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नमूना खरीद आदेश टेम्पलेट
एक खरीद ऑर्डर उत्पाद के विक्रेता को उत्पाद के खरीदार द्वारा लिखित मोड में माल की खरीद के औपचारिक इरादे के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। क्रय आदेश टेम्प्लेट एक कानूनी दस्तावेज नहीं है, बल्कि सामान और सेवाओं की खरीद के लिए खरीदार और विक्रेता के बीच एक वाणिज्यिक प्रतिबद्धता है, और इसमें विस्तृत जानकारी होगी ताकि त्रुटि की संभावना कम हो। एक बार क्रेता द्वारा जारी किए जाने के बाद, विक्रेता द्वारा स्वीकार किया जाना चाहिए, और इस प्रक्रिया के बाद जो एक बार अनुमोदित हो जाता है, विक्रेता खरीदार को अंतिम चालान भेज देगा। चालान और खरीद विवरण के बीच नगण्य अंतर हैं, और अंतिम चरण के रूप में, भुगतान किया जाएगा।
खरीद आदेश टेम्पलेट के घटक
कंपनियां अपनी आवश्यकता के अनुसार इसे डिजाइन कर सकती हैं; हालाँकि, सामान्य प्रारूप पर नीचे चर्चा की गई है:
भाग # 1 - कंपनी का नाम
खरीद आदेश जारी करने वाली कंपनी का नाम यहां उल्लेख करने की आवश्यकता है।
भाग # 2 - कंपनी का पता
खरीद आदेश जारी करने वाली कंपनी का पता यहां उल्लेख किया जाना चाहिए।
भाग # 3 - पीओ संख्या
पीओ नंबर एक अपेक्षित संख्या होगी जिसका उपयोग क्रय कंपनी द्वारा किया जाएगा, और यह नंबर 1 के साथ या विभिन्न संयोजनों के साथ शुरू हो सकता है यदि कंपनी के कई प्रभाग हैं और यह पहचान करना चाहता है कि किस विभाग ने पीओ की आवश्यकता जारी की है। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी एबीसी है, तो उसके पास विभाग है # 58, इसका 350 वां आदेश और महीना जनवरी है, तब पीओ नंबर ABC580035001 हो सकता है। यहां, एबीसी कंपनी के नाम का प्रतिनिधित्व करेगा, 58 विभाग पहचान कोड होगा, और फिर अगले 5 अंकों का उपयोग ऑर्डर संख्या के लिए किया जाएगा, और अंतिम 01 उस महीने का प्रतिनिधित्व करेगा जब पीओ उठाया गया था।
भाग # 4 - पीओ तिथि
पीओ तारीख का उल्लेख यहां किया जाना चाहिए।
भाग # 5 - विक्रेता की आईडी
वेन्डर आईडी, जिसमें पीओ की आवश्यकता को उठाया जाएगा, का उल्लेख यहां किया जाना चाहिए।
मध्य भाग
भाग # 6 - विक्रेता का नाम
विक्रेता के नाम का उल्लेख यहां करने की आवश्यकता है जिससे सामान खरीदने का इरादा है।
भाग # 7 - विक्रेता का पता
विक्रेता के पते का उल्लेख यहां करने की आवश्यकता है जिनसे सामान खरीदने का इरादा है।
भाग # 8 - क्रेता का नाम
खरीदार के नाम का उल्लेख यहां करने की आवश्यकता है, अर्थात, उस व्यक्ति या विशेष विभाग का नाम जहां माल भेजना है।
भाग # 9 - क्रेता का पता
खरीदार के पते का उल्लेख यहां करने की आवश्यकता है, यानी शिपमेंट विवरण।
भाग # 10 - चिंतित व्यक्ति
लेफ्ट साइड संबंधित व्यक्ति विक्रेता की तरफ से होगा, और राइट साइड संबंधित व्यक्ति कंपनी के विभाग से होगा, जिससे विक्रेता कनेक्ट हो सकता है।
आखरी भाग
भाग # 11 - शिपिंग विधि
शिपिंग विधि जिसमें मोड का उल्लेख यहां किया जाएगा।
भाग # 12 - भुगतान की शर्तें
आमतौर पर, 30 दिनों के भुगतान की शर्तों या किसी विशिष्ट उद्योग-वार क्रेडिट अवधि के रूप में उल्लेख किया जाता है।
भाग # 13 - आवश्यक दिनांक
माल की आवश्यकता होने पर तारीख का उल्लेख किया।
भाग # 14 - आइटम विवरण
उन वस्तुओं का उल्लेख किया जो आवश्यक वस्तुएँ हैं।
भाग # 15 - मात्रा / इकाई मूल्य / राशि
आवश्यक मात्रा दर्ज करें और प्रति-यूनिट मूल्य का उल्लेख करें। इसके अलावा, राशि के लिए, इकाई मूल्य से मात्रा को गुणा करें।
भाग # 16 - स्वीकृत द्वारा
अधिकांश कंपनियों को आवश्यकता है कि पीओ को प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए अन्यथा वहां अनावश्यक खरीद की जाएगी।
भाग # 17 - सबटोटल, फ्रेट, टैक्स और ऑर्डर टोटल
सबटोटल कुल दर्ज की गई राशि होगी, और फिर तदनुसार, माल की गणना करों के साथ ही की जाएगी, और अंतिम कुल राशि दर्ज करने की आवश्यकता है।
इस टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?
जैसा कि कहा गया है, पीओ आदेश उनकी आवश्यकताओं के अनुसार खरीद विभाग द्वारा अनुकूलित किया जा सकता है। पीओ आदेश का उपयोग करने के लिए, सभी को ऊपर बताए गए सभी विवरणों को दर्ज करने की आवश्यकता होती है, और फिर इस टेम्पलेट का उपयोग खरीद आवश्यकता को रखने के लिए किया जा सकता है और जेआईटी तकनीक का उपयोग करके सिस्टम में स्वचालित किया जा सकता है।
