ऑडिट ट्रेल अर्थ
एक ऑडिट ट्रेल वित्तीय डेटा के स्रोत का पता लगाने के लिए एक व्यवस्थित रिकॉर्ड है और गतिविधियों की एक श्रृंखला के कालानुक्रमिक, दस्तावेजी सबूत प्रदान करता है और इसलिए इसका उपयोग डेटा की सटीकता को सत्यापित करने और लेनदेन को ट्रैक करने के लिए किया जाता है।
यह तीन बुनियादी सवालों के जवाब देता है-
- क्या थी घटना?
- किसने कार्यक्रम का शुभारंभ / पहल की है?
- घटना की तारीख और समय?
ऑडिट ट्रेल उदाहरण
नीचे कुछ उदाहरण दिए गए हैं।
उदाहरण 1
कार्टन लेन-देन के लिए ऑडिट ट्रेल क्या होगा?
उपाय -
इसमें एक रसीद होगी जिसमें कार्टन, लेन-देन की तारीख, और जिस स्थान से इसे खरीदा गया है, के बदले भुगतान की गई नकदी का विवरण होगा।
उदाहरण # 2
एक कंपनी कर्मचारियों के लिए एक लैपटॉप खरीदना चाहती है। ऑडिट ट्रेल में सभी को क्या शामिल किया जाएगा?
उपाय -
वित्त टीम एक खरीद को अधिकृत करने के लिए एक खरीद आदेश उत्पन्न करेगी। जिस दुकान से लैपटॉप खरीदा जाता है, वह बिल बिक्री की तारीख, राशि और खरीदे गए आइटम का विवरण देता है। इन सभी दस्तावेजों में एक ऑडिट ट्रेल शामिल होगा।
लाभ
विभिन्न उपयोगकर्ता आवश्यकताओं के आधार पर इसका अलग-अलग उपयोग करते हैं। इस निशान के महत्वपूर्ण लाभ नीचे दिए गए हैं:
- जवाबदेही: यह उपयोगकर्ताओं के कार्यों के संदर्भ में जवाबदेही तय करता है। यह अनुचित जानकारी या सूचना के अनधिकृत उपयोग की शुरूआत को रोकता है। इसके अलावा, उपयोगकर्ता की प्रत्येक क्रिया को रिकॉर्ड किया जाता है, जो सिस्टम में संबंधित परिवर्तनों / संशोधनों को ट्रेस करने में मदद करता है।
- घटनाओं का पुनर्निर्माण: यह पूरी जानकारी को पुनर्जीवित कर सकता है और कौन, कब और क्या की घटना से संबंधित बुनियादी विवरणों को ट्रेस कर सकता है। यह भविष्य में होने वाली घटनाओं को रोकने के लिए स्रोत की समस्याओं और उसी को ठीक करने में मदद करता है।
- घुसपैठ का पता लगाना: यह अनधिकृत पहुंच की पहचान करने में मदद करता है। कई नियमों ने डेटा गोपनीयता बनाए रखने के लिए इसे अनिवार्य बना दिया है। यह बौद्धिक संपदा, वित्तीय रिकॉर्ड, व्यक्तिगत जानकारी, आदि के संरक्षण तक फैली हुई है।
- समस्या की पहचान: वास्तविक समय की निगरानी के माध्यम से, ऑडिट लॉग उन समस्याओं की पहचान करता है जो परिचालन मुद्दों, असामान्य या संदिग्ध गतिविधियों या सिस्टम त्रुटियों का संकेत देती हैं।
- धोखाधड़ी रोकें- जब उचित रिकॉर्ड बनाए रखा जाता है, तो असंगति का पता लगाना आसान होता है। इसके अलावा, चूंकि उपयोगकर्ता जानते हैं कि लेनदेन रिकॉर्ड किए गए हैं और पता लगाने योग्य हैं, इसलिए, वे इस तरह की गतिविधि का प्रयास नहीं करेंगे।
- ऑडिट में मदद करता है- अधिकांश व्यवसायों के लिए, एक ऑडिट अनिवार्य है। जब हर लेन-देन के लिए सही तरीके से निशान बनाए रखा जाता है, तो ऑडिटर के लिए वैधता निर्धारित करना आसान हो जाता है। यह ऑडिट समय और लागत प्रभावी बनाता है। यह ऑडिटर्स को कंपनी के आंतरिक नियंत्रणों पर भरोसा करने और ऑडिट के दायरे को तय करने में मदद करता है।
- त्रुटियों की पहचान और सुधार- यह व्यापक और आसानी से उपलब्ध जानकारी प्रदान करता है जिसे गलतियों का पता लगाने के लिए आसानी से जांच की जा सकती है, यदि कोई हो। चूंकि यह सब कुछ ट्रैक करता है, इसलिए गलती को एक बार में ठीक किया जा सकता है और कई बार त्रुटि को ठीक करने वाले कई लोगों के समय को बचाता है।
- नियामक मानकों का पालन- नियामक मानक का पालन करने के लिए, ऑडिट ट्रेल को बनाए रखना महत्वपूर्ण है। यह कानूनी उद्देश्यों के लिए आवश्यक होने पर लेनदेन के पदार्थ को समझने में मदद करता है।
- ऋण दस्तावेज़- ऋणदाताओं को किसी कंपनी को ऋण देने से पहले राजस्व और नकदी प्रवाह के कुछ प्रमाण की आवश्यकता होती है। यह निशान लेनदेन का एक विस्तृत रिकॉर्ड रखता है जो आवश्यक दस्तावेज प्रदान करने में मदद कर सकता है।
सीमाएं
- पहुंच और भंडारण के लिए उपयोग किए जाने वाले स्थान सहित ऑडिट ट्रेल को बनाए रखने में चुनौती
- डेटा लॉग भारी हो सकता है, जो भंडारण लागत में वृद्धि की ओर जाता है।
- कभी-कभी डेटा सुरक्षा और परिचालन प्रदर्शन के बीच संतुलन बनाना मुश्किल हो जाता है।
- अनुचित उपयोग के माध्यम से डेटा के नुकसान से लाभ और प्रतिष्ठा या कानूनी कार्रवाई को सीधे नुकसान हो सकता है।
निष्कर्ष
- ऑडिट ट्रेल की जानकारी सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत की जानी चाहिए
- इस निशान का समय पर और नियमित बैकअप होना चाहिए
- भारी भंडारण लागत से बचने के लिए केवल उपयोगी जानकारी एकत्र की जानी चाहिए
- नियमित अंतराल पर ऑडिट लॉग की समीक्षा की जानी चाहिए
- सिस्टम उपयोगकर्ताओं को ट्रेल्स की उपलब्धता सुनिश्चित करने के लिए ऑडिट ट्रेल्स के बारे में पता होना चाहिए
