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एक बिक्री चालान का नि: शुल्क टेम्प्लेट
बिक्री चालान टेम्पलेट का उपयोग कंपनियां अपने ग्राहकों के चालान के लिए कर सकती हैं। विक्रय इनवॉइस शिपिंग विवरण भी प्रदर्शित करता है जैसे कि ग्राहक को बेचे जाने वाले सामानों की संख्या, प्रति यूनिट मूल्य, लेनदेन की तारीख, आदि।
इसका उपयोग ग्राहक के वास्तविक बिल का मूल्यांकन करने के लिए किया जाता है कि उसे उन उत्पादों या सेवाओं के बदले भुगतान करना होगा जो उसने हाल ही में कंपनी से खरीदी हैं।
बिक्री चालान टेम्पलेट के बारे में
- टेम्पलेट का उपयोग ग्राहक द्वारा दस्तावेज़ प्रमाण के रूप में किया जा सकता है, यदि किसी भी स्थिति में, विक्रेता कंपनी से उसके द्वारा खरीदे गए उत्पाद दोषपूर्ण या कम मात्रा में हैं या विभिन्न गुणवत्ता के हैं, आदि। ग्राहक इसका लाभ उठाने के लिए भी उपयोग कर सकते हैं। आपूर्तिकर्ता से वारंटी या बाद में उसके द्वारा खरीदे गए उत्पादों के आदान-प्रदान के लिए।
- एक टेम्पलेट न केवल आपूर्तिकर्ता के लिए, बल्कि खरीदार के लिए भी बहुत संसाधनपूर्ण है। एक आपूर्तिकर्ता कंपनी अपने ग्राहकों को बिलिंग के लिए इस टेम्पलेट का उपयोग कर सकती है। यह चालान दस्तावेजी प्रमाण होगा जो उत्पादों के आदान-प्रदान के खिलाफ या वारंटी का लाभ उठाने या उत्पादों को वापस करने और रिफंड का दावा करने के लिए उपयोग किया जाता है, और इसी तरह।
तत्व
एक आदर्श बिक्री इनवॉइस टेम्पलेट को निम्नलिखित सभी विवरणों को वहन करना होगा-
# 1 - टेम्पलेट का शीर्षक:
विक्रेता कंपनी को हमेशा टेम्पलेट को हेडर प्रदान करना चाहिए और इसे 'बिक्री इनवॉइस टेम्प्लेट' नाम देना चाहिए। टेम्प्लेट को हेडर प्रदान करना उपयोगकर्ताओं के लिए टेम्प्लेट के उद्देश्य और उपयोगिता का मूल्यांकन करना आसान बना सकता है।
# 2 - चालान तिथि और संख्या:
टेम्प्लेट के उपयोगकर्ताओं को हमेशा चालान तिथि और उसकी संख्या का उल्लेख नहीं करना भूल जाना चाहिए। क्योंकि यह एक बिक्री चालान है, इन विवरणों का उल्लेख करने में विफलता उसी के उपयोगकर्ताओं के लिए एक बड़ा हंगामा पैदा कर सकती है।
# 3 - ग्राहक आईडी और खरीद आदेश:
विक्रेता को प्रत्येक ग्राहक के लिए जारी किए गए अद्वितीय ग्राहक आईडी का भी उल्लेख करना चाहिए, जैसे कि खरीद ऑर्डर और भुगतान की अधिकतम तिथि जैसे कि ग्राहक के भुगतान की स्थिति पर नज़र रखना कंपनी के लिए एक कार्य नहीं है।
# 4 - कंपनी का विवरण:
विक्रेता को बिक्री चालान में अपना नाम, पता, फोन नंबर, पंजीकरण संख्या, फैक्स और ईमेल आईडी प्रदान करना होगा ताकि ग्राहक और विशेष रूप से नए ग्राहकों को कंपनी की वास्तविकता पर पूरा भरोसा हो सके।
# 5 - ग्राहक का विवरण:
कंपनी को प्रदान करने के लिए ग्राहकों का विवरण भी पर्याप्त है। यदि दो अलग-अलग कंपनियों के लिए बिलिंग और शिपिंग की जाती है, तो बिक्री चालान दो कंपनियों को जारी किया जा सकता है। हालाँकि, यह भी हो सकता है कि ये दोनों कंपनियां एक जैसी हों। कंपनी को नाम, पता, कंपनी का नाम और संपर्क नंबर जैसे ग्राहक का विवरण देना होगा।
# 6 - सेल्स पर्सन, शिपिंग मोड और एफओबी पॉइंट:
एक बार ऊपर उल्लिखित सभी विवरणों का उल्लेख करने के बाद, विक्रेता को विक्रेता के नाम, पीओ नंबर, शिपिंग मोड, एफओबी बिंदु जैसे कई अन्य विवरण प्रदान करने होंगे।
# 7 - बिक्री विवरण:
ग्राहक के साथ शुरू किए गए लेनदेन को उचित देखभाल के साथ उल्लेख किया जाना चाहिए। बिक्री की तारीख उनके सीरियल नंबर, विवरण, मात्रा के साथ, अंतिम इकाई की गणना के लिए प्रति यूनिट मूल्य प्रदान किया जाना चाहिए जो ग्राहक को कंपनी के साथ की गई खरीदारी के लिए भुगतान करना होगा।
# 8 - लाइन योग, उप योग और अंतिम कुल:
उपयोगकर्ता को अपनी यूनिट के साथ खरीदे गए उत्पादों की मात्रा को प्रति यूनिट के हिसाब से गुणा करके लाइन कुल का मूल्यांकन करना चाहिए, और फिर इन सभी लाइन योगों को उप-कुल में आने के लिए जोड़ना होगा। उप-कुल को तब कर और शिपिंग शुल्क (यदि कोई हो) के साथ लागू किया जाना चाहिए ताकि अंतिम कुल ग्राहक को भुगतान करना पड़े।
इस टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?
टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए निम्नलिखित चरण हैं:
- सेल्स इनवॉइस टेम्प्लेट का उपयोग करने वाले व्यक्ति को उन सभी विवरणों को आवश्यक फ़ील्ड में दर्ज करना होगा जो पहले से भरे हुए नहीं हैं।
- सबसे पहले नाम, पता, ज़िप कोड, देश, संपर्क नंबर, ईमेल आईडी और पंजीकरण संख्या से संबंधित विवरण चालान संख्या और चालान की तारीख के साथ ही उल्लेख किया जाना चाहिए।
- एक बार ये सभी विवरण भर जाने के बाद, उसे अपने ग्राहक या ग्राहक के विवरण जैसे नाम, पता, ज़िप कोड, देश, संपर्क नंबर और ईमेल आईडी भरने के साथ आगे बढ़ना चाहिए।
- एक बार इन सभी विवरणों को पर्याप्त रूप से प्रदान करने और क्रॉस-जांच करने के बाद, उपयोगकर्ता को बिलिंग सेगमेंट को अग्रेषित करना होगा, जहां उसे उस तारीख का उल्लेख करना होगा जिस पर लेनदेन हुआ था, उत्पादों या सेवाओं की संख्या के साथ विवरण, प्रति यूनिट मूल्य, और तदनुसार प्रत्येक लेनदेन के लिए कुल लाइन का मूल्यांकन करें। उत्पादों और सेवाओं की संख्या के साथ प्रति इकाई मूल्य को गुणा करके लाइन कुल का पता लगाया जा सकता है।
- एक बार जब ये सभी इनपुट प्रदान किए जाते हैं, और कुल लाइन की गणना स्वचालित रूप से की जाती है, लेकिन उपयोगकर्ता को इन सभी विवरणों और गणनाओं को क्रॉस-सत्यापित करना होगा। सब लाइन योगों को उप-योग में आने के लिए जोड़ा जाना चाहिए और इसमें अंतिम राशि तक पहुंचने के लिए करों को जोड़ना होगा। इनवॉइस को विधिवत अधिकृत और क्लाइंट को प्रदान किया जाना चाहिए, और भुगतान क्लियर होने के बाद, विक्रेता को उसी में भुगतान का उल्लेख करना होगा।
