प्रबंधन लेखा परीक्षा परिभाषा
प्रबंधन ऑडिट का अर्थ है 'प्रबंधन का एक ऑडिट' जिसमें सर्वोत्तम निर्णय लेने की प्रक्रिया के प्रबंधन के प्रदर्शन और प्रगति का आकलन करने के लिए विभिन्न उपकरणों का उपयोग किया जाता है। यहां ध्यान संचालन के पहलुओं पर ध्यान देने के बजाय प्रबंधन की 'निर्णय लेने की गुणवत्ता' है।
प्रबंधन लेखा परीक्षा के उद्देश्य
# 1 - उचित रणनीतियों की स्थापना
टीम को प्रबंधन की क्षमता सुनिश्चित करनी चाहिए कि क्या उसके पास बेहतर निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए उचित रणनीति है, फिर से टीम यह भी सुनिश्चित करती है कि एकत्रित डेटा बिना किसी बाधा के संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए पर्याप्त है या नहीं। आमतौर पर, रणनीति किसी भी तरह के प्रतिष्ठान के लक्ष्यों को प्राप्त करने की कुंजी है।
# 2 - आवश्यक आंतरिक नियंत्रण का कार्यान्वयन
प्रबंधन की कमियों को दूर करने के लिए ऑडिट टीम को संगठन के आंतरिक नियंत्रण की प्रभावशीलता को सत्यापित करना चाहिए। यदि कार्यान्वित आंतरिक नियंत्रण पर्याप्त प्रभावी नहीं हैं, तो यह प्रक्रिया में अनावश्यक समस्याओं को जन्म देगा।
उदाहरण: किसी कंपनी की प्रतिपूर्ति नीति में, पहले, एक लेखाकार दस्तावेजों को सत्यापित करता है, और फिर वरिष्ठ लेखाकार उसी दस्तावेजों की समीक्षा करेगा। अंत में, खजांची नकद का भुगतान करता है, जो लेनदेन पर एक ट्रिपल चेक सुनिश्चित करता है। यहां आंतरिक नियंत्रण इतना मजबूत है कि यह नकदी के किसी भी हेरफेर से बचा जाता है।
# 3 - समय पर रिपोर्ट जनरेशन
- प्रबंधन ऑडिट टीम को यह पुष्टि करनी चाहिए कि प्रबंधन ने समय पर रिपोर्ट तैयार करने और प्रदान करने के लिए उचित नियंत्रण रखा है या नहीं।
- त्रुटियों की पहचान के लिए रिपोर्ट जनरेशन को एक आवश्यक उपकरण कहा जाएगा। कभी-कभी यह प्रक्रिया के दौरान अधिक से अधिक गलतियों को नियंत्रित करने के लिए एक व्हिसलब्लोअर के रूप में भी कार्य करेगा।
- आम तौर पर, ऑडिट की रिपोर्टों को नियमित रूप से बेहतरी के लिए प्रबंधन की दक्षता में सुधार करना चाहिए।
प्रबंधन लेखा परीक्षा योजना और निष्पादन
योजना और निष्पादन के लिए निम्नलिखित कदम हैं -
# 1 - उचित कार्मिक की नियुक्ति
ऑडिट की प्रक्रिया में, प्रबंधन ऑडिट के तहत योजना को निष्पादित करने के लिए एक उचित व्यक्ति को नियुक्त किया जाना चाहिए। इस अर्थ में उचित है कि उसे पेशेवर, योग्य, जानकार होना चाहिए और अस्पष्टता के बिना ऑडिट प्लान करने के लिए अनुभवी होना चाहिए।
# 2 - ऑडिट प्रोग्राम का मसौदा तैयार करना
- आवश्यक दस्तावेजों का संग्रह
- नीतियों और प्रक्रियाओं का आकलन
- रणनीति की निगरानी
- पुस्तकों और अन्य सहायक दस्तावेजों का निरीक्षण
- उपलब्ध जानकारी के साथ जांच करें
- कर्मचारियों / टीम के साथ पूछताछ
- आंतरिक नियंत्रण का अवलोकन करना
- लेन-देन और उसके परिणामों की परीक्षण जांच
- वैज्ञानिक विधि मूल्यांकन और समीक्षा (यदि आवश्यक हो)
- समाधान के साथ रिपोर्ट तैयार करना
# 3 - प्रशिक्षण कार्यक्रम
ऑडिट को निष्पादित करने से पहले टीम को उचित प्रशिक्षण प्रदान किया जाना चाहिए।
उदाहरण: निर्माण उद्योगों पर प्रबंधन ऑडिट के लिए एक विशिष्ट प्रकार के मूल्यांकन कौशल और टेकनीक की आवश्यकता होती है जिसे निष्पादन से पहले प्रदान किया जाना चाहिए।
# 4 - समय की चिंता
ऑडिट कार्यक्रम की प्रत्येक योजना को इसके सटीक परिणाम प्राप्त करने के लिए एक उचित समय पर निष्पादित किया जाना चाहिए।
उदाहरण: निर्माण प्रक्रिया का अवलोकन करने से सामान्य और असामान्य अपव्यय की पहचान हो सकती है, जिसे प्रक्रिया के दौरान निष्पादित किया जाना चाहिए।
# 5 - ऑडिट की आवृत्ति
निर्णय लेने की प्रक्रिया के दौरान होने वाली गलतियों को विषम करने के लिए एक ऑडिट अक्सर आयोजित किया जाना चाहिए।
आवृत्तियों का निर्णय व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर किया जा सकता है और व्यवसाय की समझ और उसके लेन-देन की अवधि के साथ विचार किया जाना चाहिए
# 6 - समाधान के साथ रिपोर्ट
- आमतौर पर, ऑडिट रिपोर्ट में त्रुटियां होती हैं जो उचित निर्णय लेने के लिए प्रबंधन को बाधित करती हैं।
- टीम को मुद्दों को दूर करने के लिए आवश्यक समाधानों के साथ अपने निष्कर्ष प्रदान करना चाहिए।
- प्रत्येक रिपोर्ट को भविष्य में अपने नतीजों का विस्तृत विश्लेषण प्रदान करना चाहिए।
उदाहरण
मैसर्स आईसीआई सूचना प्रौद्योगिकी सेवाओं को अपनी परियोजनाओं को समय पर पूरा करने में बहुत परेशानी का सामना करना पड़ता है, और प्रबंधन के फैसले और संबंधित प्रक्रिया में देरी के कारण उन्हें भारी नुकसान हुआ है। उन्होंने प्रबंधन और उनकी निर्णय लेने की प्रक्रिया पर ऑडिट करने के लिए हाल ही में एक ऑडिटर नियुक्त किया है।
लेखापरीक्षा के आधार पर, निम्नलिखित निष्कर्ष हैं:
- समय पर परियोजनाओं को अंतिम रूप देने के लिए प्रबंधन में कोई उचित आंतरिक नियंत्रण नहीं;
- समय पर परियोजनाओं को अंतिम रूप देने के लिए ग्राहकों के साथ कोई उचित संचार नहीं;
- परियोजनाओं को पूरा करने के लिए प्रबंधन और टीमों के बीच कोई समन्वय नहीं।
- आंतरिक नियंत्रण के लिए कोई उचित रिपोर्ट जनरेशन सॉफ़्टवेयर नहीं;
भविष्य में अच्छी प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए उपरोक्त निष्कर्षों को साफ किया जाना चाहिए।
लाभ
- उचित रणनीति तैयार करना और उद्देश्यों को प्राप्त करना।
- प्रभावी निर्णय लेने के लिए आंतरिक नियंत्रणों का उचित स्थान;
- प्रबंधन निर्णय लेने की प्रक्रिया में सुधार;
- प्रबंधन की कमियों को दूर करना।
- उचित मानव संसाधनों की तैनाती।
- कम लागत या कम क्षति के साथ त्रुटियों का सुधार;
- पुरुषों, सामग्रियों, धन और मशीन जैसे संसाधनों के असामान्य अपव्यय से बचें।
- बिना देरी के समय पर परिणाम।
प्रबंधन लेखापरीक्षा में कठिनाइयाँ
- निवेश और प्रौद्योगिकी का अभाव - आमतौर पर, सुझावों में 4M संसाधनों जैसे कि मेन, मशीनरी, सामग्री, या धन पर उच्च निवेश शामिल हो सकते हैं, जो संगठन के अधिकांश के लिए एक मुद्दा होगा। कभी-कभी तकनीकी अद्यतन के साथ शास्त्रीय प्रक्रिया को बदलना पड़ सकता है। फिर भी, संगठन के प्रबंधन या कर्मचारियों को नए या आवश्यक अपडेट से गुजरने में परेशानी हो सकती है।
- परिवर्तन के लिए प्रबंधन सहायता का अभाव - संगठन के प्रबंधन को कई कारणों से उनकी शास्त्रीय प्रक्रिया से नवीनतम एक में बदलने में कुछ परेशानी हो सकती है।
- स्टाफ बिहेवियर ऑडिट योजना को निष्पादित करने के लिए कभी-कभी एक समस्या है क्योंकि वे चर्चा, साक्षात्कार, या पूछताछ के समय ऑडिट के लिए वास्तविक जानकारी प्रदान करने का विरोध कर सकते हैं। वे यह महसूस करने के लिए उपयोग करते हैं कि ऑडिट प्रक्रिया के दौरान उनकी गलतियाँ सामने आएंगी यदि वे ऑडिट के लिए सभी आवश्यक विवरण प्रदान करते हैं।
- शीर्ष प्रबंधन से निपटने - यह कुछ स्थितियों में भी एक मुद्दा है जहां वरिष्ठ प्रबंधन ऑडिट प्रक्रिया के खिलाफ होगा।
निष्कर्ष
ऑडिट रिपोर्ट निष्कर्षों और सिफारिशों को संगठन के लिए बेहतर परिणाम प्राप्त करना चाहिए, उसी तरह निष्कर्षों को भी बेहतर संदर्भ में रिपोर्ट किया जाना चाहिए, जिसे प्रबंधन द्वारा आगे के संघर्षों से बचना चाहिए। निष्कर्षों की सिफारिशों को ऑडिट टीम और स्थापना की सफलता के लिए शीर्ष प्रबंधन के बीच आपसी समझ के साथ निष्पादित किया जा सकता है।
अंत में, ऑडिट की सफलता केवल अपनी गलतियों के लिए कर्मचारियों या प्रबंधन को परेशान करने पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय सहभागी और मैत्रीपूर्ण दृष्टिकोण पर आधारित होगी।
