लेखा विभाग की परिभाषा
लेखा विभाग एक फर्म को संदर्भित करता है जो वित्तीय विवरणों की तैयारी, सामान्य खाता बही के रखरखाव, बिलों के भुगतान, ग्राहक बिलों की तैयारी, पेरोल और बहुत कुछ को देखता है। दूसरे शब्दों में, वे व्यवसाय के समग्र आर्थिक मोर्चे के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हैं। यह किसी भी व्यवसाय के लिए असंभव है, चाहे घर से बाहर काम करने वाली एक छोटी सी फर्म या एक बड़ी बहुराष्ट्रीय कंपनी, किसी भी प्रकार के लेखा विभाग के बिना बहुत लंबे समय तक कार्य करना।
लेखा विभाग के कार्य
- सभी व्यावसायिक लेन-देन को सही और बड़े पैमाने पर व्यवस्थित तरीके से बनाए रखने और रिकॉर्ड करने के लिए, ताकि इसे किसी भी समय पुनर्प्राप्त और समीक्षा किया जा सके।
- अपने बहुमूल्य संसाधनों की सुरक्षा के लिए संगठन के भीतर पर्याप्त आंतरिक नियंत्रण बनाए रखना।
- प्रदर्शन मूल्यांकन के लिए एक आधार प्रदान करने और संगठन में जवाबदेही बनाने के लिए।
- कंपनी की लागत से होने वाली लागतों पर नज़र रखने के लिए और परिचालन लागत को कम करने के इरादे से मौजूदा संचालन के संशोधन की सलाह देना।
- वित्तीय आंकड़ों की उपयुक्त प्रस्तुति के माध्यम से निर्णय लेने की प्रक्रिया में वरिष्ठ प्रबंधन का समर्थन करना।
- व्यावसायिक आवश्यकताओं की प्रत्याशा और संसाधनों की अपेक्षित उपलब्धता के आधार पर योजना बनाना।
भूमिकायें और उत्तरदायित्व
- प्राथमिक जिम्मेदारियों में से एक है सभी वित्तीय आंकड़ों को ठीक से इकट्ठा करना और फिर वित्तीय विवरण / रिपोर्ट तैयार करना। इन रिपोर्टों का उपयोग बजट, पूर्वानुमान और अन्य निर्णय लेने वाली रिपोर्टों की तैयारी में किया जाता है। इसके अतिरिक्त, इन रिपोर्टों का उपयोग उधारदाताओं, निवेशकों और अन्य हितधारकों के साथ संचार के लिए भी किया जाता है।
- विक्रेताओं के साथ एक स्वस्थ संबंध का रखरखाव यह सुनिश्चित करके कि उन्हें समय पर भुगतान मिलता है। हालांकि, उन्हें समय पर या अग्रिम भुगतान के कारण छूट / प्रोत्साहन का लाभ उठाकर पैसे बचाने के अवसरों की तलाश करनी चाहिए। साथ ही, लेखा विभाग को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि न्यूनतम राशि प्रति भुगतान के हिसाब से निकले, लेकिन बिना किसी विलंब शुल्क के।
- खाता रसीदें और बकाया चालान ट्रैक करें, और किसी भी संग्रह कार्रवाई के लिए सलाह की आवश्यकता होती है। लेखा विभाग को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ग्राहक समय पर चालान का भुगतान करें और उनके साथ सौहार्दपूर्ण / मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखें।
- यह पेरोल फ़ंक्शन के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार है। उन्हें यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी कर्मचारियों को समय पर और सही तरीके से भुगतान किया जाए। इसके अतिरिक्त, विभाग को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि कर्मचारी करों का सही मूल्यांकन किया जाता है, और भुगतान राज्य और संघीय अधिकारियों को समय पर किए जाते हैं।
- उन्हें लेखांकन के लागू मानकों जैसे यूएस GAAP के साथ सामंजस्य और पालन के माध्यम से वित्तीय नियंत्रण बनाए रखने की आवश्यकता है। इन सभी प्रथाओं को किसी भी धोखाधड़ी और चोरी को रोकने के लिए लागू किया जाता है। एक वित्त नियंत्रक के रूप में, विभाग को बिना किसी सुस्ती के प्रक्रियाओं का उचित रखरखाव सुनिश्चित करना चाहिए।
लेखा विभाग की संरचना
अधिकांश कंपनियों के पास उनके लेखा विभाग में एक से अधिक कर्मचारी सदस्य होते हैं, और इसलिए उन्हें इसके प्रबंधन को कारगर बनाने के लिए एक संगठनात्मक संरचना निर्धारित करनी होती है। सामान्य तौर पर, इसमें मुख्य वित्तीय अधिकारी (सीएफओ), वित्तीय नियंत्रक, प्रबंधक और लेखाकार शामिल होते हैं। संरचना इस प्रकार है:
- सीएफओ विभाग के शीर्ष पर है और सीधे व्यवसाय के मालिक या मुख्य परिचालन अधिकारी (सीईओ) को रिपोर्ट करता है।
- वित्तीय नियंत्रक सीएफओ को रिपोर्ट करता है और विभाग के भीतर अधिक विशिष्ट जिम्मेदारियां होती हैं।
- वित्त नियंत्रक के पास आम तौर पर प्रबंधकों की एक टीम होती है - पेरोल प्रबंधक, लेखा प्राप्य प्रबंधक, और लेखा देय प्रबंधक।
- प्रत्येक डिवीजन मैनेजर में आमतौर पर एकाउंटेंट्स की एक टीम होती है।
लेखा विभाग का मान
लेखा विभाग एक व्यवसाय चलाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है क्योंकि यह सभी वैधानिक आवश्यकताओं के अनुपालन को सुनिश्चित करते हुए राजस्व (धन) और व्यय (धन) दोनों पर नज़र रखने में मदद करता है। इसके अतिरिक्त, यह प्रबंधन, उधारदाताओं, निवेशकों और अन्य हितधारकों को मात्रात्मक वित्तीय जानकारी भी प्रदान करता है, जो इसे सूचित व्यापार निर्णय लेने के लिए उपयोग करते हैं।
लेखा विभाग की प्रमुख स्थिति
निम्नलिखित कुछ प्रमुख पद हैं:
- मुख्य वित्तीय अधिकारी (सीएफओ): सीएफओ आमतौर पर बड़े कॉर्पोरेट्स के वित्त विभाग के शीर्ष पर होते हैं। वे व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य की देखरेख करने और समग्र वित्त विभाग का प्रबंधन करने के लिए जिम्मेदार हैं, जिसमें वित्तीय योजना और रिपोर्टिंग, लघु और दीर्घकालिक व्यापार रणनीति, लेखा परीक्षा, आंतरिक जोखिम प्रबंधन आदि शामिल हैं। वे वरिष्ठ प्रबंधन को वित्तीय निहितार्थ को समझने में भी मदद करते हैं। विभिन्न चल रही गतिविधियों - संगठन के भीतर और बाहर।
- वित्तीय नियंत्रक: वित्तीय नियंत्रक सीएक्सओ के साथ-साथ काम करते हैं, और वे वित्तीय लेखांकन के साथ-साथ परियोजना प्रबंधन, बजट और अधिक पर रिपोर्ट तैयार करने के लिए जिम्मेदार हैं। हालांकि, उनका प्रमुख ध्यान तत्काल वित्तीय मुद्दों के प्रबंधन पर है।
- ट्रेजरी मैनेजर: ट्रेजरी मैनेजर विभिन्न ट्रेजरी नीतियों के निर्माण और विकास में मदद करते हैं, जिसमें सर्वोत्तम निवेश के अवसरों की पहचान, क्रेडिट सुविधाओं का अनुकूलित उपयोग, वित्तपोषण लागत में कमी आदि शामिल हैं।
- लेखा प्रबंधक / मुख्य लेखाकार / लेखा पर्यवेक्षक : ये प्रबंधक सभी वित्तीय लेनदेन को बनाए रखने और रिपोर्ट करने के लिए जिम्मेदार हैं। वे लेखा परीक्षा नीति और वैधानिक आवश्यकताओं के आधार पर लेखांकन सिद्धांतों को स्थापित और लागू करते हैं।
- लेखाकार: लेखाकार एक लेखा विभाग में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं क्योंकि वे सभी वित्तीय जानकारी की माप और व्याख्या में शामिल होते हैं।
