लेखा प्रणाली (परिभाषा, उदाहरण) - शीर्ष 2 प्रकार

लेखा प्रणाली क्या है?

लेखांकन प्रणाली कंपनियों द्वारा आय, व्यय और अन्य लेखांकन लेनदेन सहित वित्तीय जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए लागू की जाने वाली एक प्रणाली है जो एक महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में कार्य करती है जो कंपनी के प्रदर्शन की निगरानी और ट्रैकिंग करती है और व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने को सुनिश्चित करती है।

विशेषताएं

नीचे ऐसी विशेषताएं हैं जो एक लेखा प्रणाली होनी चाहिए।

# 1 - विश्वसनीयता

उत्पादित जानकारी विश्वसनीय होनी चाहिए। यह एक आवश्यक विशेषता है। यदि इस प्रणाली में दर्ज किया गया डेटा प्रामाणिक नहीं है, तो परिणाम भी भरोसेमंद नहीं हैं। इसलिए यह विश्वसनीय नहीं होने पर कंपनी की संभावनाओं का उचित अनुमान लगाना संभव नहीं होगा।

# 2 - समझने में आसान

इसमें जटिल सूत्र शामिल नहीं होने चाहिए और इन्हें संचालित करना आसान होना चाहिए। यदि यह जटिल है, तो लेखाकार जो इसे संभाल रहा है वह भ्रमित हो सकता है और त्रुटियां कर सकता है। यह समझना सरल होना चाहिए कि ठीक-ठीक लेन-देन कहाँ से हो रहा है और वित्तीय विवरणों में लेनदेन का क्या प्रभाव पड़ेगा।

# 3 - तुलना

एक लेखा प्रणाली द्वारा उत्पादित वित्तीय विवरण अन्य लेखा प्रणालियों द्वारा उत्पादित लोगों के समान होना चाहिए, जिसके परिणामस्वरूप "सेब से सेब की तुलना।" गणना पद्धति उद्योग के मानकों के अनुसार होनी चाहिए ताकि जनता वित्तीय विवरणों को समझ सके।

# 4 - नवीनतम सॉफ्टवेयर

यह प्रणाली लगातार बढ़ती वित्तीय दुनिया के साथ अपने आप को विकसित करने में सक्षम होनी चाहिए। तो नवीनतम सॉफ्टवेयर जो स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है, उसका उपयोग किया जाना चाहिए। आज की दुनिया में सब कुछ स्वचालित हो रहा है, इसलिए इस प्रणाली को इसके लिए अनुकूल होना चाहिए।

# 5 - प्रयोग करने में आसान

लेखांकन प्रणालियों का उपयोग करना आसान होना चाहिए; ऐसा नहीं होना चाहिए कि किसी कर्मचारी को सिस्टम को समझने के लिए कठोर प्रशिक्षण से गुजरना पड़े। एक बार जब यह आसानी से सभी को समझ में आ जाता है, तो केवल हर कोई अप-ग्रेडेशन के लिए विचार ला सकता है। चार्ट और स्टेटमेंट जेनरेट करना आसान होना चाहिए।

लेखा प्रणाली के प्रकार

वे दो प्रकार के होते हैं -

# 1 - सिंगल एंट्री

यह वित्तीय लेनदेन के लिए एक रिकॉर्ड बनाए रखने का एक अनौपचारिक तरीका है। यहां अलग-अलग खाते नहीं खोले जाते हैं। केवल व्यय और आय के रूप में और जब दर्ज किया जा रहा है। इसलिए एकल प्रविष्टि प्रणाली से चार्ट और अन्य वित्तीय विवरण तैयार करना संभव नहीं है। सिंगल एंट्री ज्यादातर छोटे व्यवसायों द्वारा बनाए रखी जाती है क्योंकि उनके पास नवीनतम प्रणालियों का पालन करने की विशेषज्ञता नहीं होती है और कर रिपोर्टिंग के लिए अधिकारियों द्वारा स्वीकार नहीं की जाती है।

# 2 - डबल एंट्री

डबल एंट्री सटीक है और इसका उपयोग दुनिया भर के सभी प्रमुख संगठनों द्वारा किया जाता है। यहां लेनदेन अलग-अलग खातों में किए जाते हैं, और प्रत्येक लेनदेन के दो पैर होते हैं जो अलग-अलग खातों को प्रभावित करते हैं। इसलिए गलतियों को ढूंढना आसान है क्योंकि हर लेनदेन में दो पैर होते हैं, इसलिए ऐसा हो सकता है कि दूसरा पैर सही हो और ऑडिटर को वहां से ट्रिगर मिल जाए।

यह कैसे काम करता है?

चरण 1: जब भी कोई लेन-देन होता है, जैसे बिक्री, खरीद, व्यय, या किसी भी प्रकार का लेन-देन, तब उचित पत्रिकाओं के माध्यम से उस लेनदेन को रिकॉर्ड किया जाता है। तो यह पहली प्रविष्टि है जो आप इस प्रणाली में करते हैं।

चरण 2: चूंकि अब सभी लेखा प्रणाली कम्प्यूटरीकृत हैं, इसलिए जब भी आप कोई पत्रिका पोस्ट करते हैं, तो सही खाते के बही में संबंधित प्रविष्टि की जाती है।

चरण 3: अवधि के अंत में, यह प्रत्येक खाता बही के संतुलन की गणना करता है और उसके अनुसार बैलेंस शीट, कैश फ्लो आदि जैसे वित्तीय विवरण तैयार करता है।

लेखा प्रणाली के उदाहरण

प्रत्येक व्यवसाय को अपने उद्देश्य की सेवा के लिए समर्पित विभिन्न प्रकार की प्रणालियाँ मिली हैं।

उदाहरण # 1 - खुदरा व्यापार

खुदरा विक्रेता सामान खरीदने और बेचने में लगे हुए हैं। इसलिए उनकी लेखा प्रणाली को सूची के स्तर पर केंद्रित किया जाना चाहिए और उन्हें कितनी छूट मिल रही है या दे रही है। तो पूरी प्रणाली विभिन्न उत्पादों पर आधारित होनी चाहिए और कितना देय या प्राप्य है। इससे उन्हें सकल लाभ मार्जिन, शुद्ध लाभ मार्जिन, और अन्य उपायों की आवश्यकता होती है जैसे कि उनके संचालन में अनुपात के साथ उनकी मदद करनी चाहिए।

उदाहरण # 2 - ठेकेदार

निर्माण में सबसे महत्वपूर्ण कारक भौतिक लागत है। इसलिए इस प्रणाली को विभिन्न प्रकार के कच्चे माल के आदानों पर अधिक विस्तृत होना चाहिए। सिस्टम को विभिन्न अनुपातों को फेंकने में सक्षम होना चाहिए, जो लागत की गति को दर्शाता है।

अवयव

लेखा प्रणाली के चार घटक हैं। घटक चरण हैं जो अंतिम वितरण के लिए रिकॉर्डिंग से लेनदेन में मदद करते हैं।

# 1 - इनपुट डिवाइस

ये ऐसे उपकरण हैं जो इस प्रणाली में लेनदेन को रिकॉर्ड करने में मदद करते हैं। प्राथमिक इनपुट डिवाइस कीबोर्ड, वॉयस असिस्टेंट रिकॉर्डर, बार कोड, स्कैनर आदि हैं। इसलिए, ऊपर उल्लिखित उपकरणों की सहायता से, हम सिस्टम में एक लेनदेन दर्ज करते हैं।

# 2 - प्रोसेसर

जानकारी डालने के बाद, सिस्टम डेटा को उठाता है और इसे आवश्यक रूप से सही खाता बही, पत्रिका या अन्य चार्ट पर निर्देशित करता है। इस गतिविधि को सूचना प्रसंस्करण कहा जाता है।

# 3 - भंडारण

एक बार जब डेटा को किसी विशेष बहीखाता के लिए निर्देशित किया जाता है, तो इस सिस्टम को वहाँ डेटा संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है। इसलिए इस कार्य को करने के लिए सिस्टम को स्टोरेज सुविधाओं की मदद की आवश्यकता होगी।

# 4 - आउटपुट

एक बार जब सूचना छँट जाती है, और अंतिम विवरण तैयार हो जाते हैं, तो इस प्रणाली के लिए ऐसे उपकरणों की आवश्यकता होगी जो सूचना के उत्पादन में मदद करेंगे। तो यह प्रक्रिया मॉनिटर, प्रिंटर, प्रोजेक्टर या अन्य उपकरणों की मदद से आयोजित की जाती है।

लाभ

• वित्तीय लेनदेन के व्यवस्थित रिकॉर्ड रखने से आर्थिक निर्णय लेने के लिए उपयोगी चार्ट और अन्य आउटपुट तैयार करने में मदद मिलती है।
• यह लेखांकन धोखाधड़ी और चूक की पहचान करने में मदद करता है।
• उत्पादित वित्तीय विवरण कर उद्देश्यों और एक अन्य ऑडिटिंग उद्देश्य में मदद करता है।

निष्कर्ष

लेखांकन प्रणाली वित्तीय लेनदेन को व्यवस्थित रूप से रिकॉर्ड करने में मदद करती है। यह वित्तीय वक्तव्यों की तैयारी के लिए आवश्यक है, जिसका उपयोग अधिकारियों द्वारा कर उद्देश्यों और निवेशकों को सूचित निर्णय लेने के लिए किया जा रहा है। एक उचित प्रणाली की मदद से अनुपात और चार्ट की गणना आसानी से की जाती है।