एक्सेल में पावर क्वेरी का उपयोग कैसे करें?
एक्सेल पावर क्वेरी का उपयोग डेटा स्रोतों की खोज, डेटा स्रोतों के साथ संबंध बनाने और फिर हमारी विश्लेषण आवश्यकता के अनुसार डेटा को आकार देने के लिए किया जाता है। एक बार हमने अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को आकार देने के साथ किया है, हम अपने निष्कर्षों को साझा कर सकते हैं और अधिक प्रश्नों का उपयोग करके विभिन्न रिपोर्ट बना सकते हैं।
कदम
मौलिक रूप से, 4 चरण हैं, और पावर क्वेरी में इन 4 चरणों का क्रम निम्नानुसार है:
- कनेक्ट: हम पहले डेटा से कनेक्ट होते हैं, जो कहीं न कहीं, क्लाउड में, सेवा में, या स्थानीय रूप से हो सकता है।
- ट्रांसफ़ॉर्म: दूसरा चरण डेटा की आकृति को उपयोगकर्ता की आवश्यकता के अनुसार बदलना होगा।
- गठबंधन करें: इस चरण में, हम कुछ परिवर्तन और एकत्रीकरण चरणों का प्रदर्शन करते हैं और दोनों स्रोतों से डेटा को संयुक्त रिपोर्ट बनाते हैं।
- प्रबंधित करें: यह कार्यपुस्तिका में अन्य क्वेरीज़ में मेल खाने वाले कॉलमों के साथ क्वेरी में स्तंभों को जोड़ता है और जोड़ता है।
एक्सेल पावर क्वेरी की कई सुपर-शक्तिशाली विशेषताएं हैं।
मान लीजिए कि हमारे पास पिछले 15 वर्षों के लिए 180 फाइलों में डेटा खरीद है। अब एक संगठन के प्रबंधन को विश्लेषण करने से पहले संख्याओं को समेकित करने की आवश्यकता होगी। प्रबंधन निम्नलिखित विधियों में से किसी एक को ले सकता है:
- वे सभी फाइलें खोलेंगे और उन्हें एक फाइल पर कॉपी-पेस्ट करेंगे।
- दूसरी ओर, वे एक बुद्धिमान समाधान का उपयोग कर सकते हैं, जो कि सूत्रों को लागू करना है, क्योंकि यह त्रुटि का खतरा है।
वे जो भी विधि चुनते हैं, उसमें बहुत सारे मैनुअल काम होते हैं, और कुछ महीनों के बाद, अतिरिक्त अवधि के लिए नया बिक्री डेटा होगा। उन्हें फिर से वही व्यायाम करना होगा।
हालाँकि, पावर क्वेरी उन्हें इस थकाऊ और दोहराव वाले काम को नहीं करने में मदद कर सकती है। आइए इस एक्सेल पॉवर क्वेरी को एक उदाहरण से समझते हैं।
उदाहरण
मान लें कि हमारे पास बिक्री डेटा वाले फ़ोल्डर में पाठ फ़ाइलें हैं, और हम उस डेटा को अपनी एक्सेल फ़ाइल में प्राप्त करना चाहते हैं।
जैसा कि हम नीचे दी गई छवि में देख सकते हैं कि हमारे पास फ़ोल्डर में दो प्रकार की फाइलें हैं, लेकिन हम एक्सेल फाइल में केवल पाठ फ़ाइलों का डेटा प्राप्त करना चाहते हैं।
ऐसा करने के लिए, चरण होंगे:
चरण 1: सबसे पहले, हमें पावर क्वेरी में डेटा प्राप्त करने की आवश्यकता है ताकि हम डेटा में आवश्यक परिवर्तन कर सकें कि उसे एक्सेल फ़ाइल में आयात किया जा सके।
ऐसा ही करने के लिए, हम का चयन करेंगे "फ़ोल्डर से" से विकल्प "फ़ाइल से" आदेश पर क्लिक करने के बाद मेनू "डेटा प्राप्त करें" से "मिल और रूपांतरण" में समूह "डेटा" टैब।
चरण 2: ब्राउज़ करके फ़ोल्डर का स्थान चुनें।
'ओके' पर क्लिक करें
चरण 3: एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें कॉलम हेडर के साथ चयनित फोल्डर में सभी फाइलें 'सामग्री,' 'नाम,' 'एक्सटेंशन', 'तारीख को अभिगमन,' 'तिथि संशोधित,' 'तिथि के रूप में', के साथ बनाई जाएगी। 'विशेषताएँ' और 'फ़ोल्डर पथ।'
3 विकल्प हैं, यानी, कम्बाइन , लोड, और ट्रांसफ़ॉर्म डेटा ।
- कंबाइन : इस विकल्प का उपयोग एक स्क्रीन पर जाने के लिए किया जाता है जहां हम यह चुन सकते हैं कि किस डेटा को संयोजित करना है। इस विकल्प के लिए एडिट स्टेप को छोड़ दिया गया है और हमें इस पर कोई नियंत्रण नहीं है कि किन फ़ाइलों को संयोजित करना है। फंक्शन को संयोजित करने के लिए फोल्डर में हर फाइल को लेता है, जिससे त्रुटियाँ हो सकती हैं।
- लोड: यह विकल्प फाइलों में वास्तविक डेटा के बजाय एक्सेल वर्कशीट में चित्र में ऊपर प्रदर्शित तालिका को लोड करेगा।
- ट्रांसफ़ॉर्म डेटा: 'कम्बाइन' कमांड के विपरीत , यदि हम इस कमांड का उपयोग करते हैं, तो हम यह चुन सकते हैं कि किन फ़ाइलों को संयोजित करना है, अर्थात, हम केवल एक प्रकार की फ़ाइल (एक ही एक्सटेंशन) को मिला सकते हैं।
जैसा कि हमारे मामले में, हम केवल पाठ फ़ाइलों (.txt) को संयोजित करना चाहते हैं; हम "ट्रांसफ़ॉर्म डेटा" कमांड चुनेंगे ।
हम विंडो के दाईं ओर "एप्लाइड स्टेप्स" देख सकते हैं। अभी के लिए, केवल एक ही चरण है जो फ़ोल्डर से फ़ाइलों का विवरण लेना है।
चरण 4: 'एक्सटेंशन' नाम का एक कॉलम होता है, जहाँ हम देख सकते हैं कि कॉलम में मान दोनों मामलों में लिखे गए हैं, यानी अपर केस और लोअर केस।
हालाँकि, हमें सभी मानों को निचले मामले में बदलने की आवश्यकता है क्योंकि दोनों के बीच फ़िल्टर विभेदित करता है। ऐसा ही करने के लिए, हमें कॉलम का चयन करने की आवश्यकता है और फिर "प्रारूप" कमांड के मेनू से "लोअर केस" चुनें।
चरण 5: हम पाठ फ़ाइलों के लिए 'एक्सटेंशन' कॉलम का उपयोग करके डेटा को फ़िल्टर करेंगे ।
चरण 6: हमें पहले स्तंभ 'सामग्री' का उपयोग करके दोनों पाठ फ़ाइलों के लिए डेटा को संयोजित करने की आवश्यकता है । हम कॉलम नाम के दाईं ओर रखे आइकन पर क्लिक करेंगे।
चरण 7: 'कॉम्बिनेशन फाइल्स' के रूप में कैप्शन वाला एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहां हमें टेक्स्ट फाइल ('.txt' एक्सटेंशन 'के साथ फाइल ) के लिए ' टैब 'के रूप में सीमांकक का चयन करना होगा और डेटा प्रकार का पता लगाने के लिए आधार का चयन कर सकते हैं। और 'ओके' पर क्लिक करें।
'ओके' पर क्लिक करने के बाद , हमें 'पॉवर क्वेरी' विंडो में पाठ फ़ाइलों का संयुक्त डेटा मिलेगा ।
हम आवश्यकतानुसार कॉलम के डेटा प्रकार को बदल सकते हैं। के लिए 'आय' स्तंभ है, हम करने के लिए डेटा प्रकार बदल जाएगा 'मुद्रा।'
हम विंडो के दाईं ओर पावर क्वेरी का उपयोग करके डेटा पर लागू किए गए चरणों को देख सकते हैं।
डेटा में सभी आवश्यक परिवर्तन करने के बाद, हम 'होम' टैब में 'बंद' समूह के तहत 'क्लोज एंड लोड टू' कमांड का उपयोग करके डेटा को एक्सेल वर्कशीट में लोड कर सकते हैं ।
हमें यह चुनने की आवश्यकता है कि क्या हम डेटा को टेबल या कनेक्शन के रूप में लोड करना चाहते हैं। इसके बाद 'ओके' पर क्लिक करें ।
अब हम कार्यपत्रक में तालिका के रूप में डेटा देख सकते हैं।
और दाईं ओर 'वर्कबुक क्वेरीज़' फलक, जिसका उपयोग हम संपादन, डुप्लिकेट, विलय, प्रश्नों को जोड़कर, और कई अन्य उद्देश्यों के लिए कर सकते हैं।
Excel Power Query बहुत उपयोगी है क्योंकि हम देख सकते हैं कि 601,612 पंक्तियाँ कुछ ही मिनटों में लोड हो गई हैं।
याद रखने वाली चीज़ें
- पावर क्वेरी मूल स्रोत डेटा को परिवर्तित नहीं करता है। मूल स्रोत डेटा को बदलने के बजाय, यह डेटा को कनेक्ट या परिवर्तित करते समय उपयोगकर्ता द्वारा उठाए गए प्रत्येक चरण को रिकॉर्ड करता है, और उपयोगकर्ता द्वारा डेटा को आकार देने के पूरा होने के बाद, यह परिष्कृत डेटा सेट को लेता है और इसे कार्यपुस्तिका में लाता है।
- पावर क्वेरी केस-संवेदी है।
- निर्दिष्ट फ़ोल्डर में फ़ाइलों को समेकित करते समय, हमें यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि 'एक्सटेंशन' कॉलम का उपयोग कर रहे हैं, और हमें अस्थायी फ़ाइलों (एक्सटेंशन '.tmp' को छोड़कर) और इन फ़ाइलों का नाम '~' चिन्ह के साथ शुरू होता है। पावर क्वेरी इन फ़ाइलों को भी आयात कर सकती है।
