एक्सेल डेटाबेस टेम्प्लेट - बिक्री और ग्राहक डेटाबेस कैसे बनाएँ?

एक्सेल के लिए डेटाबेस टेम्पलेट

आधुनिक दुनिया में, हमारे पास डेटाबेस के साथ काम करने के लिए बहुत सारे सॉफ़्टवेयर हैं। आखिरकार, परिष्कृत सॉफ्टवेयर का अंतिम विश्लेषण स्प्रेडशीट के साथ ही किया जाएगा। यदि आप एक छोटे उद्यम हैं और आधुनिक सॉफ़्टवेयर का खर्च नहीं उठा सकते हैं, तो चिंता की कोई बात नहीं है, क्योंकि एक्सेल स्प्रेडशीट में, हम आपके व्यवसाय डेटा का एक डेटाबेस बना सकते हैं। आखिर सवाल यह है कि हम एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटाबेस का निर्माण कैसे कर सकते हैं? आज के लेख में, हम आपको एक्सेल डेटाबेस टेम्पलेट बनाने का तरीका दिखाएंगे।

एक्सेल के लिए एक डेटाबेस टेम्पलेट कैसे बनाएं?

नीचे एक्सेल में डेटाबेस टेम्पलेट बनाने के कुछ उदाहरण दिए गए हैं।

उदाहरण # 1 - बिक्री डेटाबेस टेम्पलेट निर्माण

बिक्री कंपनी के लिए राजस्व उत्पन्न करने का तरीका है। व्यवसाय के सुचारू संचालन में वित्त महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। अपने विक्रय रिकॉर्ड को ट्रैक करना बहुत महत्वपूर्ण है। अब हम दिखाएंगे कि एक्सेल में "सेल्स डेटाबेस" टेम्प्लेट कैसे बनाया जाता है।

चरण 1: जब सौदा या व्यापार प्रस्ताव आता है, तो हमें बिक्री के हिस्से के रूप में रिकॉर्ड किए जाने वाले तत्वों की आवश्यकता होती है। सभी प्रकार की जानकारी होना आम तौर पर एक अच्छा विकल्प है, लेकिन यदि डेटा आपकी रद्दी सूची में जोड़ सकता है, तो अनावश्यक को समाप्त करें।

एक सामान्य परिप्रेक्ष्य में, मैंने सामान्य शीर्षकों को भरा है।

चरण 2: अब, शीर्षक के आधार पर, हम संबंधित शीर्षक के तहत डेटा भरना शुरू कर सकते हैं। मैंने नीचे कुछ नमूना डेटा भरे हैं।

एक डेटाबेस के अंगूठे नियमों में से एक है, यह एक्सेल में तालिका प्रारूप में होना चाहिए, और प्रत्येक तालिका का अपना विशिष्ट नाम होना चाहिए।

डेटाबेस बनाते समय, डेटा के हेडर तय हो जाने के बाद, हमें फॉर्मेट को टेबल फॉर्मेट में बदलना होगा। इसलिए एक्सेल में हमें इसे केवल तालिका में बदलने की आवश्यकता है।

तालिका बनाने के लिए, हमें कुछ नियमों का पालन करना होगा। नीचे कुछ नियम दिए गए हैं।

डेटाबेस रिकॉर्ड में कोई खाली पंक्तियाँ और खाली कॉलम नहीं होना चाहिए।

इस प्रकार के डेटाबेस प्रारूप खतरनाक हैं, खासकर जब हमारे पास काम करने के लिए विशाल रिकॉर्ड हैं।

इन रिक्त पंक्तियों और स्तंभों से बचने के कारणों में से एक स्प्रेडशीट की तकनीकीता के कारण है। जिस समय स्प्रेडशीट रिक्त पंक्ति या रिक्त कॉलम को पहचानती है। यह मानता है कि यह डेटाबेस का अंत है, और यह गलत संख्या सारांश की ओर जाता है।

चरण 3: एक तालिका बनाने के लिए, डेटा के अंदर एक कर्सर रखें और तालिका संवाद बॉक्स बनाने के लिए Ctrl + T दबाएं ।

इस विंडो में, सुनिश्चित करें कि "मेरा टेबल हेडर है" चेकबॉक्स टिक गया है क्योंकि हमारे डेटाबेस में हेडर हैं; अन्यथा, एक्सेल हेडर को केवल डेटा रिकॉर्ड के हिस्से के रूप में मानता है।

चरण 4: अब, आपकी तालिका नीचे दी गई के समान दिखती है।

जैसा कि इसने अपने स्वयं के रंग और तालिका के प्रारूपण के साथ एक तालिका बनाई है।

हम डिफ़ॉल्ट तालिका शैली को बदल सकते हैं। रिबन में "डिज़ाइन" के रूप में एक नया टैब देखने के लिए टेबल के अंदर एक कर्सर रखें। "डिज़ाइन" के तहत, हम बहुत सारे विकल्प देख सकते हैं।

तालिका शैलियों के तहत, उस तालिका शैली का चयन करें जिसे आप डेटाबेस पर लागू करना चाहते हैं।

अगला, तालिका निर्माण के बाद, हमें इसे एक अनूठा नाम देने के लिए तालिका का नाम देना होगा। डिज़ाइन के तहत, केवल हम तालिका को एक नाम दे सकते हैं।

अब हम इस तालिका नाम "SalesRecords" का उपयोग करके इस डेटाबेस का उल्लेख कर सकते हैं ।

चूंकि यह डेटाबेस के लिए एक तालिका प्रारूप है, इसलिए पिछले रिकॉर्ड के नीचे दर्ज किए गए किसी भी नए रिकॉर्ड को इस तालिका में ही अपडेट किया जाएगा।

उपरोक्त छवि में, मैंने 12 के रूप में अगला सीरियल नंबर दर्ज किया है; अगर मैं अभी दर्ज की गई कुंजी को मारता हूं, तो यह इस पंक्ति को तालिका में ले जाएगी।

जैसे एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करके हम अपने स्वयं के डेटाबेस बना सकते हैं।

उदाहरण # 2 - ग्राहक डेटाबेस एक्सेल टेम्पलेट

ग्राहकों का डेटाबेस एक्सेल टेम्पलेट बनाना किसी भी व्यवसाय के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। एक्सेल में एक डेटाबेस टेम्प्लेट बनाते समय, यह तय करना महत्वपूर्ण है कि ग्राहकों के संबंध में हमें किस तरह की जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है।

नीचे आम विवरण हैं जो हम आमतौर पर ग्राहकों के संबंध में एकत्र करते हैं।

शीर्षकों के आधार पर विस्तार से भरें।

इसी तरह, डेटाबेस के लिए एक टेबल फॉर्मेट बनाएं।

जैसे ही आप एकत्रित होते हैं, ग्राहक का विवरण दर्ज करते रहें, और डेटाबेस के बढ़ने पर आपकी तालिका स्वचालित रूप से फैल जाती है।

याद रखने वाली चीज़ें

• तालिका प्रारूप में डेटा को बनाए रखने के लिए हमेशा एक अच्छा अभ्यास होता है क्योंकि तालिका प्रारूप में किसी भी जोड़ और पंक्तियों और स्तंभों को हटाने का उपयोग संभव है।
• तालिका में हमेशा एक विशिष्ट नाम दें।
• यदि आप MS Access में अच्छे हैं, तो फ़ाइल को MS Access में अपलोड करें।