टेम्पलेट डाउनलोड करें
एक्सेल गूगल शीटअन्य संस्करण
- एक्सेल 2003 (.xls)
- OpenOffice (.ods)
- CSV (.csv)
- पोर्टेबल डॉक। प्रारूप (.pdf)
चालान ट्रैकिंग टेम्प्लेट - ऑटो बिलिंग और भुगतान स्थिति ट्रैक करें
किसी संगठन के लिए चालान ट्रैकिंग टेम्प्लेट अत्यधिक संसाधन युक्त हो सकता है। यह कंपनियों के लिए अपने ग्राहकों की उम्र बढ़ने के सारांश का मूल्यांकन करना और उनके भुगतान की स्थिति को ट्रैक करना आसान बनाता है। इनवॉइस ट्रैकिंग के साथ, कंपनियां ऑटो-बिलिंग, इनवॉइस शेड्यूलिंग कर सकती हैं, अपने नकदी प्रवाह और बहिर्वाह, भुगतान ट्रैकिंग, इनवॉइस ट्रैकिंग के बारे में जानकारी इकट्ठा कर सकती हैं, और यहां तक कि अपने चालान टेम्प्लेट को भी अनुकूलित कर सकती हैं।
इससे कंपनियों के लिए एक जगह पर चालान और लेखांकन करना संभव हो जाता है और यहां तक कि उन्हें अपने लंबित भुगतानों को साफ करने के लिए अपने ग्राहकों को स्वचालित अनुस्मारक भेजने में सक्षम बनाता है। चालान ट्रैकिंग कंपनियों के लिए एक सहज अनुभव हो सकता है क्योंकि उनके लिए चालान बनाना और लंबित भुगतानों को ट्रैक करना आसान हो जाता है।
टेम्पलेट के बारे में
- एक कंपनी जो अपने चालानों को ट्रैक करने के लिए तैयार है, इस टेम्पलेट के उपयोग के साथ आसानी से अपना समय और ऊर्जा बचा सकती है। इसमें सभी आवश्यक तत्व हैं जो एक कंपनी को अपने चालान का पालन करने की आवश्यकता होगी।
- इनवॉइस में अनिवार्य रूप से उल्लिखित तत्व विक्रेता के विवरण हैं, खरीदार जिसका चालान ट्रैक करना आवश्यक है, चालान संख्या, चालान की तारीख, और एक कंपनी द्वारा किए गए हर लेनदेन के बारे में अन्य जानकारी जिस अवधि के लिए चालान की जाती है।
तत्व
उपरोक्त प्रदान किए गए इनवॉइस टेम्पलेट में आवश्यक विवरण दिए गए हैं और नीचे चर्चा की गई है-
# 1 - टेम्पलेट का शीर्षक
टेम्पलेट में एक शीर्षक होना चाहिए जो बताता है कि "इनवॉइस ट्रैकिंग टेम्प्लेट।" इस शीर्षक को प्रदान करने का कारण यह सुनिश्चित करना होगा कि उपयोगकर्ता इस टेम्पलेट के उद्देश्य को आसानी से समझ सकता है।
# 2 - चालान की तारीख
आपूर्तिकर्ता को प्रदान करने के लिए इनवॉइस की तारीख महत्वपूर्ण है, और इसका गलत उल्लेख या छोड़ना नहीं चाहिए। तारीख को सबसे ऊपर प्रदान किया जाना चाहिए और वह भी टेम्पलेट के दाईं ओर।
# 3 - देनदारों का बुढ़ापा सारांश
किसी विशेष देनदार के उम्र बढ़ने के सारांश को सबसे ऊपरी बाएं कोने में प्रदर्शित करना चाहिए, और तारीखों के साथ उम्र बढ़ने का सारांश पेश करना चाहिए। यह सब जानकारी प्रदान करने के बाद, सभी बकाया को सभी उम्र बढ़ने के मूल्यों को जोड़कर गणना की जानी चाहिए। इस सारांश की गणना चालान के काम करने वाले हिस्से में विस्तृत विवरण के आधार पर की जाएगी।
# 4 - कंपनी (विक्रेता) का विवरण
कंपनी जो बिक्री के मोर्चे पर है, उसे अनिवार्य रूप से और जहाँ भी पूछा जाए, चालान में अपना विवरण देना होगा। चालान के शीर्ष बाएं हाथ में आपूर्तिकर्ता का विवरण होना चाहिए, जैसे कि कंपनी का नाम, डाक कोड और देश के साथ पूरा पता, ईमेल आईडी, फैक्स और एक संदर्भ संख्या।
# 5 - देनदारों का विवरण
देनदार का नाम जिसे चालान में ट्रैक करने की आवश्यकता है, उसे आपूर्तिकर्ताओं के विवरण के नीचे उल्लेख किया जाना चाहिए। ट्रैकिंग चालान में नाम के अलावा उसका संपर्क नंबर और पता भी देना होगा। इन विवरणों को आपूर्तिकर्ता कंपनी के विवरण के ठीक नीचे बाईं ओर लिखा जाना आवश्यक है।
# 6 - गणना सेगमेंट
गणना खंड को विभिन्न सबहेड्स में विभाजित किया जा सकता है। ये प्रभाग प्रदान किए गए हैं और नीचे चर्चा की गई है:
# 7 - दिनांक
चालान में प्रत्येक लेनदेन के लिए तारीख प्रदान की जानी चाहिए। यह देनदारों की आयु के मूल्यांकन में निम्नलिखित गणना प्रक्रिया को आसान करेगा।
# 8 - चालान संख्या
तिथि के ठीक बाद चालान नंबर प्रदान किया जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि दर्ज किए गए लेन-देन को व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित किया जाए न कि बेतरतीब ढंग से।
# 9 - ग्राहकों का नाम
- डेट के ठीक बगल में देनदार या ग्राहक के नाम का उल्लेख होना चाहिए। यह उल्लेख करने के लिए ग्राहकों का नाम महत्वपूर्ण है क्योंकि यह व्यक्तिगत ग्राहकों के लिए बनाया गया चालान नहीं है। इस प्रकार का चालान कंपनी द्वारा विभिन्न प्रकार के ग्राहकों के साथ किए गए सभी लेन-देन के विवरण को शामिल करने के बाद बनाया गया है।
- तैयार किए जा रहे चालान की अवधि के लिए कंपनी के साथ लेन-देन करने वाले सभी ग्राहकों को विधिवत दर्ज किया जाना चाहिए। यह कंपनियों के लिए ग्राहकों के भुगतान की स्थिति को ट्रैक करने की प्रक्रिया को आसान बनाता है और उन्हें अपने भुगतान पैटर्न के अनुसार अपने ग्राहकों से निपटने में सक्षम बनाता है।
- उदाहरण के लिए, यदि कोई देनदार अपने भुगतान में देरी करता है, तो कंपनी क्रेडिट पर उसे आगे माल जारी नहीं करने का विकल्प चुनेगी और यह सुनिश्चित करेगी कि पर्याप्त अनुवर्ती प्रक्रियाएं हों, जबकि एक ऋणी जो समय पर भुगतान करता है, वह हमेशा बरकरार रहेगा और कंपनी द्वारा मूल्यवान होगा ।
# 10 - अन्य विवरण
कंपनी को प्रत्येक लेन-देन के लिए देय तिथियां भी प्रदान करनी चाहिए, जो एक ग्राहक से देय और प्राप्त की जाती हैं; और तदनुसार, उनकी उम्र बढ़ने के सारांश, बकाया राशि की गणना करता है, और इस सब के आधार पर, उसकी स्थिति का मूल्यांकन करता है।
इस चालान ट्रैकिंग टेम्प्लेट का उपयोग कैसे करें
इनवॉइस ट्रैकिंग टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा:
- टेम्पलेट का उपयोग करने वाले व्यक्ति को उन सभी विवरणों को आवश्यक फ़ील्ड में दर्ज करना होगा जो पहले से भरे हुए नहीं हैं।
- उपयोगकर्ता को चालान का नामकरण शुरू करना चाहिए ताकि इस चालान का उद्देश्य सीखा जा सके।
- उपयोगकर्ता को अपनी कंपनी के विवरण जैसे नाम, कार्यालय का पता, संपर्क नंबर, ईमेल आईडी और फैक्स का उल्लेख करना होगा।
- उपयोगकर्ता को खाके में चालान की तारीख भी प्रदान करनी होगी।
- उपयोगकर्ता को उस ग्राहक या ग्राहक के नाम, पते और संपर्क नंबर का उल्लेख करना चाहिए जो उम्र बढ़ने की स्थिति और सारांश है जिसे वह सीखने के लिए तैयार है।
- उपयोगकर्ता को अगले खंड में जाना चाहिए और प्रत्येक लेनदेन के लिए विवरण भरना होगा जैसे सीरियल नंबर, लेनदेन की तारीख, उस लेनदेन के लिए ग्राहक, भुगतान की नियत तारीख, राशि के साथ-साथ उस लेनदेन के खिलाफ प्राप्त राशि।
- एक बार जब ये सभी इनपुट प्रदान किए जाते हैं, तो उपयोगकर्ता को उम्र बढ़ने के सारांश की गणना करनी चाहिए और उस ग्राहक के लिए उसके लेनदेन के संबंध में बकाया राशि का मूल्यांकन करना चाहिए और उसके अनुसार अपनी स्थिति का उल्लेख करना चाहिए।
