वर्कशीट क्या है?
अकाउंटिंग वर्कशीट एक स्प्रेडशीट उपकरण है जो सभी लेखांकन जानकारी को रिकॉर्ड करता है और इसका उपयोग लेखा चक्र के अंत में कंपनी के वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए किया जाता है, जिससे इसकी वित्तीय सटीकता सुनिश्चित होती है।
- इन लेखांकन स्प्रेडशीट को मुख्य रूप से केवल आंतरिक उद्देश्यों के लिए डिज़ाइन किया गया है, जहां कंपनी के बाहरी उपयोगकर्ता, जैसे निवेशक, लेनदार, आदि को शायद ही कभी कंपनी के लेखांकन कार्यपत्रक को देखने का मौका मिलता है।
- इसके कारण, उनके आंतरिक और वर्कफ़्लो आवश्यकताओं की मांग को पूरा करने के लिए अपने प्रारूप को संशोधित करने के लिए लेखांकन वर्कशीट की तैयारी के साथ लचीलापन है। तो, यह स्प्रेडशीट है जो कंपनी के लेखांकन चक्र के प्रत्येक चरण को ट्रैक करने में मदद करती है।
लेखा वर्कशीट के घटक
आम तौर पर डेटा के पांच कॉलम होते हैं, और डेटा का प्रत्येक कॉलम डेबिट प्रविष्टियों और क्रेडिट प्रविष्टियों को अलग-अलग सूचीबद्ध करता है। लेखांकन कार्यपत्रक में डेटा के पांच स्तंभ निम्नलिखित हैं:
# 1 - अनुचित परीक्षण संतुलन
अनधिकृत ट्रायल बैलेंस कॉलम में कंपनी की सभी परिसंपत्तियां, देयता, व्यय और राजस्व खाते शामिल हैं, जिनका उपयोग संबंधित वर्ष में किया जाता है। क्रेडिट और अनधिकृत ट्रायल बैलेंस के डेबिट कॉलम की संख्या बराबर है।
# 2 - समायोजन
कंपनी के सभी खाते, जिनमें समायोजन प्रविष्टि को पारित करने की आवश्यकता होती है, समायोजन कॉलम में सूचीबद्ध होंगे। समायोजन की शेष राशि का कुल क्रेडिट और डेबिट कॉलम बराबर है।
# 3 - समायोजित परीक्षण शेष
समायोजित परीक्षण शेष पिछले दो कॉलमों की प्रविष्टियों को जोड़कर तैयार किया जाएगा, अनधिकृत परीक्षण संतुलन और समायोजन। समायोजित परीक्षण शेष का कुल क्रेडिट और डेबिट कॉलम बराबर हैं।
# 4 - आय विवरण
आय स्टेटमेंट कॉलम में केवल व्यय और राजस्व खातों के संबंध में मूल्य शामिल हैं। इस मामले में, यदि कुल राजस्व का मूल्य व्यय कॉलम से अधिक है, तो अंतर कंपनी की वर्ष की शुद्ध आय होगी क्योंकि यह उस वर्ष की तुलना में वर्ष में अधिक राजस्व कमा रही है जो अपने खर्चों पर खर्च कर रही है।
दूसरी ओर, यदि वर्ष के लिए कुल खर्च राजस्व कुल से अधिक है, तो अंतर कंपनी के वर्ष का शुद्ध नुकसान होगा क्योंकि यह अपने खर्चों पर जितना खर्च कर रहा है, उससे अधिक खर्च कर रहा है। दोनों ही मामलों में, अंतर के लिए कंपनी द्वारा संतुलन प्रविष्टि को पारित किया जाना आवश्यक है।
# 5 - बैलेंस शीट
बैलेंस शीट कॉलम में केवल संपत्ति, देनदारियों और मालिक की पूंजी के संबंध में मूल्य शामिल हैं। बैलेंस शीट का कुल क्रेडिट और डेबिट कॉलम बराबर होगा।
अकाउंटिंग वर्कशीट का उदाहरण
कंपनी XYZ Ltd. एक बेकरी व्यवसाय चलाती है। खातों के अंतिम विवरण तैयार करने से पहले वर्ष के दौरान, इसने एक मध्यवर्ती कदम के रूप में एक लेखांकन स्प्रेडशीट विकसित करने का निर्णय लिया। कंपनी का अनधिकृत परीक्षण संतुलन कॉलम 1 में दिया गया है। वर्ष के दौरान, दो समायोजन किए गए थे, जिसमें अग्रिम में $ 1,500 के किराए का भुगतान और $ 2,000 का मूल्यह्रास व्यय शामिल है। एक अकाउंटिंग वर्कशीट तैयार करें।
उपाय:
वर्कशीट का लाभ
- लेखांकन स्प्रेडशीट की सहायता से, फर्म चरण-दर-चरण के वित्तीय विवरणों की तैयारी की प्रक्रिया को पूरा करना आसान हो जाता है। यह आय विवरण और कंपनी की बैलेंस शीट के विकास के लिए आवश्यक उपकरणों में से एक है। जबकि उसी का उपयोग अनिवार्य नहीं है, यह एक लाभकारी कदम है।
- यह सुनिश्चित करता है कि आवश्यक समायोजन को पारित करने के लिए पुस्तकों को तैयार करते समय कंपनी के बुककीपर भूल न जाएं।
- यह कंपनी के वास्तविक वित्तीय विवरण तैयार होने से पहले कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य के बारे में जानकारी प्रदान करता है।
सीमाएं
वे मैन्युअल रूप से और कंपनी के अकाउंटिंग डेटाबेस से अलग से तैयार किए जाते हैं, इसलिए संभावना है कि बनाई गई अकाउंटिंग वर्कशीट में सूत्र में त्रुटियां या गलतियां हो सकती हैं। सारांश योगों पर निर्भर होने से पहले संबंधित व्यक्ति की सावधानीपूर्वक समीक्षा करना आवश्यक है।
निष्कर्ष
कंपनी की एक लेखा स्प्रेडशीट एक दस्तावेज है जिसका उपयोग लेखा विभाग में खाता शेष की गणना और विश्लेषण के लिए किया जाता है। एक कार्यपत्रक एक उपयोगी उपकरण है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि लेखांकन प्रविष्टियाँ सही हैं। कंपनी के लेखांकन रिकॉर्ड के सभी खातों को लेखा वर्कशीट में कम से कम एक कॉलम में दिखाया गया है, जो कंपनी के अंतिम वित्तीय विवरण तैयार होने पर त्रुटियों को रोकने के लिए एक आवश्यक कदम है।
इसलिए, यह कंपनी के पक्ष में लेखांकन चक्र के सभी महत्वपूर्ण चरणों को दर्शाता है। जबकि उसी का उपयोग अनिवार्य नहीं है, यह आय विवरण की तैयारी और कंपनी की बैलेंस शीट के लिए आवश्यक उपकरणों में से एक है।
