EDI का पूर्ण-रूप (इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज)
EDI का फुल फॉर्म Electronic Data Interchange है। इसे विक्रेताओं या खरीददारों के बीच इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप (सॉफ्ट कॉपी) में सूचनाओं या दस्तावेजों जैसे कि इनवॉइस, खरीद ऑर्डर, एक्सचेंज ऑफ बिल, शिपिंग नोटिस आदि के डिजिटल हस्तांतरण के रूप में परिभाषित किया जा सकता है और यह एक इकाई को वस्तुतः अन्य के साथ संवाद करने की भी अनुमति देता है। इकाइयाँ (राष्ट्रीय और अंतर्राष्ट्रीय) कभी भी और कहीं भी बेमेल समय क्षेत्र के बावजूद।
यह कैसे काम करता है?
- एक EDI सिस्टम कंपनी की पूरी जानकारी संग्रहीत करता है। इन्वेंट्री लेवल, री-ऑर्डर, इनवॉइसिंग, क्रय, बिलिंग आदि के बारे में विवरण ईडीआई प्रणाली में संग्रहीत हैं। यह एक खरीदार और एक विक्रेता के बीच व्यापार की सुविधा देता है जैसे कि अद्वितीय मूल्य निर्धारण, पते के लिए जहाज आदि।
- ईडीआई मानक डेटा का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए भी करता है कि खरीदार के अनुरोध और आवश्यकताएं ग्राहकों के साथ मेल खाती हैं। आदेश सफलतापूर्वक रखे गए हैं, और लेनदेन को बिना किसी रुकावट के निष्पादित किया जाता है।
- यह सॉफ़्टवेयर प्रासंगिक डेटा का उपयोग करता है, और जब खरीदार से एक खरीद अनुरोध प्राप्त होता है, तो डेटा आपूर्तिकर्ताओं के सिस्टम को फिट करने के लिए बदल दिया जाता है। बहुमूल्य जानकारी तब दस्तावेजों को उत्पन्न करने के लिए उपयोग की जाती है।
उदाहरण
माइक, एबीसी स्टोर के एक क्रय प्रबंधक, स्टोर के लिए ऑर्डर तैयार करने के लिए प्रभारी है। वह एक ऑर्डर तैयार करता है और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (या EDI 850) में उसी का अनुवाद करता है। EDI 850 के प्रारूपण के बाद, वस्तुतः XYZ (आपूर्तिकर्ता) को प्रेषित किया जाता है। एक्सवाईजेड एबीसी स्टोर्स से इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज 850 ऑर्डर प्राप्त करता है और खरीद ऑर्डर प्रोसेस करता है।
प्रकार
- डायरेक्ट ईडीआई - इसे पॉइंट-टू-पॉइंट इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज भी माना जाता है, और यह प्रत्येक ट्रेडिंग पार्टनर के साथ एक व्यक्तिगत संबंध बनाने में मदद करता है। यह ज्यादातर एक विशाल ग्राहक आधार और व्यापार लेनदेन की भीड़ के साथ आपूर्तिकर्ताओं के बीच उपयोग किया जाता है।
- VAN के माध्यम से EDI - यह एक निजी नेटवर्क है जो दो व्यापारिक भागीदारों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान को सक्षम करता है।
- एएस 2 के माध्यम से ईडीआई - यह इंटरनेट के माध्यम से डेटा के सुरक्षित संचरण को सक्षम करता है।
- वेब ईडीआई - यह ईडीआई के संचालन के लिए एक मानक इंटरनेट ब्राउज़र का उपयोग करता है।
- मोबाइल ईडीआई - यह मोबाइल उपकरणों या उनके साथ अंतर्निहित सुरक्षा मुद्दों के कारण बहुत अधिक उपयोग में नहीं है।
- ईडीआई आउटसोर्सिंग - यह भी प्रबंधित सेवाओं के रूप में माना जाता है, और यह संगठनों को अपने ईडीआई पर्यावरण के दैनिक प्रबंधन के लिए बाहरी संसाधनों का उपयोग करने की अनुमति देता है।
मानक
दो व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज मानक अमेरिकी राष्ट्रीय मानक संस्थान / मान्यता प्राप्त मानक समिति X12 (ANSI ASC X12) हैं - सामान्य, और EDI के लिए प्रशासन, वाणिज्य, और परिवहन (EDIFACT) - सामान्य अंतर्राष्ट्रीय।
अवयव
- मानक दस्तावेज़ प्रारूप - यह एक प्रकार का मानक प्रारूप है, जिसके लिए दोनों व्यापारिक दल सहमत होते हैं, और इसे जानकारी तक पहुँचने के लिए जटिल सॉफ़्टवेयर या हार्डवेयर की आवश्यकता नहीं होती है।
- ट्रांसलेटर और मैपर - ट्रांसलेटर का उपयोग कच्चे डेटा को अधिक सार्थक जानकारी में बदलने के लिए किया जाता है जबकि मैपर का उपयोग रूपांतरण विनिर्देशों को बनाने के लिए किया जाता है।
- कम्युनिकेशन सॉफ्टवेयर - इसका उपयोग डेटा को प्रसारित करने और इनवॉइस, खरीद ऑर्डर आदि जैसे व्यावसायिक दस्तावेजों को एक मानक दस्तावेज़ प्रारूप में परिवर्तित करने के लिए किया जाता है।
- संचार नेटवर्क खरीदार और विक्रेता के बीच एक सीधा लिंक प्रदान करता है, जो इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज के माध्यम से व्यावसायिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर सहमत हुए।
अनुप्रयोग
- रिटेल सेक्टर रिटेल आउटलेट पर स्टॉक किए गए माल को बनाए रखने और फिर से भरने का एक संरचित तरीका प्रदान करता है।
- विनिर्माण क्षेत्र - यह भौतिक आवश्यकताओं से संबंधित इन-टाइम विनिर्माण और नियोजन का एक व्यवस्थित तरीका प्रदान करता है।
- ऑटोमोबाइल सेक्टर - यह ऑटोमोबाइल उद्योग को अपने ग्राहकों को खरीद चक्र पर ऑन-गोइंग उत्पाद और मूल्य निर्धारण के विवरणों से अवगत कराने में मदद करता है।
- वित्तीय क्षेत्र - यह वित्तीय क्षेत्र को इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली के माध्यम से भुगतान एकत्र करने और फैलाने पर श्रम-गहन गतिविधियों को बदलने में मदद करता है।
लाभ
- रियल-टाइम प्रोसेसिंग - यह उपयोगकर्ताओं को व्यावसायिक जानकारी और लेनदेन के वास्तविक समय के प्रसंस्करण का अनुभव करने में सक्षम बनाता है। यह व्यापार चक्र को 61% तक गति देता है और कंपनियों को प्रो-लंबी अवधि के बजाय कुछ ही मिनटों में लेनदेन को निष्पादित करने की अनुमति देता है, जो दिन या सप्ताह या एक महीने हो सकता है।
- स्टॉक-आउट, रद्दीकरण और फिर से काम करने वाले आदेशों की कम संभावनाएं - यह कंपनियों को वास्तविक समय और पूर्ण सटीकता में व्यावसायिक दस्तावेजों को संसाधित करने में सक्षम बनाता है। इस प्रकार, स्टॉक-आउट, रद्दीकरण और फिर से काम करने के आदेशों की कम संभावना है।
- कम लागत - यह यात्रा, प्रलेखन, मुद्रण, भंडारण, दाखिल, प्रजनन, डाक, आदि की लागत को कम करने में मदद करता है।
- ट्रेडिंग पार्टनर्स के बीच संबंधों को मजबूत करता है - ईडीआई एप्लिकेशन डिलीवरी के समय को कम करता है और लेनदेन में बहुत अधिक पारदर्शिता लाता है। इससे आपूर्तिकर्ताओं को खरीदारों का विश्वास हासिल करने में मदद मिलती है और कम समय के मामले में उनके साथ गहरा रिश्ता बनता है।
सीमाएं
- महंगा - ये एप्लिकेशन महंगे हैं। एक संगठन में ईडीआई अनुप्रयोगों की स्थापना बहुत जटिल है और महंगी भी है। यही कारण है कि अधिकांश संगठन अपने सिस्टम में ईडीआई अनुप्रयोगों की स्थापना की अत्यधिक अवहेलना करते हैं, इसके बावजूद इसके लाभ प्रदान करने के लिए।
- नेटवर्क जटिलता - ईडीआई अनुप्रयोगों को स्थापित करने का एक और नुकसान यह है कि यह व्यापक दूरसंचार क्षमता रखने की आवश्यकता उत्पन्न करता है। यह अच्छी तरह से काम करने वाली कंपनियों के लिए समस्यात्मक परिदृश्य नहीं हो सकता है, लेकिन यह छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए एक बड़ी मुसीबत बन जाता है।
निष्कर्ष
- यह इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज के लिए उपयोग किया जाने वाला संक्षिप्त रूप है। ईडीआई एप्लिकेशन इंस्टॉल करने के मुख्य लाभ यह हैं कि यह अत्यधिक अनुकूलनीय था, प्रक्रियाओं को सरल करता है, लागत को कम करता है, पारदर्शिता लाता है, प्रक्रियाओं का समन्वय करता है, आदि।
- हालांकि, ईडीआई की स्थापना छोटी और मध्यम स्तर की कंपनियों के लिए महंगी हो सकती है। जो कंपनियां EDI एप्लिकेशन इंस्टॉल करने की इच्छुक हैं, उन्हें अपने कंप्यूटर नेटवर्क में एक बड़ा निवेश करने की आवश्यकता होगी। ऐसी कंपनियां जो इस तरह का निवेश करने का जोखिम नहीं उठा सकती हैं, वे केवल रुक-रुक कर बिंदु संचार बिंदुओं पर निर्भर रहने के विकल्प के साथ छोड़ देंगी।
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यह ईडीआई के पूर्ण रूप (इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज) के लिए एक गाइड रहा है। यहां हम ईडीआई के उदाहरणों, प्रकारों और इसके घटकों, अनुप्रयोगों, लाभों और सीमाओं के साथ कैसे काम करते हैं, इस पर चर्चा करते हैं। वित्त के बारे में अधिक जानने के लिए आप निम्नलिखित लेख देख सकते हैं -
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