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RACI चार्ट टेम्पलेट
आरएसीआई चार्ट टेम्प्लेट एक उपकरण है जिसका उपयोग किसी परियोजना या गतिविधि में भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को निर्दिष्ट करने के लिए किया जाता है। यह स्पष्ट रूप से बताता है कि कौन सा कार्य किसके द्वारा किया जा रहा है, कौन समीक्षक है और कौन कार्य के लिए जवाबदेह है। अंततः, यह चार्ट किसी भी भ्रम को समाप्त करता है और किसी गतिविधि के लिए जवाबदेह व्यक्ति की पहचान करने में मदद करता है।
आरएसीआई जिम्मेदार, जवाबदेह, परामर्शित, सूचित है। आइए नीचे दिए गए संक्षिप्त विवरण से इन चार जिम्मेदारियों को समझते हैं -
# 1 - जिम्मेदार
यह वह व्यक्ति है जो वास्तव में कार्य करता है और कार्य को पूरा करता है। कठिनाई स्तर और समय की खपत के आधार पर एक कार्य के लिए जिम्मेदार एक या अधिक व्यक्ति हो सकते हैं।
# 2 - जवाबदेह
यह वह व्यक्ति है जो समीक्षक भी है और जिम्मेदार व्यक्ति को विभिन्न कार्य सौंपता है। जिम्मेदार व्यक्ति को कुछ कार्यों के लिए जिम्मेदार भी ठहराया जा सकता है। हालाँकि, एसओएक्स की समीक्षा अब एक दिन में किसी अन्य व्यक्ति द्वारा एक व्यक्ति द्वारा पूरा किए गए कार्य की समीक्षा करने के लिए अनिवार्य है। किसी भी अस्पष्टता से बचने के लिए एक काम के लिए सिर्फ एक व्यक्ति के पास जवाबदेह होना हमेशा एक अच्छा विचार है।
# 3 - परामर्श दिया गया
इन लोगों से फीडबैक या पुष्टि के संबंध में सलाह ली जा रही है कि परियोजना ठीक चल रही है; उत्पादन की गुणवत्ता वांछित है; यदि कोई हो, तो उत्पाद या परियोजना में बग या खामियां। परामर्श के लिए खुले हुए कार्य की प्रकृति के आधार पर, परामर्श के लिए पक्ष आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं।
# 4 - सूचित
ये वे पक्ष हैं जिन्हें प्रगति, अड़चनों या परियोजना के पूरा होने के बारे में सूचित किया जा रहा है। अधिकांश समय, सूचित लोग अंतिम प्राप्तकर्ता या वरिष्ठ नेतृत्व होते हैं जो सिर्फ प्रगति, परिवर्तन और किसी अन्य महत्वपूर्ण संशोधन के बारे में अपडेट रहना चाहते हैं।
आइए नीचे दिए गए टेम्पलेट का उपयोग करके आरएसीआई चार्ट टेम्पलेट को समझते हैं जिसमें एक लेखा प्रबंधक ने अपनी टीम के भीतर विभिन्न कार्य सौंपे हैं और जिम्मेदार और जवाबदेह लोगों के साथ अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं -
RACI चार्ट टेम्पलेट के बारे में
- यह एक सीधा आरएसीआई चार्ट है जो किसी भी संगठन में एक महीने के मासिक पास गतिविधि करने के लिए तैयार किया जाता है और किसी भी लेखा निदेशक द्वारा उपयोग किया जाता है। इसलिए, हम यहां देखते हैं कि विभिन्न कार्यों के लिए अलग-अलग टीमें हैं। चालान की बुकिंग, जो खातों में देय टीम द्वारा की जाती है, में तीन सदस्य होते हैं जो किसी विशेष क्षेत्र में चालान बुक करने के लिए जिम्मेदार होते हैं।
- सहयोगियों के नाम का भी उल्लेख यहां किया जा सकता है। फिर नौकरी चालान बुकिंग के लिए जिम्मेदार व्यक्ति देय प्रबंधक लुसी है। इसका अर्थ है कि यदि चालान बुकिंग के साथ कोई समस्या है या भुगतान या चालान संबंधी प्रश्नों के बारे में एक विक्रेता से चिंता है - तो लेखा निदेशक हमेशा अपडेट प्राप्त करने और समस्या को हल करने के लिए लुसी के संपर्क में रह सकते हैं। फिर परामर्श के लिए, एक ओरेकल और समूह टीम है, ओरेकल आमतौर पर संगठनों द्वारा उपयोग किया जाने वाला वित्तीय उपकरण है, और समूह की टीम विभिन्न क्षेत्रों और देशों के खातों की पुस्तकों को समेकित करने के लिए ज़िम्मेदार है, इसे वरिष्ठ नेतृत्व, निवेशकों, और अन्य हितधारकों।
- इसलिए, देय खातों के लिए, यदि कोई सिस्टम समस्या है, तो उन्हें मार्गदर्शन और समर्थन के लिए ओरेकल टीम को संदर्भित करना चाहिए। और अगर कोई कार्यात्मक मुद्दा है जैसे विनिमय दर, एक विक्रेता की स्थिति, या कोई लेखा मुद्दा, तो उन्हें मार्गदर्शन के लिए समूह टीम का उल्लेख करना चाहिए। फिर सूचित समूह पूरे लेखा समूह का है ताकि सभी को पता चले कि विभागों में से एक ने अपना काम पूरा कर लिया है, और हम समय पर पुस्तकों को बंद करने के ट्रैक पर हैं।
- उपरोक्त टेम्पलेट में उसी तरह, बिलिंग, राजस्व, इंटरकंपनी, CAPEX, और अन्य कार्यों के लिए RACI चार्ट निर्धारित किया गया है।
टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?
- यह एक सरल, संक्षिप्त और व्यापक टेम्पलेट है जिसे यहाँ समझाया गया है। व्यक्ति संलग्न टेम्पलेट में परिवर्तन करने और टीम के आकार के आधार पर लोगों के विभिन्न कार्यों और नामों को अपडेट करने के लिए RACI चार्ट का उपयोग करता है। इसके अलावा, वे जानकारी के आधार पर और संगठन के लिए कितने महत्वपूर्ण हैं, टीम से कुछ सदस्यों को शामिल और बाहर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि विलय और अधिग्रहण के संबंध में कोई अपडेट है और यह अभी भी प्रारंभिक चरण में है, और फिर इसे संगठन में सभी के साथ साझा नहीं किया जाना चाहिए, और सूचित किया जा सकता है कि लोग केवल वरिष्ठ नेतृत्व और संबद्ध सहयोगी हो सकते हैं। उसी तरह जवाबदेही को इस तरह वितरित किया जाना चाहिए कि एक व्यक्ति कई जिम्मेदारियों से बोझिल न हो और कार्य पूरा होना मुश्किल हो जाए। इसके अलावा,एक ही व्यक्ति SOX और अन्य अनुपालन मुद्दों से बचने के लिए परस्पर विरोधी हितों वाले विभागों के प्रति जवाबदेह नहीं होना चाहिए।
- इस चार्ट का मुख्य उद्देश्य यह समझना है कि कौन सी टीम और व्यक्ति क्या कर रहे हैं और मामले में उन तक पहुंचते हैं जब उनसे जानकारी की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, क्योंकि आजकल, एक डिजिटल दुनिया में, सभी विभाग जुड़े हुए हैं, और दूसरे विभाग के कार्य के पूरा होने पर एक विभाग की विश्वसनीयता है। उदाहरण के लिए, एक लेखांकन वातावरण में, सामान्य खाता बही - जीएल टीम केवल देय खातों के बाद काम करना शुरू कर सकती है और प्राप्य टीम ने अपना काम पूरा कर लिया है। इस तरह, आरएसीआई चार्ट एक विभाग के कार्य और जवाबदेही के वितरण का त्वरित अवलोकन प्रदान करता है और बेहतर एकीकरण और कार्य पूर्णता प्रदान करता है।
