एक्सेल में वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर - उदाहरण, टेम्पलेट

एक्सेल वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर

एक्सेल में एक काम टूटने की संरचना (WBS) का उपयोग विभिन्न कार्यों और परियोजना गतिविधियों के क्रम का प्रतिनिधित्व करने के लिए किया जाता है, परियोजना नियोजन के लिए संसाधनों की अनुसूची। यह हमें प्रोजेक्ट कार्यों को उन घटनाओं के पदानुक्रम में वर्गीकृत करके परियोजना को अधिक प्रबंधनीय भागों में विभाजित करने या विभाजित करने की अनुमति देता है, जो आगे उन कार्यों की श्रृंखला में विभाजित होते हैं जो पूर्ण होने के लिए किसी अन्य कार्य पर निर्भर नहीं होते हैं। इसके अलावा, इसका उपयोग प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए मिलान उपकरण, लागत, सामग्री, श्रम और समय अवधि आवंटित करने के लिए किया जाता है।

एक्सेल में वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर कैसे बनाएं?

उदाहरण 1

एक्सेल में वर्क ब्रेकडाउन टेम्प्लेट के लिए टेम्पलेट उपलब्ध हैं। इन टेम्प्लेट के साथ, हम दो प्रकार के वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर बना सकते हैं:

वृक्ष की संरचना

यह संरचना इस प्रकार है:

टेबुलर व्यू

यह नीचे जैसा दिखता है:

चरण 1: जानकारी जुटाना

डब्ल्यूबीएस के निर्माण से पहले, कई इनपुट की आवश्यकता होती है। WBS के इनपुट से मिलकर बनता है:

• प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट: यह प्रोजेक्ट के कार्यों और डिलिवरेबल्स का विस्तृत विवरण है
• आवश्यकताओं का विवरण: यह उस परिणाम का एक विस्तृत विवरण है जिसे वितरित किया जाएगा
• संगठनात्मक प्रक्रिया आस्तियां: इसमें संगठन की नीतियां, दिशानिर्देश, टेम्पलेट, प्रक्रियाएं, योजनाएं शामिल हैं
• प्रोजेक्ट स्कोप मैनेजमेंट प्लान: यह एक दस्तावेज है जो यह समझने में मदद करता है कि प्रोजेक्ट के दायरे में बदलाव कैसे किए जा सकते हैं

चरण 2: टीम और हितधारकों को इकट्ठा करना

इस कदम में यह पहचान करना शामिल है कि कौन डब्ल्यूबीएस बनाने में मदद कर सकता है। इसके लिए टीम के सदस्यों के साथ सहयोग की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, टीम के सदस्य प्रोजेक्ट पूरा होने के लिए सभी कार्यों को संक्षेप में बताने में मदद कर सकते हैं।

चरण 3: डब्ल्यूबीएस के प्रतिनिधित्व और दृष्टिकोण का निर्धारण

जैसा कि ऊपर वर्णित है प्रतिनिधित्व प्रतिनिधित्व एक सारणीबद्ध दृश्य या एक पेड़ की संरचना हो सकता है। उदाहरण के लिए, किसी विशेष परियोजना के लिए, WBS के दो विचार इस प्रकार हैं:

चरण 4: मुख्य डिलिवरेबल्स और स्तरों को परिभाषित करना

इसमें मुख्य डिलिवरेबल्स को अतिरिक्त घटकों और स्तरों में तोड़ना शामिल है। एक WBS में तीन स्तर होते हैं। पहला पूरा प्रोजेक्ट है, दूसरे में प्रोजेक्ट पूरा करने के लिए आवश्यक सभी डिलिवरेबल्स शामिल हैं, और तीसरे में वर्क पैकेज जैसे छोटे भागों में डिलिवरेबल्स का विभाजन या टूटना शामिल है। वर्क पैकेज में उनसे जुड़ा एक नियम है, अर्थात उन्हें 8 या 80 घंटों से कम में पूरा नहीं किया जाना चाहिए। यह 8/80 नियम केवल काम के पैकेज के लिए लागू किया जाता है क्योंकि ये ऐसे तत्व हैं जो टीम के सदस्य को एक नियत समय सीमा के साथ सौंपे जाते हैं।

चरण 5: 100% नियम

इस नियम में कहा गया है कि WBS में टूटने के प्रत्येक स्तर में सभी सुपुर्दगी तत्व होने चाहिए जो अपने माता-पिता के 100% का प्रतिनिधित्व करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि कोई डुप्लिकेट न हो। इसके लिए, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि सभी WBS के डिलिवरेबल्स का योग पूरी परियोजना के 100% तक जोड़ता है ।00% को इष्टतम परिणामों के लिए सभी उप-स्तरों पर लागू किया जाना चाहिए।

चरण 6: नंबरिंग योजना

डब्ल्यूबीएस घटकों को परिभाषित करने के बाद, प्रत्येक घटक को एक संख्या सौंपी जानी है जिसे डब्ल्यूबीएस आईडी के रूप में संदर्भित किया जा सकता है। यह WBS संरचना में उस स्थान का प्रतिनिधित्व करता है जिस पर WBS के प्रत्येक स्तर को रखा गया है। पहले स्तर में, पहली संख्या या आईडी 1 होनी चाहिए, और निम्नलिखित घटक क्रमिक रूप से गिने जाते हैं। उदाहरण के लिए, 1.1 को पहले उप-स्तरीय तत्व के लिए, 1.1.1 को आगे के उप-स्तरीय तत्वों के लिए सौंपा जाएगा। 1.2 एक और प्रथम-स्तरीय उप-तत्व के लिए सौंपा जाएगा।

चरण 7: WBS शब्दकोश

यह एक दस्तावेज है जो डब्ल्यूबीएस के सभी तत्वों का वर्णन करता है।

तो इन सभी चरणों के बाद, एक WBS टेम्पलेट नीचे चाहेंगे:

कार्य विवरण 'होम' टैब पर 'इंडेंट' बटन का उपयोग करके या सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके मैन्युअल रूप से इंडेंट किया जा सकता है। इसके अलावा, एक अन्य दृष्टिकोण एक सूची बनाने के लिए हो सकता है जिसमें नंबरिंग योजना भी टास्क विवरण का एक हिस्सा है ताकि कोई अतिरिक्त इंडेंटिंग की आवश्यकता न हो।

उदाहरण # 2

प्रोजेक्ट को विघटित करने पर, अब हम एक्सेल को डेटा तक पहुँचने या प्राप्त करने के लिए सेट करते हैं। अब हम नीचे देखते हैं कि हम एक्सेल में ऐसा एक टेम्प्लेट कैसे बना सकते हैं:

चरण 1: नीचे दिए गए कॉलमों को ऊपर की ओर बनाएँ:

• कार्य आईडी
• कार्य विवरण
• पूर्ववर्ती
• मालिक
• भूमिका
• % समापन
• आरंभ करने की तिथि
• समाप्ति तिथि
• उसे देदो

चरण 2: इन स्तंभों के निर्माण के बाद, कोशिकाओं को स्वरूपित किया जाना है। सबसे पहले, हम सेल टास्क आईडी को फॉर्मेट करते हैं। इसे प्रारूपित करने के लिए, हम पहले स्तंभ के शीर्ष पर स्थित पत्र पर क्लिक करके टास्क आईडी संख्या के लिए निर्दिष्ट कॉलम पर प्रकाश डालते हैं। चयनित कॉलम पर राइट-क्लिक करें और फिर 'फॉर्मेट सेल्स' - 'नंबर' चुनें और दशमलव स्थानों को 1. सेट करें। इसके बाद, हम कॉलम को टाइप करते हैं: पूर्ववर्ती, जो कार्य निर्भरता को ट्रैक करेगा। इसे उसी तरह सेट करना है जैसे 'टास्क आईडी'। दर्ज की गई तारीखों को स्वीकार करने के लिए 'आरंभ तिथि' और 'अंतिम तिथि' निर्धारित की जानी है।

चरण 3: डेटा दर्ज करें।

चरण 4: आगे हम विभिन्न कार्यों के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, हम उन कार्यों को उजागर करना चाहते हैं जो किसी विशेष वितरण से जुड़े हैं, या किसी विशेष सदस्य को सौंपे गए हैं, या कार्य जो किसी निश्चित समय सीमा के भीतर होने वाले हैं।

चरण 5: हम '% पूर्णता ग्राफिकल' जैसे कॉलम को दर्शाने के लिए 'डेटा बार' सुविधा भी देख सकते हैं। इस सुविधा को 'सशर्त स्वरूपण' ड्रॉपडाउन में पहुँचा जा सकता है।

याद रखने वाली चीज़ें

• एक कुशल WBS बनाने के लिए, वितरणों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए क्रियाओं के बजाय संज्ञाओं का उपयोग किया जाना चाहिए।
• प्रोजेक्ट स्कोप के लिए डिलिवरेबल्स के संबंध को दर्शाने के लिए एक पदानुक्रम या ट्री संरचना का उपयोग किया जाना चाहिए।
• डब्ल्यूबीएस के स्तरों के माध्यम से ड्रिलिंग करते समय, 100% नियम का पालन किया जाना चाहिए।
• WBS को सभी सदस्यों के साथ सहयोग से बनाया जाना चाहिए।
• WBS का शीर्ष-स्तर अंतिम परियोजना का प्रतिनिधित्व करता है।
• प्रत्येक कार्य अवधि 10 दिनों से अधिक नहीं होनी चाहिए।
• प्रत्येक कार्य अद्वितीय होना चाहिए, और कोई डुप्लिकेट नहीं होना चाहिए।
• यह विस्तृत लागत आकलन में मदद कर सकता है।