एक्सेल समस्या निवारण - त्रुटियों को कैसे खत्म करें? (क्रमशः)

समस्या निवारण Excel सूत्र

हम सभी एक्सेल के साथ काम करते हैं, और यह एक सूत्र है। यह हमेशा ऐसा मामला होता है कि हम एक्सेल में हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले सूत्र से जुड़ी कुछ त्रुटियां या अप्रत्याशित परिणाम प्राप्त करते हैं। कभी-कभी, हमें # N / A, #VALUE जैसी त्रुटियां हो सकती हैं! आदि कभी-कभी हम एक तारीख चाहते हैं लेकिन परिणाम के रूप में संख्या प्राप्त कर सकते हैं। या कभी-कभी, हम एक सूत्र लागू करते हैं, लेकिन यह पूरे शीट कोशिकाओं में परिणामों की गणना नहीं कर रहा है। ऐसी स्थिति से बचने के लिए, हम उन एक्सेल फॉर्मूलों का निवारण करते हैं।

ये सभी मामले हैं जिनमें आपके पास सूत्र त्रुटियां होंगी। Excel सूत्र में बग / त्रुटि खोजना कभी-कभी एक थकाऊ काम होता है, जो आपके लिए बहुत समय और साथ ही धन का कारण बन सकता है (जब तक कि संगठन में काम करते समय सूत्र त्रुटि का समाधान नहीं हो जाता है और आदर्श रूप से खाली बैठे रहने से हानि हो जाती है, जो नुकसान का कारण बनता है संगठन के लिए धन का)।

हालांकि, कुछ चौकियां हैं; आप दुनिया भर में हर जगह एक ही जानते हैं? यदि आप उन विधियों का पालन करते हैं, तो कुछ सूत्र त्रुटियों को समाप्त किया जा सकता है। हम ऐसी चौकियों को सूत्र समस्या निवारण विधियों के रूप में कहते हैं। इस लेख में, हम आपको एक्सेल की कुछ सबसे सामान्य सूत्र त्रुटियों के साथ गुजरेंगे और त्रुटियों को समाप्त करने के लिए उनका निवारण कैसे करेंगे।

एक्सेल फ़ार्मुलों का निवारण कैसे करें?

नीचे एक्सेल सूत्र के निवारण के विभिन्न तरीके दिए गए हैं।

# 1 - त्रुटि मान का निवारण # एन / ए

इस प्रकार की सूत्र त्रुटियां बहुत आम हैं। मेरा मतलब है, याद रखें कि किसी भी एक्सेल फॉर्मूले पर काम करते समय आपको कितनी बार # एन / ए त्रुटि मिली? कई बार, हाँ? हम देखेंगे कि इसे कैसे खत्म किया जा सकता है। प्रत्येक त्रुटि स्वयं एक सुराग / संकेत देती है कि इसे कैसे समाप्त किया जाए। नीचे दिए गए चरणों को देखें:

स्टेप 1

यदि आपको # N / A त्रुटि मिलती है, जो संभवतः लुकअप फॉर्मूला जैसे VLOOKUP, HLOOKUP, आदि के अंतर्गत होती है। अब, यदि आप नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट को देखते हैं, तो मेरे पास नाम, आयु और वेतन का डेटा है। उस डेटा के माध्यम से, मैं यह पता लगाने की कोशिश कर रहा हूं कि नाम "सोनल" के लिए वेतन विवरण क्या हो सकता है। चूंकि वास्तविक डेटा जहां मैं मूल्य देख रहा हूं, उसमें सोनल का विवरण नहीं है, हमें एक # एन / ए त्रुटि मिलेगी। नीचे स्क्रीनशॉट देखें:

चरण 2

आप दिए गए सूत्र में IFERROR को Excel में जोड़कर इस त्रुटि को समाप्त कर सकते हैं और # N / A के बजाय एक अच्छा संदेश जोड़ सकते हैं। नीचे स्क्रीनशॉट देखें:

IFERROR आपको एक पाठ जोड़ने की अनुमति देता है जब भी कोई त्रुटि होती है।

# 2 - तार्किक रूप से समस्या निवारण

आपने एक्सेल के भीतर कुछ तार्किक सूत्रों का उपयोग किया होगा, जैसे कि IF ()। यह फॉर्मूला तार्किक स्थिति की जाँच करता है और दोनों में से किसी भी आउटपुट (लॉजिकल टेस्ट के ट्रू एंड फाल्स वैल्यू से जुड़ा हुआ) देता है। ऐसे सूत्रों के पीछे तर्क को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है; अन्यथा, वे आपको अप्रत्याशित परिणाम देंगे।

मान लें कि हमारे पास डेटा है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है, जो 2018 के साथ-साथ 2019 के लिए कुल बिक्री होती है।

हम यह जांचना चाहेंगे कि सशर्त IF स्टेटमेंट की मदद से बिक्री 2019 के लिए बढ़ रही है या नीचे जा रही है।

हमने सशर्त IF की कोशिश की है और परिणाम नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:

आप सेल A5 के तहत देख सकते हैं; हम "बिक्री ऊपर" के रूप में एक परिणाम प्राप्त कर रहे हैं। हालाँकि, क्या यह सही है? हम अभी भी देख सकते हैं कि वर्ष 2019 के लिए बिक्री 2018 की तुलना में कम है। जहां हमने संभवतः गलती की है?

यहां, अपने सूत्र का मूल्यांकन करना बहुत महत्वपूर्ण हो जाता है। एक-एक करके इसकी जांच करते हैं।

लॉजिकल कंडीशन - बी 3 <बी 2 (वर्ष 2019 के लिए बिक्री <2018 के लिए बिक्री) - तार्किक स्थिति एक आउटपुट के रूप में TRUE देती है।

इसलिए, यदि हालत सही है, तो हमें "सेल्स अप" के बजाय "सेल्स डाउन" के रूप में आउटपुट की आपूर्ति करने की आवश्यकता है, और यदि स्थिति FALSE है, तो हमें "सेल्स अप" प्राप्त करना चाहिए।

हम क्या कर सकते हैं, हम तार्किक कथन के तहत value_if_true और value_if_false को इंटरचेंज कर सकते हैं और इस त्रुटि को समाप्त कर सकते हैं।

नीचे स्क्रीनशॉट देखें:

अब हमें उम्मीद के मुताबिक परिणाम मिल रहा है। इसलिए, आप अपने सूत्र के चरण मूल्यांकन द्वारा चरणबद्ध तरीके से प्रदान किए गए भ्रामक परिणामों को भी समाप्त कर सकते हैं। आपके द्वारा टाइप किए गए सूत्र का मूल्यांकन करना एक आवश्यकता बन जाता है ताकि आपको अपेक्षित रूप से परिणाम मिलें।

# 3 - क्या यह नंबर या तारीख है या दोनों नहीं है?

मान लीजिए कि हम वर्ष 2018 और 2019 के लिए शीट के बी 2 और बी 3 के तहत कुछ बिक्री मूल्यों को क्रमशः जोड़ने की कोशिश कर रहे हैं।

हालाँकि, जैसे ही हम मान टाइप करते हैं, उन्हें दिनांक मानों के रूप में परिलक्षित किया जाता है।

ऐसा क्यों होना चाहिए? क्या एक्सेल पागल हो गया है? क्या यह पहचानने में सक्षम नहीं है कि मैं क्या जोड़ने की कोशिश कर रहा हूं?

खैर, यह सिर्फ इसलिए हुआ है क्योंकि सेल का प्रारूप दुर्भाग्य से तारीखों पर सेट किया गया है।

आप सेल के प्रारूप में नेविगेट कर सकते हैं, और ड्रॉपडाउन की सूची के माध्यम से, हम वांछित आउटपुट प्राप्त करने के लिए तारीख के बजाय सामान्य का चयन कर सकते हैं।

जैसे ही आप सेल नंबर प्रारूप को सामान्य रूप में सेट करते हैं, आप देख सकते हैं कि तिथियां संख्याओं में परिवर्तित हो गई हैं, जो आप आदर्श रूप से उम्मीद कर रहे थे।

यह उलटा भी किया जा सकता है। मतलब, आप तारीखें चाहते हैं, लेकिन वे संख्याओं के रूप में संग्रहीत हैं। आप संख्याओं से दिनांक तक कक्ष संख्या स्वरूपण को बदल सकते हैं।

# 4 - क्या होगा अगर फॉर्मूला रिकॉल नहीं करता है

यदि आप फार्मूला को पंक्तियों में खींचते हैं और एक्सेल से अपेक्षा करते हैं कि वह स्वयं ही गणना कर ले लेकिन विभिन्न कोशिकाओं में अद्यतन उत्तर नहीं पा रहा है? हम इसका एक उदाहरण लेंगे।

हमारे पास वर्ष 2018 और 2019 के लिए बिक्री और मार्जिन मूल्य हैं, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है:

हम मार्जिन% पर कब्जा करना चाहते थे, जिसे मार्जिन / बिक्री (बिक्री द्वारा विभाजित मार्जिन) के रूप में तैयार किया जा सकता है। चलो यह गणना सेल D2 के पार करते हैं।

हम देख सकते हैं कि वर्ष 2018 के लिए हम 0.82% या लगभग 1% मार्जिन बना रहे हैं। अब डी 3 भर में एक ही फॉर्मूला खींचें।

चूंकि एक्सेल स्मार्ट और बहुमुखी है, हम उम्मीद करते हैं कि यह पैटर्न पर विचार करेगा और 2019 के लिए मार्जिन% का पता लगाएगा।

हालाँकि, एक्सेल आपको सटीक उत्तर देने में सक्षम नहीं था। देखिए, इसका उत्तर 2018 के लिए भी यही है। ऐसा इसलिए हो रहा है क्योंकि आपने फॉर्मूला सेक्शन के तहत गणना के विकल्प को मैनुअल में सेट कर दिया होगा।

मैन्युअल से स्वचालित में गणना विकल्प बदलें, और आप 2019 के लिए सटीक मार्जिन% के लिए मूल्य प्राप्त करने में सक्षम होंगे।

इस तरह से हम एक्सेल फ़ार्मुलों के साथ-साथ इसके कुछ पूर्वनिर्धारित कार्यों का भी निवारण कर सकते हैं।

याद रखने वाली चीज़ें

• हर त्रुटि एक उपद्रव नहीं है। एक्सेल में, ज्यादातर समय, त्रुटि ही आपको इस बारे में जानकारी देती है कि सूत्र के साथ क्या गलत हुआ है (# एन / ए याद रखें)?
• सूत्र और कार्य समस्या निवारण में कुछ मिनट लग सकते हैं और साथ ही पूरा दिन लग सकता है और फिर भी हल नहीं हो सकता है। हमने सिर्फ कुछ सामान्य मुद्दों की कोशिश की और उन्हें एक्सेल में कैसे समस्या निवारण किया जाए। आपको कुछ अन्य मुद्दों का सामना करना पड़ सकता है।
• जब से ये "जैसे-जैसे" उदाहरण हैं, तब तक चरण दर चरण समस्या निवारण का कोई कदम नहीं है।