लेखा सूचना प्रणाली (परिभाषा, उदाहरण) - पक्ष विपक्ष

लेखा सूचना प्रणाली क्या है?

लेखांकन सूचना प्रणाली लेखांकन और वित्तीय डेटा को इकट्ठा करने, संग्रहीत करने और संसाधित करने के लिए कंपनियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर-आधारित पद्धति को संदर्भित करती है, जो कंपनी के आंतरिक उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग की जाती है, ताकि वे हितधारकों को विभिन्न सूचनाओं के संबंध में रिपोर्ट दे सकें कंपनी जैसे लेनदार, निवेशक, कर अधिकारी आदि।

सरल शब्दों में, यह वित्तीय लेनदेन और घटनाओं से संबंधित सभी जानकारी को इस तरह से एकत्र करने और संग्रहीत करने की एक प्रणाली है, ताकि उन्हें आंतरिक प्रबंधन, खातों, सीएफओ, लेखा परीक्षकों, आदि द्वारा निर्णय लेने के लिए पुनर्प्राप्त किया जा सके। विभिन्न लेखांकन, लागत, वित्तीय रिपोर्ट जैसे लाभ और हानि, बैलेंस शीट, आदि के लिए सरल खाता बही।

लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) के घटक

# 1 - व्यक्ति (हितधारक)

हर लेखांकन पहलुओं की शुरुआत और अंत। एक हितधारक है जो सिस्टम में जानकारी फीड करता है, एकत्र करता है, विश्लेषण करता है, रिपोर्ट करता है, आदि, और एक अन्य व्यक्ति (हितधारक) है जिसे जानकारी की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक लेखाकार विभिन्न वित्तीय आंकड़ों को रिकॉर्ड करता है और उन्हें एक मालिक, शेयरधारकों, लेनदारों, सरकार, आदि जैसे कई हितधारकों के उपयोग के लिए प्रस्तुत करता है।

# 2 - डेटा

अब, एआईएस रिकॉर्ड, रिपोर्ट क्या करते हैं? यह सभी विभिन्न लेखांकन लेनदेन, घटनाओं और अन्य मौद्रिक वस्तुओं के बारे में है। एआईएस ऐसी किसी भी जानकारी को रिकॉर्ड नहीं करेगा जिसका कोई मौद्रिक आधार नहीं है। डेटा कुछ भी हो सकता है जैसे बिक्री खाताधारक, ग्राहक खाता, विक्रेताओं के नेतृत्वकर्ता, वित्तीय रिपोर्ट जैसे पी एंड एल और बैलेंस शीट, नकदी प्रवाह विवरण इत्यादि।

# 3 - स्थापित प्रक्रियाएं

विभिन्न कार्यों को करने के लिए, जैसा कि परिभाषा में कहा गया है, एआईएस पूर्वनिर्धारित चरणों, प्रक्रियाओं का अनुसरण करता है। स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए, यह एआईएस की सबसे बुनियादी जरूरतों में से एक है। AIS मैन्युअल हस्तक्षेप या स्वचालित रूप से कार्रवाई कर सकता है। इस कार्रवाई को स्वचालित सिस्टम के मामले में डेटा को संसाधित करने वाले या सिस्टम में कोडित व्यक्ति को निर्देश देने की आवश्यकता है।

# 4 - सॉफ्टवेयर (ईआरपी)

एक सॉफ्टवेयर या, व्यापक रूप में, ईआरपी एक कंप्यूटर-आधारित कार्यक्रम है जो बताए गए कार्यों को करता है। ईआरपी को एक डेटाबेस सॉफ्टवेयर पैकेज सिस्टम के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो विनिर्माण, विपणन, वित्तीय, मानव संसाधन आदि सहित व्यावसायिक प्रक्रियाओं और संचालन का समर्थन करता है। यह लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) के मुख्य घटकों में से एक है।

# 5 - सूचना प्रणाली अवसंरचना

सरल शब्दों में, आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर को विभिन्न आईटी और आईएस हार्डवेयर, उपकरण, सहायक उपकरण का एक संघ कहा जा सकता है। उदाहरण, कंप्यूटर, प्रिंटर, स्कैनर, आदि

# 6 - आंतरिक नियंत्रण

आंतरिक नियंत्रण प्रत्येक व्यवसाय संगठन की मूल आवश्यकता है। ये वित्तीय जानकारी की अखंडता, धोखाधड़ी की रोकथाम, त्रुटियों, परिसंपत्तियों की सुरक्षा, आदि सुनिश्चित करने के लिए एक संगठन द्वारा अपनाए गए उपकरण, जांच, प्रक्रिया, प्रणालियां हैं।

एआईएस के उदाहरणों के आधार पर केस स्टडी

• केस - मार्टिन इंक।, लंदन के प्रसिद्ध सुपरमार्केट रिटेल चेन के मालिक ने कागज पर लेनदेन रिकॉर्ड करने की पारंपरिक विधि का इस्तेमाल किया, अब व्यापार के विस्तार के साथ ग्राहकों, विक्रेताओं, पूर्व में अर्जित लाभ, भविष्य का अनुमान जानना चाहते हैं। लाभ-अर्जन क्षमता, कार्यशील पूंजी का विवरण इसके व्यवसाय में लगा हुआ है, लेकिन मैनुअल आधारित लेखांकन प्रथाओं के कारण इसकी भविष्यवाणी करने की स्थिति में नहीं है।
• समस्या - मालिक अपने व्यवसाय के स्थान को समझने की स्थिति में नहीं है, अर्थात उपरोक्त सभी आवश्यकताओं को।
• समाधान - अगर उपयोग में AIS होता, तो मार्टिन इंक आसानी से ग्राहकों, विक्रेताओं, अतीत के दौरान अर्जित लाभ, व्यवसाय में लगी हुई कार्यशील पूंजी आदि का विवरण निकाल लेता, न केवल पिछले आंकड़े, बल्कि AIS भविष्य की भविष्यवाणी करने की क्षमता भी रखता है मुनाफे का रुझान, नकदी प्रवाह, और अन्य स्थिति।

लेखा सूचना प्रणाली के लाभ

• # 1 - लागत-प्रभावशीलता - डिजिटलकरण और कृत्रिम बुद्धिमत्ता के युग में, प्रत्येक संगठन कृत्रिम बुद्धि के उपयोग के साथ लागत में कटौती की ओर बढ़ रहा है। एआईएस ने मैनुअल प्रयासों को कम करने में मदद की है और एक ही ऑपरेशन को अधिक प्रभावी ढंग से कर सकता है।
• # 2 - समय प्रभावकारिता - एआईएस ने किसी वित्तीय जानकारी की रिकॉर्डिंग, वर्गीकरण, रिपोर्टिंग में शामिल समय की मात्रा को कम करने में व्यावसायिक संगठनों की सहायता की है। मैनुअल काम का एक बड़ा क्वांटम AIS द्वारा बहुत कम प्रयासों और समय के साथ पूरा किया जा सकता है।
• # 3 - आसान पहुंच (पोर्टेबिलिटी) - एआईएस में संग्रहीत डेटा को किसी भी समय और कहीं भी इंटरनेट से जुड़े एक सूचना प्रणाली के माध्यम से पुनर्प्राप्त किया जा सकता है। जहाँ मैन्युअल रूप से तैयार की गई पुस्तकों को आसानी से नहीं ले जाया जा सकता है, एआईएस डेटा हो सकता है।
• # 4 - सटीकता - AIS की भागीदारी के साथ, डेटा की विश्वसनीयता बढ़ जाती है। जैसा कि हमने पहले इस लेख में चर्चा की थी कि AIS निर्देशों के पूर्वनिर्धारित सेट का अनुसरण करता है। इसलिए त्रुटि-संभावित जानकारी की संभावना कम है, और इसलिए AIS में सटीक डेटा का अतिरिक्त लाभ है।

नुकसान

• # 1 - किस्त और प्रशिक्षण की प्रारंभिक लागत - जबकि हमने चर्चा की थी कि एआईएस लागत प्रभावी है, वही छोटे व्यापार उद्यमों के मामले में सटीक नहीं हो सकता है। प्रारंभिक सेटअप की लागत अधिक हो सकती है और संगठन के लिए मूल्य उत्पन्न नहीं कर सकती है।
• # 2 - मैनुअल हस्तक्षेप - हालांकि हमने चर्चा की है कि एआईएस मैनुअल हस्तक्षेप को कम करता है, इसे समाप्त नहीं किया जा सकता है। एआईएस को एक निश्चित समय पर मैनुअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है, जो सिस्टम में अक्षमता ला सकती है।
• # 3 - त्रुटि पूरी तरह से समाप्त नहीं की जा सकती - हमने चर्चा की, एआईएस त्रुटि की संभावना को कम करता है, लेकिन सॉफ्टवेयर में गलत कोडिंग की संभावना होती है, जिसके परिणामस्वरूप त्रुटि हो सकती है। इसके अलावा, मैनुअल हस्तक्षेप अभी भी यहां मौजूद है, जो एक त्रुटि भी उत्पन्न कर सकता है।
• # 4 - गोपनीयता - हालांकि हमने एआईएस डेटा की पोर्टेबिलिटी पर चर्चा की, एक संगठन के लिए भी विनाशकारी हो सकता है यदि ऐसी जानकारी हैक की जाती है यानी चोरी हो जाती है। एक घुसपैठिया सूचना में संशोधन कर सकता है, या वह संवेदनशील वित्तीय जानकारी का खुलासा कर सकता है।
• # 5 - वायरस अटैक - आईएस पर संग्रहीत कोई भी डेटा वायरस से संक्रमित हो सकता है जिससे एआईएस पर संग्रहीत वित्तीय जानकारी का विघटन, संशोधन हो सकता है।

सीमाएं

• लागत: हमने पहले ही एआईएस की लागत को नुकसान के रूप में चर्चा की।
• प्रशिक्षण: उपयोगकर्ताओं को वांछित तरीके से एआईएस को खिलाने, पुनः प्राप्त करने या उपयोग करने के लिए प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है। यदि संबंधित व्यक्ति को अच्छी तरह से प्रशिक्षित नहीं किया जाता है, तो यह गलत डेटा तैयारी और प्रस्तुति का कारण बन सकता है। इसके अलावा, एक बड़े संगठन में लगातार स्थानान्तरण, पदोन्नति, इस्तीफे, सेवानिवृत्ति हैं। इन सभी मामलों में, प्रतिस्थापन के लिए प्रशिक्षण की नियमित आवश्यकता है।
• अवलोकन : डिजिटलाइजेशन के युग में, प्रौद्योगिकी तेज गति से बदल रही है। तकनीक के अप्रचलित होने में बहुत कम समय लगता है। यह संगठन को जल्द से जल्द परिवर्तनों को अपनाने की आवश्यकता है। अन्यथा, यह त्रुटि-प्रवण डेटा हो सकता है।

लेखा सूचना प्रणाली (AIS) में परिवर्तन

तेजी से बदलती तकनीक और तकनीकी प्रगति के अनुकूलन के युग में, एआईएस में महत्वपूर्ण परिवर्तन हो रहे हैं। नवीनतम परिवर्तनों में क्लाउड कंप्यूटिंग, क्लाउड अकाउंटिंग, रियल-टाइम अकाउंटिंग या मोबाइल अकाउंटिंग शामिल हैं।

इसने लेखांकन के पुराने तरीकों की तुलना में लेखांकन को बहुत आसान और सुविधाजनक बना दिया है। उन्नति एक स्तर पर पहुंच गई है, जो न केवल रिकॉर्ड, वर्गीकृत, विश्लेषण और रिपोर्ट करती है, बल्कि भविष्य के रुझानों की भी भविष्यवाणी करती है, जो बहुत तैयारियों के साथ वास्तविक स्थिति का सामना करने में मदद कर सकती है।

निष्कर्ष

लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) को किसी भी संगठन के लिए एक वरदान के रूप में वर्णित किया जा सकता है क्योंकि हमने एआईएस के फायदे और नुकसान दोनों का अध्ययन किया है। हालांकि, कुल मिलाकर यह एक संगठन के लिए मैन्युअल लेखांकन से एआईएस आधारित लेखांकन में प्रवास करने के लिए बहुत फायदेमंद है। विभिन्न नुकसानों पर काबू पाने के लिए, एआईएस की सीमाएं हैं, सॉफ्टवेयर है जो वायरस, हैकर्स और अन्य हमलों से संगठन के एआईएस को सुरक्षित करता है।

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस, लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) का एक विस्तारित संस्करण पहले ही मैनुअल हस्तक्षेप को कम करना शुरू कर चुका है और जल्द ही एक ब्रेकनेक गति से बढ़ेगा।