थ्री-वे मैचिंग क्या है?
थ्री-वे मिलान वह अवधारणा है जिसके माध्यम से अनधिकृत खरीद लेनदेन को तीन तरीकों से क्रॉस-चेकिंग के माध्यम से ट्रैक किया जा सकता है अर्थात् ऑर्डर की पुष्टि की प्राप्ति (खरीद ऑर्डर), ऑर्डर की प्राप्ति और सूचना के माध्यम से उत्पन्न चालान की वैधता विभिन्न विभागों से ताकि अनधिकृत लेनदेन को खत्म किया जा सके और आंतरिक नियंत्रण को बढ़ाया जा सके।
स्पष्टीकरण
बड़े संगठन संगठन की नीतियों के अनुसार मानक संचालन प्रक्रिया द्वारा इन्वेंट्री खरीदते हैं। इसलिए अनधिकृत लेनदेन को प्रतिबंधित करने के लिए दोहरा नियंत्रण आवश्यक है। यह वैध लेनदेन को अधिकृत करने का नियंत्रण उपाय है। तीन-तरफा प्रक्रिया में, क्रॉस सत्यापन के माध्यम से प्रमुख खरीद को नियंत्रित किया जाता है। यदि किसी कदम पर कोई खराबी है, तो जब तक त्रुटि की पुष्टि नहीं हो जाती या आपूर्तिकर्ता से संशोधित चालान प्राप्त नहीं होता है, तब तक चालान के खिलाफ राशि नहीं ली जा सकती है। यह जोखिम प्रबंधन के तरीकों में से एक है क्योंकि अनधिकृत व्यक्तियों को या नकली बिलों के खिलाफ भुगतान के जोखिम को नियंत्रित किया जाना है। कभी-कभी यह एक लंबी प्रक्रिया बन जाती है, लेकिन यह जोखिम के प्रबंधन का सबसे प्रभावी तरीका है।
थ्री-वे मैचिंग प्रक्रिया
- खरीद के लिए मानक संचालन प्रक्रिया में ऑर्डर शामिल है जब स्टॉक रीऑर्डर स्तर तक पहुंच जाता है, उद्धरण की प्राप्ति, क्रय विभाग को कोटेशन का प्रसंस्करण और उसके बाद खरीद विभाग यह तय करेगा कि किस आपूर्तिकर्ता से खरीद मूल्य, गुणवत्ता और प्रतिष्ठा के आधार पर की जानी है। आपूर्तिकर्ता का और फिर अंतिम रूप से खरीद आदेश जारी करना।
- खरीद आदेश के आधार पर, खरीदारी की जानी है। खरीद आदेश प्राप्त होने के बाद, इन्वेंट्री प्रबंधन विभाग द्वारा रसीद आदेश जारी किया जाना है, और फिर चालान को क्रय विभाग द्वारा उसी के लेखांकन के लिए लेखा विभाग को भेजा जाना है।
- इसके बाद, आखिरकार, आपूर्तिकर्ता को भुगतान के लिए चालान और फिर कैशियर या नकद विभाग को चालान दिया जाता है।
भुगतान को अधिकृत करने से पहले, भुगतान में शामिल व्यक्ति तीन-तरफा मिलान प्रक्रिया का उपयोग करेगा।
तीन-तरफा मिलान प्रक्रिया में शामिल हैं:
# 1 - खरीद आदेश का सत्यापन
क्रय विभाग से खरीद आदेश सत्यापित किया जाना है ताकि आपूर्तिकर्ता का नाम, दिनांक, मात्रा, पता, भुगतान की जानकारी और राशि का सत्यापन किया जा सके।
# 2 - ऑर्डर रसीद का सत्यापन
खरीद आदेश की पुष्टि करने के बाद, नकद विभाग इन्वेंट्री विभाग से आदेश की प्राप्ति के बारे में सत्यापित करेगा ताकि चालान के अनुसार माल की मात्रा का मिलान किया जा सके और जैसा कि इन्वेंट्री विभाग द्वारा प्राप्त किया गया है।
# 3 - लेखा विभाग से सत्यापन
इन्वेंट्री विभाग से सत्यापित करने के बाद, पुस्तकों में दर्ज राशि और मात्रा को सत्यापित करने के लिए खातों में प्रविष्टि की जांच की जानी है।
यदि कोई चालान सत्यापन के सभी तीन चरणों से मेल खाता है, तो केवल भुगतान को अधिकृत किया जाना है, और बिल संलग्न है।
थ्री-वे मैचिंग का उदाहरण
ए। लिमिटेड का खरीद विभाग एबीसी एंड कंपनी, 3000 टुकड़ों के स्टॉक की खरीद के लिए आदेश जारी करता है, और प्रति टुकड़ा कीमत $ 100 है। आदेश रखा गया है। ऑर्डर की रसीद बनाई गई थी, लेकिन बड़ी मात्रा में होने के कारण, स्टोरकीपर ने ऑर्डर प्राप्त होने के समय क्रॉस-चेक नहीं किया। हालांकि, जाँच के बाद, यह पाया गया कि केवल 2850 टुकड़े प्राप्त हुए थे, और लेखा विभाग को चालान दिया जाता है और लेखा विभाग आगे इसे नकद विभाग को नकदीकरण के लिए देता है। तीन-तरफ़ा सत्यापन के लिए प्रक्रिया निर्धारित करें?
उपाय:
भुगतान के लिए बिल को अधिकृत करने से पहले, व्यक्ति को निम्नलिखित प्रक्रिया का उपयोग करना चाहिए:
1 - क्रय विभाग से सत्यापन:
खरीद आदेश को सत्यापित किया जाना है कि क्या ऑर्डर खरीद आदेश के अनुसार रखा गया है या नहीं। वर्तमान मामले में, तीन-तरफा मिलान का पहला चरण मेल खाता है, अर्थात, ऑर्डर को खरीद आदेश के अनुसार रखा गया है।
2 - इन्वेंटरी विभाग से सत्यापन:
अधिकृत व्यक्ति सूची विभाग से आंकड़े एकत्र करेगा। इस स्थिति में, केवल 2850 इन्वेंट्री प्राप्त होती है, इसलिए बिल भुगतान के लिए अधिकृत नहीं किया जा सकता है। अधिकृत व्यक्ति सूची विभाग को आपूर्तिकर्ता से बिल को सुधारने का निर्देश देगा।
फिर इन्वेंट्री विभाग संशोधित बिल जारी करने के लिए एबीसी एंड कंपनी के अधिकृत व्यक्ति से संपर्क करेगा। संशोधित बिल प्राप्त होने के बाद, इसे सुधार करने के लिए लेखा विभाग में दिया जाना है।
3 - लेखा विभाग या लेखा अभिलेखों से सत्यापन:
आपूर्तिकर्ता से संशोधित बिल की पुष्टि के बाद, अधिकृत व्यक्ति को लेखांकन रिकॉर्ड के साथ इसे सत्यापित करना होगा, और आखिरकार, सभी चरणों और चरणों के बाद, अधिकृत व्यक्ति भुगतान के लिए बिल को अधिकृत करेगा।
इस तरह, छोटी रसीद की पहचान की जाती है और उसे सुधारा जाता है।
थ्री-वे मैचिंग के उपयोग
- तीन-तरीके, मिलान प्रक्रिया का उपयोग बड़े संगठनों में किया जाता है।
- यह भी प्रयोग किया जाता है जहां विभिन्न विभाग हैं जो विभिन्न कार्यों को संभाल रहे हैं।
- इसका उपयोग किया जाता है जहां एक संगठन कई उत्पादों का उत्पादन करने में लगा हुआ है।
- इसका उपयोग उन स्थानों पर किया जाता है, जहां नव नियुक्त कर्मचारियों को जिम्मेदारियां दी जाती हैं।
- इसका उपयोग उन जगहों पर किया जाता है जहां अधिकांश भुगतान नकद में किए जाते हैं।
- यह भी उपयोग किया जाता है जहां कर्मचारी अकुशल कर्मचारी शामिल होते हैं।
लाभ
विभिन्न लाभ इस प्रकार हैं:
- यह सुनिश्चित करता है कि प्राप्त स्टॉक के वैध बिल और मूल्य के खिलाफ भुगतान सही व्यक्ति को किया जाए।
- यह संगठन में उचित नियंत्रण सुनिश्चित करता है।
- यह अनधिकृत भुगतानों को न्यूनतम या सीमित करता है।
- तीन-तरीकों से मिलान के माध्यम से, गबन को नियंत्रित किया जाना है।
- त्रुटियों को तीन-तरफ़ा मिलान प्रक्रिया में आसानी से पहचाना जा सकता है।
- यह सुनिश्चित करता है कि एक ही बिल का कई बार भुगतान नहीं किया जाता है।
- प्रक्रिया कर्मचारियों के लिए जवाबदेही को बढ़ावा देती है।
- तीन-तरफ़ा प्रक्रिया के माध्यम से, जानकारी को सत्यापित किया जाना है; इसलिए यह सटीक जानकारी बन जाती है और भविष्य के निर्णयों के लिए इसका उपयोग किया जा सकता है।
नुकसान
विभिन्न नुकसान इस प्रकार हैं:
- तीन-तरफा मिलान में कई बार सत्यापन और विभिन्न दस्तावेजों का संग्रह शामिल है; इसलिए यह प्रक्रिया लंबी और समय लेने वाली है।
- लंबी प्रक्रिया और इसके विलंबित भुगतानों के कारण देर से भुगतान और असर दंड की संभावना हो सकती है।
- देर से भुगतान के कारण आपूर्तिकर्ता संबंध खराब हो सकते हैं।
- शामिल लंबी प्रक्रियाओं के कारण शुरुआती भुगतानों के लिए छूट का लाभ नहीं उठाया जा सकता है।
निष्कर्ष
तीन-तरफा मिलान देय खातों को नियंत्रित करने की प्रक्रिया है, जिसके माध्यम से देय तीन चरणों का उपयोग करके सत्यापित किया जाता है। यहां, पहले चरण की खरीद पर, आदेश को सत्यापित किया जाना है, फिर इन्वेंट्री विभाग से आंकड़े एकत्र किए जाने और सत्यापित किए जाने हैं, और अंत में, इसे लेखा प्रविष्टियों से सत्यापित किया जाना है। सभी तीन स्तरों पर सत्यापन के बाद, लेखक भुगतान के लिए बिल को अधिकृत करता है। हालाँकि, यह प्रक्रिया लंबी है। इसलिए यह समय लेने वाली है, और एक ही समय में, लंबी प्रक्रियाओं के कारण शुरुआती भुगतान की छूट का लाभ नहीं उठाया जा सकता है।
