एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची का संपादन
इससे पहले कि हम एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियों का संपादन करें, हमें पता होना चाहिए कि एक्सेल की सूची क्या है। में सरलीकृत शब्दों की सूची में, एक्सेल में एक्सेल कॉलम हैं। लेकिन कॉलम में, हमारे पास कोई ड्रॉपडाउन नहीं है। हम बस इसमें मैन्युअल रूप से मान दर्ज करते हैं या किसी अन्य स्रोत से डेटा पेस्ट करते हैं। लेकिन अगर हम सर्वेक्षण बना रहे हैं या किसी अन्य उपयोगकर्ता से डेटा दर्ज करने के लिए कह रहे हैं और चुनने के लिए कुछ विशिष्ट विकल्प देना चाहते हैं, तो एक्सेल में ड्रॉपडाउन काम में आते हैं।
जैसा कि ऊपर बताया गया है, एक्सेल में ड्रॉपडाउन उपयोगकर्ता को चुनने के लिए कुछ विशिष्ट मूल्यों के साथ सेल में मानों को मैन्युअल रूप से दर्ज करने के लिए मार्गदर्शन करता है। सर्वेक्षणों की तरह, यदि किसी व्यक्ति के लिंग के लिए कोई प्रश्न है, यदि हम प्रत्येक उपयोगकर्ता को उस प्रश्न के लिए मान दर्ज करने के लिए कहें, तो डेटा क्रम में नहीं होगा। कुछ लोग अपरकेस में उत्तर लिखेंगे, कुछ लोअरकेस में, या कुछ वर्तनी की गलतियाँ कर सकते हैं। लेकिन यदि हम उपयोगकर्ताओं को पुरुष या महिला दोनों में से चुनने के लिए दो मान देते हैं, तो हमारा डेटा ठीक उसी क्रम में होगा जैसा हम चाहते हैं। यह एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाकर किया जाता है।
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची को संपादित करने के विभिन्न तरीके हैं; वे:
- मैन्युअल रूप से ड्रॉप डाउन मान देना और डेटा सत्यापन का उपयोग करना।
- ड्रॉप डाउन रेंजेस देना और डेटा वैलिडेशन का उपयोग करना।
- एक तालिका बनाना और डेटा सत्यापन का उपयोग करना।
डेटा उपकरण अनुभाग में डेटा टैब के तहत डेटा सत्यापन एक विकल्प है।
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे संपादित करें?
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची को संपादित करने के तीन तरीके बताए गए हैं:
आइए कुछ उदाहरणों के साथ ड्रॉप-डाउन सूची बनाना सीखें और एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची को संपादित करने के लिए हर प्रक्रिया सीखें।
उदाहरण # 1 - मैन्युअल रूप से ड्रॉप डाउन मान देना और डेटा सत्यापन का उपयोग करना।
चरण के लिए, हमें ड्रॉप-डाउन मान दर्ज करने के लिए तैयार होना चाहिए। मान लीजिए कि हम जूता ब्रांड में प्रवेश करने के लिए मूल्यों को चुनना चाहते हैं। अब हमें एक सेल का चयन करने की आवश्यकता है जहां हम ड्रॉपडाउन डालने जा रहे हैं।
- सेल बी 2 में, हम अपनी ड्रॉप-डाउन सूची दर्ज करने जा रहे हैं।
- डेटा उपकरण अनुभाग के अंतर्गत डेटा टैब में, डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।
- फिर से एक्सेल में डेटा सत्यापन पर क्लिक करें, और एक संवाद बॉक्स प्रकट होता है,
- अनुमति सूची के तहत सेटिंग्स में, सूचियों का चयन करें।
- स्रोत अनुभाग में, मैन्युअल रूप से ड्रॉप-डाउन विकल्पों के लिए मान दर्ज करें।
- जब हम OK पर क्लिक करते हैं, तो हमारे पास हमारा ड्रॉप-डाउन बनाया जाता है।
उपरोक्त विधि एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने और संपादित करने का सबसे आसान तरीका है, लेकिन अगर हमें जूते की पसंद के लिए अधिक मान दर्ज करना है, तो हमें पूरी प्रक्रिया को फिर से करना होगा।
उदाहरण # 2 - ड्रॉप डाउन रेंजेस और डेटा वैलिडेशन का उपयोग करना।
उदाहरण के लिए, मैं एक शिक्षक हूं, और मैं अपने छात्रों से प्रतिक्रिया चाहता हूं कि उन्होंने अपनी परियोजनाएं पूरी की हैं या नहीं। सर्वेक्षण के लिए, मैं उन्हें सिर्फ तीन विकल्प देना चाहता हूं: पूर्ण, लंबित, प्रारंभ नहीं।
हां, मैं उपरोक्त प्रक्रिया का उपयोग कर सकता हूं, लेकिन इसे उपयोगकर्ता द्वारा बदला जा सकता है क्योंकि वह डेटा सत्यापन टैब पर जा सकता है और मूल्यों को बदल सकता है। इस प्रक्रिया में, हम कई मानों का चयन करते हैं और कॉलम छिपाते हैं ताकि अन्य उपयोगकर्ता सत्यापन या ड्रॉपडाउन को संपादित न कर सकें।
- किसी सूची या स्तंभ में, ड्रॉपडाउन के लिए मान कॉपी करें या उन्हें लिखें।
- हम जिस सेल में सत्यापन दर्ज करना चाहते हैं, हम सेल यानी सेल बी 2 का चयन करेंगे
- डेटा टूल सेक्शन में डेटा टैब के तहत, डेटा वैलिडेशन पर क्लिक करें।
- फिर से डेटा सत्यापन पर क्लिक करें; एक जादूगर बॉक्स प्रकट होता है।
- अनुमति के तहत सेटिंग्स में, सूचियों पर क्लिक करें।
- स्रोत टैब में, ड्रॉप-डाउन सूची के लिए डेटा की श्रेणी का चयन करें।
- जब हम ok पर क्लिक करते हैं, तो हमारे पास सेल B2 में एक ड्रॉप-डाउन होता है।
- सभी कोशिकाओं (सेल बी 6 तक) के सत्यापन को कॉपी करें। अब हमें उन सभी कक्षों की सूची को छोड़ना होगा जो हम चाहते हैं।
अब भले ही हम अपनी सेल रेंज छिपा लें, जो ड्रॉप-डाउन का स्रोत था, कोई भी उपयोगकर्ता सत्यापन को संपादित नहीं कर सकता है। उपरोक्त प्रक्रिया में भी पहले उदाहरण के समान ही नुकसान है क्योंकि अगर मुझे हाफ कम्प्लीटेड का दूसरा विकल्प डालना है, तो मुझे इस प्रक्रिया को फिर से पूरा करना होगा। मुझे नए विकल्प को स्रोत में डालना होगा और एक नया सत्यापन दर्ज करना होगा।
उदाहरण # 3 - डेटा तालिका बनाना और डेटा सत्यापन का उपयोग करना।
इस पद्धति में, हम एक डेटा तालिका बनाएंगे और पहले की तरह डेटा सत्यापन का उपयोग करेंगे। लेकिन इस विधि का उपयोग करने के लाभ के बारे में बाद में बताया जाएगा। हम कहते हैं कि मेरे पास एक रेस्तरां है और ग्राहकों के लिए चयन करने के लिए कुछ व्यंजन हैं। मैंने नीचे एक कॉलम में डेटा डाला है।
- पहला कदम एक तालिका बनाना है, डेटा का चयन करें, और सम्मिलित करें टैब में, टेबल्स पर क्लिक करें।
- निम्न विंडो खुल जाएगी और जब हम ठीक क्लिक करेंगे तो हमने कॉलम A में अपनी तालिका बना ली है।
- इस तालिका को "रेस्तरां" नाम दें। बाएं कोने में, हम देख सकते हैं कि तालिका का नाम बदलने का एक विकल्प है।
- रेस्तरां के रूप में तालिका का नाम बदलें ”।
- अब उस सेल का चयन करें जहाँ हम ड्रॉप-डाउन सूची सम्मिलित करना चाहते हैं।
- डेटा टैब के तहत, डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।
- अनुमति टैब में, सूचियों का चयन करें।
- अब स्रोत में, निम्न टाइप करें,
- जब हम OK पर क्लिक करते हैं तो हम देख सकते हैं कि डेटा में ड्रॉप-डाउन डाला गया है।
- अब, अगर मेरे पास एक और मेनू है, तो मान लीजिए कि सूप।
- हम देख सकते हैं कि मेनू टैब में नई प्रविष्टि भी हमारे ड्रॉपडाउन में प्रदर्शित हो रही है।
उपरोक्त प्रक्रिया ने हमारी समस्या को हल कर दिया है जहाँ अगर एक नई प्रविष्टि बनानी है और ड्रॉपडाउन को फिर से बनाने की आवश्यकता है।
एक्सेल में एडिट ड्रॉप-डाउन सूची की व्याख्या
मैंने पहले ही ऊपर बताया है कि हमें अपने डेटा में ड्रॉप-डाउन सूची की आवश्यकता क्यों है। यह एक उपयोगकर्ता को चुनने के लिए कुछ विशिष्ट मूल्यों के साथ सेल में मानों को मैन्युअल रूप से दर्ज करने में मदद करता है।
उपयोगकर्ताओं को एक्सेल में ड्रॉपडाउन से चुनने के लिए कुछ विशिष्ट विकल्पों को चुनने के लिए कहा जाता है, फिर ड्रॉप-डाउन सूची बनाना और संपादित करना काम में आता है क्योंकि उपयोगकर्ता गलत मान दर्ज कर सकता है, जो डेटा को बाधित करता है।
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची को संपादित करते समय याद रखने वाली बातें
- यदि हम मैन्युअल रूप से मानों को छोड़ने या श्रेणियों को सेट करने के लिए दर्ज करते हैं, तो किसी भी नई प्रविष्टि को एक नई ड्रॉप-डाउन सूची के साथ सम्मिलित करने की आवश्यकता होती है।
- तालिकाओं में, हम एक नई प्रविष्टि सम्मिलित कर सकते हैं, और यह ड्रॉपडाउन में अद्यतन हो जाता है।
- ड्रॉप-डाउन सूची देखने या संपादित करने के लिए, हमें सेल पर क्लिक करना होगा।
