व्यय रिपोर्ट क्या है?
व्यय रिपोर्ट को उस प्रकार की रिपोर्ट के रूप में परिभाषित किया जाता है जो व्यवसाय या व्यवसाय के कर्मचारियों द्वारा किए गए खर्चों का दस्तावेजीकरण करती है और इसे मासिक आधार, त्रैमासिक आधार या वार्षिक आधार पर बनाए रखा जा सकता है।
स्पष्टीकरण
- प्रत्येक छोटे आकार से लेकर मध्यम आकार के व्यवसाय एक व्यय रिपोर्ट बनाए रखते हैं।
- मध्य प्रबंधन स्तर या विभागीय स्तर ऐसी रिपोर्ट तैयार करते हैं।
- यह निर्धारित करने के लिए छोटे प्रभागों में तोड़ा जा सकता है कि संगठन के किस क्षेत्र या विभाग में अधिक लागत है।
- कंपनी ऑडिट के उद्देश्य से ऐसी रिपोर्ट रखती है।
- वे इस रिपोर्ट को व्यवसाय के शीर्ष प्रबंधन को सौंपते हैं। शीर्ष प्रबंधन यह निर्णय लेता है कि किस कर्मचारी को प्रतिपूर्ति करनी है और कौन सी नहीं।
- प्रतिपूर्ति व्यय को कर योग्य और लेखा लाभ की मान्यता में उपयोग किया जाता है।
विशेषताएं
- व्यय रिपोर्ट में अपने कर्मचारियों के लिए नियोक्ता की व्यय नीति शामिल है। यह यात्रा और मनोरंजन नीति का भी दस्तावेज है, जिसके अनुसार नियोक्ता द्वारा कर्मचारी को खर्चों की प्रतिपूर्ति नहीं की जाएगी।
- यह संगठन के व्यय और पेरोल विभाग द्वारा बनाए रखा और तैयार किया जाता है। जब वे कर्मचारी प्रतिपूर्ति और दावा प्रपत्र प्राप्त करते हैं, तो वे वही होते हैं जो कर्मचारी द्वारा किए गए व्यय के विवरणों को सत्यापित करते हैं जैसा कि लागू रसीदों और सबूतों के तहत साझा किया जाता है और कर्मचारी वार रिपोर्ट तैयार करते हैं।
एक्सपेंस रिपोर्ट कैसे बनाएं?
विभिन्न उद्योगों में काम करने वाले विभिन्न संगठनों के अलग-अलग तरीके और टेम्पलेट हैं। हालांकि, किसी भी संगठन के पेरोल और व्यय रिपोर्टिंग विभाग को बनाने और तैयार करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करना चाहिए -
- पेरोल विभाग को संगठन के संबंधित विभागों से व्यय नीति पर अनुमोदन होना चाहिए।
- लागू नीति के आधार पर, कार्यकारी को ऑनलाइन व्यय प्रविष्टि प्रणाली का उपयोग करना चाहिए या समेकित एक्सेल में डेटा प्रविष्टि करना चाहिए।
- कार्यपालिका को व्यय व्यय की तिथि दर्ज करनी चाहिए।
- कार्यकारी को व्यय राशि दर्ज करनी चाहिए और लागू विक्रेता नाम का उल्लेख करना चाहिए।
- दर्ज की गई जानकारी को संशोधित करने के बाद, जैसा कि रसीद में वर्णित है, कार्यकारी को अगले स्तर की मंजूरी के लिए रिपोर्ट प्रस्तुत करनी चाहिए।
व्यय रिपोर्ट का उदाहरण
आइए हम एबीसी इंक का उदाहरण लेते हैं। कर्मचारी एक नई परियोजना को पूरा करने के लिए ऑनसाइट यात्रा कर रहा है। 23 जनवरी 2019 को, कर्मचारी ने $ 200 का भोजन खर्च, $ 100 की होटल लागत और मिसकैश प्रस्तुत किया। $ 250 की लागत। 24 जनवरी 2019 को, कर्मचारी ने $ 130 के भोजन व्यय और $ 500 के खर्च के लिए एक होटल के साथ मनोरंजन और मूवी खर्च की रिपोर्ट की।
कर्मचारी के रिपोर्ट किए गए व्यय की रिपोर्ट तैयार करने के लिए पेरोल कार्यकारी की मदद करें।
उपाय:
व्यय रिपोर्ट तैयार करें जैसा कि नीचे दिखाया गया है: -
निम्नलिखित परिणाम होंगे: -
व्यय रिपोर्ट के कॉलम
कॉलम सामान्य रूप से निम्नलिखित विवरण से बना होगा: -
- व्यय की तारीख।
- व्यय का प्रकार या प्रकृति;
- विक्रेता का नाम जहां से सेवाएं ली गई थीं या आइटम खरीदे गए थे।
- व्यय राशि।
- उस खाते के प्रमुख का नाम, जहाँ उसका उल्लेख और शुल्क लगाया जाना चाहिए।
- कर्मचारियों द्वारा किए गए पूर्व सबमिशन पर कटौती और समायोजन;
- प्रत्येक खाता प्रकार को उप-योग होना चाहिए।
- कर्मचारी द्वारा अनुरोध की गई कुल राशि की प्रतिपूर्ति।
महत्व और उपयोग
व्यय रिपोर्ट को संगठन की खर्च करने की आदतों के संदर्भ में जवाबदेही को बनाए रखने के लिए रखा जाता है। ये वे रिपोर्टें हैं जिन्हें वित्तीय विवाद और ऑडिट गतिविधियों की स्थिति में संदर्भित किया जा सकता है। समय-समय पर और नियमित रूप से इन रिपोर्टों के उचित रखरखाव और जवाबदेही से यह सुनिश्चित होता है कि आपके कर्मचारी व्यवसाय को वित्तीय रूप से संरक्षित और व्यवहार्य बनाए रखने के लिए पूर्ण जवाबदेही के लिए बजट बना रहे हैं।
ऐसी रिपोर्टें कर्मचारी और नियोक्ता दोनों को उनके खर्च करने की आदतों के मामले में व्यवसाय के प्रति जवाबदेह बनाती हैं। कुछ खर्च आयकर नियमों के अनुसार कर योग्य आय पर कटौती का आनंद लेते हैं, और इसलिए इस तरह की कटौती का आनंद लेने के लिए, बड़े निगमों को देश के राजस्व विभाग को एक समेकित रिपोर्ट प्रस्तुत करनी होती है। इसे राजस्व सेवा के साथ करों के लिए दाखिल करते समय कर रूपों में कुल लागू खर्चों की रिपोर्टिंग के साथ एक पूरक दस्तावेज के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।
लाभ
- व्यय की रिपोर्ट ऑडिटर के लिए व्यवसाय द्वारा दावा किए गए खर्चों के विवरण को सत्यापित करना आसान बनाती है।
- यह उन्हें कर्मचारियों द्वारा उपलब्ध और संलग्न रसीदों के साथ व्यय विवरण को सत्यापित करने की अनुमति देता है।
- यह आंतरिक नियंत्रण को मजबूत करता है।
- यह आइटम जो प्रतिपूर्ति योग्य है प्रतिपूर्ति करता है और जो प्रतिपूर्ति योग्य नहीं है।
- बाजारों में कई आईटी सॉफ्टवेयर की उपलब्धता है जो व्यवसाय को रिपोर्ट तैयार करने, तैयार करने और अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं।
कमियां
- वे एक बड़े निगम के लिए उपयुक्त हैं और एकल उद्यमियों और सूक्ष्म उद्यमों के लिए नहीं।
- ये रिपोर्ट सूचनाओं के डेटा प्रविष्टि में त्रुटियों के कारण कर्मचारियों द्वारा प्राप्त रसीदों के साथ मेल नहीं खा सकती हैं।
- सरल शब्दों में, रिपोर्ट हमेशा गलत बयानी और लेखांकन धोखाधड़ी की संभावना होती है।
- यह रिपोर्टिंग प्रणाली में वस्तुओं को संभालने और व्यय वस्तुओं के नियमित अद्यतन के प्रशासन की लागत को बढ़ाता है।
- यदि संगठन का आकार बहुत बड़ा है, तो व्यय नीति के तहत प्रत्येक व्यय मद की निगरानी करना बहुत कठिन है।
निष्कर्ष
व्यय रिपोर्ट को उन रिपोर्टों के रूप में माना जा सकता है जो खर्चों के प्रकार को उजागर करती हैं जिन्हें प्रतिपूर्ति की जा सकती है और जिन खर्चों को प्रतिपूर्ति नहीं की जा सकती है। खर्चों की प्रतिपूर्ति राष्ट्र के लागू कर कानूनों और नियोक्ता की लागू व्यय नीति के अनुसार होती है। यह बड़े संगठनों के लिए उपयोगी हो सकता है जो आम तौर पर दिन-प्रतिदिन के आधार पर भारी व्यय को उठाते हैं और समग्र प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद करते हैं।
