $ 1,000 का अच्छा मूल्य दिया, और Y Ltd. ने उस मूल्य के लिए एक क्रेडिट नोट जारी किया। अगली बार जब एक्स लिमिटेड $ 5,000 की खरीद करेगा, तो उसे केवल $ 4,000 का भुगतान करना होगा क्योंकि $ 1,000 को क्रेडिट नोट के खिलाफ समायोजित किया जाएगा।
# 6 - खरीद पुस्तक
क्रय पुस्तक एक ही स्थान पर सभी क्रेडिट खरीद को रिकॉर्ड करती है, और आपूर्तिकर्ता, चालान संख्या, मुद्रा, मात्रा और अन्य विवरणों का विवरण वहां उल्लिखित है। खरीद पुस्तक से इन आपूर्तिकर्ताओं के लिए शेष राशि व्यक्तिगत खाताधारकों को हस्तांतरित कर दी जाती है और कुल व्यय शीर्षों को एक व्यय खाते में डेबिट कर दिया जाता है। यह पुस्तक-रख-रखाव प्रक्रिया में मूल बातें पुस्तकों में से एक है, जो खाता बही, परीक्षण संतुलन और अंतिम खातों को तैयार करने में आवश्यक है। नीचे अगस्त 2019 के लिए एक नमूना खरीद पुस्तक XYZ Ltd है। इस मामले में, $ 500, $ 1,000 और $ 2,000 की शेष राशि नाइके, एडिडास और PUMA लिमिटेड के अलग-अलग खाताधारकों के लिए पोस्ट की जाएगी। साथ ही, खरीद खाते पर $ 3,500 से डेबिट किया जाएगा।
क्रय पत्रिकाओं के लाभ
- सभी आपूर्तिकर्ताओं का विवरण एक ही स्थान पर पाया जाता है जो कि बेज़र बैलेंस और ट्रायल बैलेंस को समेटने में मदद करता है
- आपूर्तिकर्ता विश्लेषण के लिए डेटा को बनाए रखना और ट्रैक करना आसान है
- कुल क्रेडिट खरीद और प्रकार की खरीद एक ही स्थान पर पाई जाती है
- क्रय विभाग के सुचारू कामकाज के लिए एक आवश्यक दस्तावेज
- वर्ष के अंत में ऑडिट के दौरान, किसी भी आपूर्तिकर्ता से संबंधित चालान संख्याओं को खोजना खरीद पत्रिकाओं से सुलभ हो जाता है
- प्रसिद्ध और व्यापक रूप से बनाए रखी गई पुस्तकों में से एक
क्रय पत्रिकाओं का नुकसान
- एक अलग अकाउंटेंट की जरूरत होती है जो समय और पैसा खर्च करता है
- यदि खरीद पुस्तक में गलत आपूर्तिकर्ता खाता चुना गया है, तो यह परीक्षण शेष और अंतिम खातों की तैयारी में त्रुटि की ओर जाता है
निष्कर्ष
खरीद पत्रिकाएं किसी भी संगठन की लेखांकन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण और आवश्यक हिस्सा हैं। जब सावधानी से लागू किया जाता है, तो एक साउंड सिस्टम सिर्फ समय की खरीद में मदद करेगा, जिससे समय और धन की बचत होगी। इसके अलावा, इन पत्रिकाओं से निकाले गए खरीद विश्लेषण से नए अनुबंधों की बातचीत में मदद मिलती है। खरीद पत्रिकाएं लेनदारों के प्रबंधन में भी मदद करती हैं, लौटाए गए माल की स्थिति, क्रेडिट नोट्स और आपूर्तिकर्ताओं के अद्यतित बकाया राशि पर नज़र रखने के लिए, जिनमें से सभी को सफल होने के लिए और अद्यतित होना आवश्यक है। यह ऑडिटर द्वारा आवश्यक डेटा प्रदान करके ऑडिट सुविधा में भी मदद करता है।
