रिकॉर्डकीपिंग क्या है?
रिकॉर्डकीपिंग लेखांकन में एक प्राथमिक चरण है जो हमें बताता है कि किस तरह से मौद्रिक व्यापार के लेनदेन का रिकॉर्ड रखना है ताकि सभी लेन-देन का स्थायी पता लगाया जा सके, संपत्ति-देनदारियों, लाभ और हानि आदि की सही तस्वीर जानें, साथ खर्चों पर नियंत्रण रखें व्यय को कम करने और कानूनी और कर उद्देश्यों के लिए महत्वपूर्ण जानकारी रखने के लिए एक दृश्य
रेकॉर्डिंग विधि के चरण
- लेन-देन की पहचान करना
- पत्रिका में रिकॉर्डिंग
- लेन-देन की प्रकृति का वर्गीकरण
- लेज़र के लिए पोस्टिंग
- खातों का संतुलन
- वित्तीय विवरण तैयार करना
- वित्तीय विवरणों की व्याख्या करना
- इसे हितधारकों के लिए संचार करना
रिकॉर्ड रखने के उदाहरण
उदाहरण 1
एबीसी सीमित एक एकमात्र मालिकाना फर्म है, जो अटलांटा के एक बाजार में छोटी दुकानों का संचालन करता है। वह कपड़े में व्यापार कर रहा है और मुख्य प्रवाह और बहिर्वाह निम्नानुसार है:
- Inflows: ग्राहक से बिक्री आय
- आउटफ्लो: विक्रेताओं से सामग्री खरीद और संबंधित खर्चों का भुगतान
रिकॉर्ड करने के उद्देश्यों के लिए, एबीसी सीमित को पेटीएम नकदी और बैंक शेष को बनाए रखने के लिए दैनिक कैशबुक बनाए रखना होगा। वर्ष के अंत में, उन्हें वर्ष के दौरान लाभप्रदता को सत्यापित करने के लिए लाभ और हानि ए / सी और बैलेंस शीट तैयार करना होगा। यह व्यापार लेनदेन के रिकॉर्ड को बनाए रखने के सबसे सरल तरीकों में से एक है।
उदाहरण # 2
- Amazon.com एक बहुराष्ट्रीय निगम है जिसका पूरे विश्व में संचालन है और लाखों लोगों को रोजगार दे रहा है। हर दिन लाखों लेन-देन किए जाते हैं, और कंपनी के हित को बनाए रखने के लिए और क़ानूनों के उचित अनुपालन को सुनिश्चित करने और हितधारकों के विश्वास को बनाए रखने के लिए, निरंतर बहीखाता ढोना पड़ता है।
- यह सुनिश्चित करने के लिए अलग टीमों को रखा जाना चाहिए कि व्यवसाय द्वारा किए जाने वाले प्रत्येक मौद्रिक लेनदेन को बिना किसी विचलन के पुस्तकों में दर्ज किया जाना चाहिए। इसके अलावा, इस तरह की बहीखाता पद्धति को सुनिश्चित करना चाहिए कि लेनदेन स्थानीय रूप से लागू आम तौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों के अनुसार दर्ज किए जाते हैं और अन्य क़ानून भी लागू होते हैं।
यह व्यवसाय के रिकॉर्ड को बनाए रखने के सबसे जटिल उदाहरणों में से एक है।
दोनों उदाहरणों के अपने गुण और अवगुण हैं, लेकिन अपने तरीके से अच्छे हैं।
रिकार्डिंग के लाभ
- स्थायी और विश्वसनीय रिकॉर्ड - यह सभी लेनदेन के स्थायी रिकॉर्ड को बनाए रखने में मदद करता है, जो डेटा की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने में मदद करेगा।
- खातों की अंकगणितीय सटीकता - लेनदेन की निरंतर रिकॉर्डिंग किसी भी अंकगणित अशुद्धि को पहचानने में मदद करेगी जो कि हो सकती है। जैसे, आपूर्तिकर्ताओं को अतिरिक्त भुगतान या किसी लेनदेन का दोहरा भुगतान।
- व्यवसाय संचालन का शुद्ध परिणाम - यह चल रहे व्यावसायिक कार्यों के आधार पर दी गई अवधि के दौरान अर्जित लाभ देगा।
- वित्तीय स्थिति का पता लगाने - यह व्यवसाय की वित्तीय स्थिति की पहचान करने में मदद करता है।
- बकाया राशि की गणना - किसी दिए गए समय पर सभी बकाया देनदारियों और बकाया राशि की गणना तैयार किए गए उचित वित्तीय विवरणों के आधार पर की जा सकती है।
- संपत्ति और उधार पर नियंत्रण - संपत्ति और उधार पर बेहतर नियंत्रण किया जा सकता है; यह धन और व्यापार के विभिन्न पदों के प्रबंधन में मदद करेगा।
- डॉस और डॉनट्स की पहचान करना - वित्तीय वक्तव्यों से उन चीजों को खोजने में मदद मिलती है जो खराब हो गई हैं और भविष्य में बेहतर संचालन सुनिश्चित करने के लिए भविष्य में इसे सुधारने की आवश्यकता है।
- कराधान - यह कर अधिकारियों द्वारा अत्यधिक अनुशंसित और आवश्यक है। अपने आकलन को पूरा करने के लिए, व्यवसायिक व्यक्तियों को उन अभिलेखों को उचित रूप से बनाए रखना होगा जो उनके ऊपर कर देयता का निर्धारण करने में मदद करेंगे
- प्रबंधन निर्णय लेना - व्यवसाय संचालन की योजना बनाने के लिए प्रबंधन वित्तीय रिकॉर्ड पर अत्यधिक निर्भर है। इसके अलावा, उन्हें वित्त मामलों में हुई प्रगति के बारे में मध्य स्तर तक निरंतर रिपोर्टिंग की भी आवश्यकता है। संगठन द्वारा बनाए गए वित्तीय सभी रणनीतिक निर्णयों को नियंत्रित करते हैं
- कानूनी आवश्यकताएं - व्यवसाय की पारदर्शिता सुनिश्चित करने के लिए, उचित जीएपी किताबों को बनाए रखने के लिए विधियों, स्थानीय जीएएपी, आईएफआरएस आदि की बड़े पैमाने पर आवश्यकता होती है।
रिकॉर्डकीपिंग का नुकसान
- लिपिक - बड़े संगठनों के लिए, रिकॉर्डकीपिंग एक अत्यधिक थकाऊ और चल रही नौकरी है। उनके लिए समान बनाए रखना कठिन हो जाता है
- मैनुअल और नीरस - यह एक अत्यधिक मैनुअल काम है। लेन-देन के कई बार किए जाने पर उसी काम को करने की आवश्यकता होती है। यह इसे अत्यधिक नीरस काम बनाता है।
- विश्लेषण से पहले विषय की जाँच करने की आवश्यकता है - मूल्यह्रास, स्टॉक मूल्यांकन, आदि जैसे विभिन्न लेखांकन पहलुओं को लेखांकन की विषय वस्तु बनाने वाली मान्यताओं की आवश्यकता होती है। वित्तीय विवरणों का विश्लेषण करने से पहले ऐसी धारणाओं की व्यवहार्यता को सत्यापित करने की आवश्यकता है
सीमाएं
- केवल मौद्रिक लेनदेन रिकॉर्ड किए जा सकते हैं - व्यापार में, दोनों: मौद्रिक और गैर-मौद्रिक पहलू आवश्यक हैं। हालांकि, रिकॉर्डकीपिंग में, केवल मौद्रिक लेनदेन को कवर किया जा सकता है। गैर-मौद्रिक गुण जैसे प्रशिक्षित कर्मचारियों को खातों की किताबों में दर्ज नहीं किया जा सकता है।
- मूल्य स्तर में परिवर्तन के प्रभाव को नहीं माना जाता है - मुद्रास्फीति एक चालू आवश्यकता है जिसे परिसंपत्तियों की रिकॉर्डिंग करते समय फेल होने की आवश्यकता होती है; हालांकि, लेखांकन में, लेनदेन रिकॉर्ड करते समय मुद्रास्फीति पर विचार नहीं किया जा सकता है।
- ऐतिहासिक आधारित लेखांकन - सभी परिसंपत्तियों को ऐतिहासिक लागत के रूप में दर्ज किया जाना है। यह बाजार में संपत्ति के वर्तमान मूल्य की पहचान करने में मदद नहीं करेगा।
महत्वपूर्ण बिंदु
रिकॉर्डकीपिंग की विधि में किसी भी बदलाव की अनुमति केवल तभी दी जा सकती है:
- पदार्थ के रूप पर विचार किया जाना है
- बेहतर प्रकटीकरण आवश्यकताओं के लिए
- लेखा मानकों द्वारा की जरूरत है
निष्कर्ष
रिकॉर्डकीपिंग वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करने और प्रकट करने की एक कला है। इसके लिए थोड़ी विशेषज्ञता और रणनीति की आवश्यकता होती है जो न केवल संगठन की छवि को बनाए रखने में मदद करेगी बल्कि व्यापार की निविदाओं को वित्त पोषण और बोली लगाने में भी मदद करेगी। लेनदेन की सटीकता को साबित करने के लिए, रिकॉर्डकीपिंग एक बड़ा धक्का देती है और बाजार में एक नैतिक व्यावसायिक संगठन के रूप में एक छवि को बनाए रखने में मदद करती है।
