जीआरएन का पूर्ण रूप - माल प्राप्त नोट
जीआरएन का फुल फॉर्म गुड्स रिसीव्ड नोट है। जीआरएन व्यवसाय दस्तावेज को संदर्भित करता है जो ग्राहक द्वारा माल से प्राप्त करने के समय विक्रेता द्वारा भरे गए माल की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए सभी पक्षों के बीच सहमति के रूप में होता है, और यह अक्सर खरीद आदेश (पीओ) के साथ तुलना की जाती है। ) माल के विक्रेता को भुगतान जारी करने से पहले।
जीआरएन की विशेषताएं
विनिर्माण और अन्य प्रकार के संगठनों में, जहां संगठनात्मक प्रक्रिया में सामानों को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाना या बाहर के बाजार से गोदाम तक पहुंचाना शामिल है, माल रसीद नोट बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कभी-कभी, प्रसंस्करण समय सामान्य से धीमा हो सकता है, जिसे माल रसीद नोट से पता लगाया जा सकता है।
माल रसीद नोट की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि, जहां सामान को स्टोर तक पहुंचाया जाता है, स्टोर मैनेजर इस दस्तावेज को इस बात के प्रमाण के रूप में लेता है कि क्या सामान आवश्यक मात्रा के अनुसार है, क्या आवश्यक मात्रा नोट में लिखी गई है वास्तव में प्राप्त है या नहीं। इसलिए माल रसीद नोट भी प्रमाण बन जाता है और ऑडिट ट्रेल बन जाता है।
माल प्राप्त नोट में क्या शामिल किया जाना है?
आमतौर पर, संगठन में, माल रसीद नोट का प्री-प्रिंट स्टोर के विभाग का होता है। इसलिए प्रबंधन को उन्हें सामान रसीद नोट में शामिल करने के लिए आवश्यक रूप से ठीक से प्रशिक्षित करना चाहिए। जीआरएन में शामिल की जाने वाली महत्वपूर्ण चीजों पर निम्नलिखित सूची तैयार की जाती है:
- जीआरएन के शीर्ष माल के आपूर्तिकर्ता के नाम को दर्शाता है।
- यह इश्यू की तारीख और समय और दुकान के विभाग के सामान की प्राप्ति की तारीख और समय के बाद होता है।
- उस स्थान का उचित पता जहां माल को पहुंचाया जाना है और जहां उचित पिन कोड के साथ माल पहुंचाना है।
- माल के परिवहन और प्रत्येक प्रकार के उत्पाद की मात्रा, दर, और माल की कीमत का विवरण।
- जीआरएन का अंत आपूर्तिकर्ता और स्टोर मैनेजर और क्लर्क दोनों के अधिकृत कर्मियों के हस्ताक्षर और नाम द्वारा किया जाता है, जो माल प्राप्त करने वाले हैं।
जीआरएन की प्रक्रिया
जीआरएन की प्रक्रिया निम्नलिखित है:
- चालान और चालान की रसीद और माल को दुकानों में उतारना।
- माल के विवरण के साथ प्राप्त माल की संख्या का भौतिक सत्यापन।
- यदि सामान विवादित हैं या कम मात्रा में हैं, तो आपूर्तिकर्ता से संपर्क करने के लिए कहा जाता है।
- मात्रा की जाँच के बाद, गुणवत्ता परीक्षण किया जाता है।
- चालान द्वारा एक पावती दी जाएगी और इसे आपूर्तिकर्ता को भेजा जाएगा।
- उपरोक्त कदम के बाद, प्राप्त विभाग 5 प्रतियों में जीआरएन तैयार करेगा। उनके लिए मूल, और क्रय विभाग के लिए शेष।, खाते विभाग, एक स्टोर प्रबंधक के लिए, और एक व्यक्ति जो खरीदारी की आवश्यकता बना रहा है।
- इसके आधार पर, एंट्रीज़ स्टोरर्स के लिए बनाई जाती हैं।
महत्त्व
- किसी भी लेखा विभाग के लिए, माल रसीद नोट एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है क्योंकि यह लेखांकन के निष्पक्षता सिद्धांत के उद्देश्य को पूरा करता है। खातों की पुस्तकों में किसी भी प्रविष्टि को अनिवार्य रूप से दस्तावेजी रूप में प्रमाण द्वारा समर्थित किया जाना आवश्यक है।
- इसके अलावा, विक्रेता को उत्पादों का कोई भुगतान करने से पहले, सामान को जीआरएन के साथ सत्यापित किया जाता है। इसके अलावा, एक संगठन में, त्रुटियों और धोखाधड़ी की संभावना को कम करने के लिए, दूसरे को एक व्यक्ति के काम की जांच करनी चाहिए, और एक व्यक्ति 1 से अधिक निरंतर प्रक्रिया में शामिल नहीं है। इसलिए जीआरएन के कारण, संगठनात्मक कार्य का निरीक्षण विभिन्न लोगों द्वारा किया जाता है।
- चूंकि माल की वास्तविक भौतिक मात्रा को माल रसीद नोट के साथ जांचा जाता है, इसलिए भुगतान केवल उन लोगों के लिए किया जाता है जो वास्तव में प्राप्त हुए हैं। इसलिए गलत भुगतान से बचा जाता है।
- यह दस्तावेज़ आपूर्तिकर्ता में एक महत्वपूर्ण भूमिका भी रखता है। आपूर्तिकर्ता जीआरएन की मदद से साबित कर सकता है कि माल उनके अंत से भेज दिया गया है क्योंकि जीआरएन एक आधिकारिक कानूनी दस्तावेज है और कानून की अदालत में सबूत के रूप में स्वीकार किया जा सकता है।
माल प्राप्त नोट बनाम माल डिस्पैच नोट
माल प्राप्त नोट और माल डिस्पैच नोट के बीच अंतर निम्नलिखित हैं:
- आपूर्तिकर्ता का प्रेषण विभाग गुड्स डिस्पैच (GDN) उठाता है जबकि क्रेता का रिसीवर विभाग गुड्स रिसीव्ड नोट तैयार करता है।
- जीडीएन के बिना, आपूर्तिकर्ता के लेखा विभाग चालान नहीं बढ़ा सकता है, जबकि जीआरएन के बिना, खरीदार का विभाग पुस्तकों में भुगतान या प्रविष्टियां नहीं कर सकता है।
लाभ
नोट प्राप्त माल के लाभ निम्नलिखित हैं:
- यह लेखा परीक्षकों के लिए सबूत के रूप में काम करता है और इसलिए ऑडिट ट्रेल प्रक्रियाओं में शामिल है।
- जीआरएन प्राप्त वास्तविक मात्रा को दर्शाता है, और इसलिए आपूर्तिकर्ताओं को उच्च भुगतान के नुकसान का पता लगाया जा सकता है।
- यह डिलीवरी प्रूफ है। यह कानूनी रूप से लागू करने योग्य दस्तावेज है और इसे अदालत में प्रस्तुत किया जा सकता है।
- रसद टीम के कर्मचारी त्रुटियों या धोखाधड़ी के मामले में जवाबदेह हो जाते हैं क्योंकि मात्रा हमेशा जीआरएन मात्रा के साथ मेल खाना चाहिए। टीम के बीच जिम्मेदारी और सतर्कता की भावना पैदा की जाती है।
- बड़ी फर्मों के वित्तीय विभाग तुलनात्मक उद्देश्यों के लिए इस दस्तावेज का उपयोग कर सकते हैं कि कितनी मात्रा में सामान का ऑर्डर दिया गया है और कितना वास्तव में प्राप्त किया गया है और पुस्तकों में दर्ज किया गया है।
निष्कर्ष
GRN नोट को प्राप्त माल के लिए उपयोग किया जाने वाला संक्षिप्त नाम है। जैसा कि नाम से पता चलता है, माल को ग्राहक या विक्रेता से खरीदार द्वारा माल की प्राप्ति की पुष्टि प्राप्त होती है, जो कि खरीदार द्वारा माल वास्तव में प्राप्त होने पर भरा जाता है। यह एक आधिकारिक कानूनी दस्तावेज है और इसे कानून की अदालत में प्रमाण के रूप में स्वीकार किया जा सकता है।
