एक्सेल पिवट टेबल कई शीट्स से
मल्टीपल शीट से पिवट टेबल्स एक कॉन्सेप्ट है जहां एक टेबल में दो या दो से अधिक टेबल को जोड़ा जाना चाहिए, और एक जगह से आवश्यकता के अनुसार फील्ड को चुना जा सकता है।
एक शब्द में, अलग-अलग तालिकाओं, कुछ तकनीकों और शॉर्टकट का उपयोग करके विभिन्न शीट से डेटा को जोड़ा जा सकता है।
मल्टीपल शीट्स से पिवट टेबल कैसे बनाएं?
कई कार्यपत्रकों से पिवट टेबल्स को लागू करने की कुछ अतिरिक्त प्रक्रियाएं हैं। यह प्रक्रिया विभिन्न तरीकों से भी की जा सकती है। एक्सेल में कई शीट्स से एक पिवट टेबल बनाने की विभिन्न विधियाँ निम्न हैं।
प्रक्रिया # 1
इस प्रक्रिया के लिए, हमें कई कार्यपत्रकों पर डेटा की आवश्यकता होती है। जैसे, शीट 1, शीट 2, शीट 3, आदि।
नहीं। चादरें दो या दो से अधिक होनी चाहिए।
- चरण 1: Alt + D पर क्लिक करें, फिर P पर क्लिक करें। निम्नलिखित संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
- चरण 2: उस संवाद बॉक्स में, एकाधिक समेकन रेंज का चयन करें, और अगला पर क्लिक करें।
- चरण 3: इस चरण में, NEXT पर क्लिक करने के बाद, यह चरण 2 में जाएगा, और उस में, "मैं नीचे दिए गए संवाद बॉक्स में" पृष्ठ फ़ील्ड बनाएगा "चुनें।
- स्टेप 4: उपरोक्त विकल्पों को चुनने के बाद फिर से NEXT पर क्लिक करें। खिड़की को भी तीसरे चरण में ले जाया जाएगा। इस चरण में, नीचे दिखाए गए अनुसार अगला बटन क्लिक करने के बाद एक और कदम खोला जाएगा।
- चरण 5: उसमें, तालिका 1 की श्रेणी का चयन करें और फिर ADD बटन पर क्लिक करें और फिर किसी अन्य तालिका में अन्य तालिका की श्रेणी का चयन करें और फिर ADD पर क्लिक करें। अब दोनों टेबल को एक ही टेबल में जोड़ा जाएगा।
- स्टेप 6: अब Ranges ऑप्शन के नीचे पेज फील्ड को 1 के रूप में चुनें। फिर बेहतर समझ के अनुसार दो शीट को नाम दें, ताकि अगर हम तालिका 1 पर क्लिक करें, तो तालिका नाम बेहतर समझ के लिए पिवट तालिका में दिखाया जाएगा।
- चरण 7: अब, यह चुनने का विकल्प है कि क्या पिवट टेबल को एक नई वर्कशीट या मौजूदा शीट में डाला जाएगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक नई वर्कशीट चुनी जाएगी, जैसा कि चित्र में दिखाया गया है।
- चरण 8: अंत में, समाप्त पर क्लिक करें। अब एक नई वर्कशीट में पिवट टेबल बनाई जाएगी।
- चरण 9: डिफ़ॉल्ट रूप से, मान काउंट के लिए दिखाया जाएगा। हमें राशि के लिए शीर्षकों में मूल्य बदलना चाहिए। उसके लिए, किसी भी सेल पर जाएँ, जिसमें वैल्यू और राईट क्लिक हो और फिर “समराइज वैल्यूज़ बाय” विकल्प और इन का चयन करें
- चरण 10: इसके बाद, हम उन कॉलमों को हटा सकते हैं जिनकी हमें वास्तव में आवश्यकता है, और हमें उनकी आवश्यकता नहीं है। यह "कॉलम लेबल" का चयन करके किया जा सकता है। हम कॉलम लेबल की जांच कर सकते हैं, जो भी आवश्यक हो।
- चरण 11: अब, ग्रैंड टोटल के लिए अन्य कॉलम है। सामान्य तौर पर, हमें कॉलम के भव्य योगों की आवश्यकता नहीं होती है। इसलिए इसे "मूल्य पर राइट-क्लिक करके हटाया जा सकता है और" पिवट टेबल ऑप्शंस "चुनें और नीचे दिखाए गए अनुसार एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- चरण 12: गोटो "टोटल और फिल्टर" टैब और विकल्प को अनचेक करें "पंक्तियों के लिए ग्रांड योग दिखाएं।" यदि यह आवश्यक है, तो आप इसे बनाए रख सकते हैं या इसके लिए विकल्प को अनचेक कर सकते हैं। अब ओके पर क्लिक करें।
- चरण 13: अब, कॉलम के लिए ग्रैंड टोटल केवल कॉलम के लिए मौजूद होंगे।
- चरण 14: अंतिम चरण धुरी तालिका के नाम को बदलना होगा; यह उपयोगकर्ता द्वारा परिभाषित या पिवट तालिका में डेटा से संबंधित हो सकता है।
एक्सेल में कई शीट से पिवट टेबल बनाने की यह पहली प्रक्रिया है। इस पिवट टेबल में, सामान्य पिवट टेबल की तरह, दाईं ओर से केवल फ़ील्ड्स को ड्रैग और आवश्यकतानुसार छोड़ा जा सकता है।
प्रक्रिया # 2
इस पद्धति में, दोनों तालिकाओं में एक सामान्य पंक्ति होनी चाहिए। यह पहली तालिका के लिए प्राथमिक कुंजी और दूसरी तालिका के लिए विदेशी कुंजी के रूप में कार्य करेगी।
यहां हम एक्सेल में कई शीट से पिवट टेबल बनाने के लिए शीट 4, शीट 5 का उपयोग करेंगे।
हम निम्नलिखित उदाहरण की मदद से दूसरी विधि का विश्लेषण करेंगे।
- चरण 1: शीट 3 और 4 में, तालिका का चयन करें, संपूर्ण डेटा का चयन करने के लिए CTRL + T पर क्लिक करें और पूर्ण डेटा के लिए एक तालिका बनाएं। अब डेटा में एक टेबल डाली जाएगी। बाएं कोने में तालिका के लिए नाम प्रदर्शित किया जाएगा। यह प्रक्रिया डेटा वाले सभी तालिकाओं के लिए की जा सकती है।
डिफ़ॉल्ट रूप से फ़िल्टर जोड़े जाएंगे; यदि हमें उनकी आवश्यकता नहीं है, तो हम उन्हें कीबोर्ड से CTRL + SHIFT + L शॉर्टकट पर क्लिक करके बंद कर सकते हैं या बस "डेटा" टैब पर जाएं और फ़िल्टर विकल्प पर क्लिक करें। फिर फ़िल्टर अक्षम हो जाएंगे।
अब निम्नलिखित डेटा के लिए एक पिवट टेबल बनाने के लिए, इन चरणों का पालन किया जाना चाहिए।
- चरण 1: सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें और पिवट टेबल्स पर क्लिक करें। अब एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, और उसमें आपसे पूछा जाएगा कि क्या पिवट टेबल एक नई शीट या उसी शीट में बनाई जानी चाहिए।
एक्सेल में नए शीट विकल्प का उपयोग करना अच्छा है।
- चरण 2: अंत में, बॉक्स को चेक करें "इस तालिका को डेटा मॉडल में जोड़ें।" इस पिवट टेबल निर्माण प्रक्रिया में यह एक महत्वपूर्ण कदम है।
- चरण 3: नई कार्यपत्रक में अब धुरी तालिका बनाई जाएगी, और उस दाईं ओर, हमारे पास धुरी तालिका से संबंधित सभी क्षेत्र होंगे।
- चरण 4: गोटो "विश्लेषण " टैब -> संबंध -> नया।
- चरण 5: तालिका वर्तमान तालिका है। संबंधित तालिका वह तालिका है जिसे धुरी तालिका में जोड़ा जाना है। संबंधित स्तंभ स्तंभ है जो दोनों तालिकाओं में समान है; यह पहली तालिका से है; इसे प्राथमिक कुंजी भी कहा जाता है। एक कॉलम दूसरे कॉलम में वही कॉलम होता है, जिसे फॉरेन की कहा जाता है।
- चरण 6: अब, ठीक पर क्लिक करें।
- चरण 7: अब, हम आवश्यकतानुसार फ़ील्ड का चयन कर सकते हैं। फ़ील्ड्स को Pivot Tables में सभी तालिकाओं से चुना जा सकता है। उसके लिए, यह पहले एक नई धुरी तालिका बनाने के लिए कहेगा।
- चरण 8: हाँ पर क्लिक करें, और आप पिवट टेबल बनाने के लिए सभी तालिकाओं से फ़ील्ड का चयन कर सकते हैं।
प्रक्रिया # 3
इस विधि में सबसे पहली और महत्वपूर्ण बात यह है कि सभी डेटा को एक नाम देना है। हम इसे एक उदाहरण द्वारा स्पष्ट करेंगे। नीचे इस प्रक्रिया का एक उदाहरण है।
- चरण 1: CTRL + T द्वारा संपूर्ण डेटा के लिए एक तालिका बनाएं और फ़िल्टर निकालें। अब गोटो "डेटा" टैब -> "अन्य स्रोतों से" पर क्लिक करें -> Microsoft क्वेरी से -> एक्सेल फाइलें।
- चरण 2: फिर उस वर्कशीट का चयन करें जिसमें आपने डेटा बनाया है।
- चरण 3: इस चरण में, कार्यपुस्तिका में सभी शीट्स के तालिकाओं का चयन करने के लिए एक और विंडो दिखाई जाएगी। तालिकाओं को आवश्यकता के अनुसार चुना जा सकता है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है। हमने शीट नंबर 5 और 6 का चयन किया है।
- चरण 4: चादरों से तालिकाओं का चयन करने के बाद, अगला पर क्लिक करें; आपको यह डायलॉग बॉक्स मिलेगा और ओके पर क्लिक करें।
यह संवाद बॉक्स कहता है कि तालिकाओं में शामिल हुए बिना, क्वेरी को निष्पादित नहीं किया जा सकता है और अब तालिकाओं में शामिल हो सकते हैं।
- चरण 5: फिर, एक विंडो दिखाई देगी, और उस में, सभी तालिकाओं से संबंधित सभी डेटा मौजूद होंगे। उस विंडो में, दो भाग होंगे। एक है "नाम सीमा," और दूसरा है "डेटा क्षेत्र।"
- चरण 6: अब फ़ाइल मेनू पर जाएं, "Microsoft Excel में डेटा लौटाएं" चुनें।
- चरण 7: अब, आपको "आयात डेटा" की एक विंडो मिलेगी। “
- चरण 8: इस विंडो में, जैसा कि हम पिवट टेबल बनाना चाहते हैं, विकल्प "पिवट टेबल रिपोर्ट" चुनें और ओके पर क्लिक करें।
- चरण 9: अब, धुरी तालिका तैयार है, और हम इसे आवश्यकतानुसार बना सकते हैं।
नोट: तालिका को डेटा में सम्मिलित करने का कारण है, यदि भविष्य में, यदि किसी डेटा को अंतिम में जोड़ा जाता है, तो पृष्ठ को केवल ताज़ा करके नए डेटा द्वारा Pivot Table को स्वचालित रूप से ताज़ा किया जा सकता है।
याद रखने वाली चीज़ें
- धुरी तालिका बनाने के लिए एक कार्यपुस्तिका में दो या अधिक तालिकाएँ होनी चाहिए।
- यदि पिवट टेबल बनाने के बाद किसी भी तालिका में कोई नया डेटा जोड़ा जाता है, तो परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने के लिए, हमें मैन्युअल रूप से पिवट टेबल को रीफ्रेश करना होगा।
- हर बार जब हम एक पिवट टेबल बनाते हैं, तो इसे नए वर्कशीट में बदलावों को सही ढंग से दर्शाने के लिए बनाया जाना चाहिए।
- जब हम एक्सेल में ड्रैग और ड्रॉप करते हैं, तो किसी भी टेबल्स में से 4 फील्ड में से किसी एक में रिपोर्ट का सारांश कुछ ही सेकंड में जेनरेट हो जाएगा।
- पिवट टेबल बनाने में मुख्य बात यह है कि कोई सेल नहीं है, कॉलम, या पंक्ति को खाली छोड़ दिया जाना चाहिए यदि कोई मूल्य नहीं है; यह "0" या कोई अन्य मूल्य होना चाहिए। एल्स पिवट टेबल को सही ढंग से नहीं दिखाया जाएगा।
- क्विक टूल टिप: निम्नलिखित प्रक्रिया का उपयोग करके पिवट टेबल क्विक संदर्भ को त्वरित टूलबार में जोड़ा जा सकता है।
त्वरित पहुँच उपकरण बार कस्टमाइज़ करें पर क्लिक करें, अधिक आदेश -> लोकप्रिय कमांड -> पिवट टेबल्स का चयन करें -> ADD पर क्लिक करें।
अब आसान पहुँच के लिए क्विक एक्सेस टूलबार में पिवट टेबल विकल्प जोड़ा जाएगा।
