भुगतान योग्य चक्र जिसे प्रोक्योर टू पे के नाम से भी जाना जाता है, कंपनी में विभिन्न प्रक्रिया की श्रंखला है, जिसमें उत्पाद की खरीद के लिए आवश्यक विभिन्न गतिविधियों को शामिल किया जाता है, जिसमें सामानों के लिए ऑर्डर देने से लेकर आपूर्तिकर्ताओं को सामान देने और फिर सामानों की डिलीवरी करने और प्राप्त करने की प्रक्रिया शामिल है। अंत में आपूर्तिकर्ता के खिलाफ अंतिम देय भुगतान करना।
लेखा देय (AP) चक्र क्या है?
भुगतान योग्य चक्र को 'प्रक्रिया का भुगतान' या 'पी 2 पी' चक्र के रूप में भी जाना जाता है, यह प्रक्रिया की एक श्रृंखला है जिसमें कंपनी का खरीद और भुगतान विभाग शामिल होता है और आपूर्तिकर्ताओं को ऑर्डर देने, सामान खरीदने और अंतिम भुगतान करने से लेकर सभी आवश्यक गतिविधियां करता है। आपूर्तिकर्ताओं को।
प्रत्येक व्यवसाय के दो प्रमुख व्यावसायिक चक्र हैं - राजस्व चक्र और व्यय चक्र।
- राजस्व चक्र में बिक्री, विपणन, ग्राहक संबंध, राजस्व संग्रह आदि जैसी गतिविधियाँ शामिल हैं।
- व्यय चक्र में खरीद, आपूर्तिकर्ता भुगतान, उत्पादन व्यय, मजदूरी और वेतन आदि शामिल हैं। देय चक्र चक्र व्यय चक्र का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
निम्नलिखित देय चक्र में शामिल कदम हैं -
- आवश्यक वस्तुओं का निर्धारण
- खरीदी प्रक्रिया
- आपूर्तिकर्ताओं के लिए खोजें
- प्रस्ताव के लिए अनुरोध
- कोटेशन प्राप्त करने की समीक्षा करें
- मोल भाव
- क्रय आदेश
- आपूर्तिकर्ता की पुष्टि
- आपूर्तिकर्ता की ड्यूटी
- माल की सफल डिलीवरी पर
- चालान प्रविष्टि
- भुगतान
आइए इन पर विस्तार से चर्चा करें -
देय चक्र में शामिल कदम
निम्नलिखित चक्र भुगतान करने के लिए खरीद में शामिल हैं:
# 1 - आवश्यक वस्तुओं का निर्धारण
खरीद कंपनी के उत्पादन विभाग द्वारा आवश्यक स्टॉक के आधार पर की जाती है। उत्पादन प्रबंधक आवश्यक आपूर्ति की पहचान करता है और क्रय विभाग को सूचित करता है।
# 2 - खरीद विभाग खरीद प्रक्रिया शुरू करता है
उत्पादन से आपूर्ति अनुरोधों की मंजूरी मिलने के बाद, क्रय विभाग यह देखेगा कि क्या कुछ समान आदेश पहले ही रखे जा चुके हैं; यदि नहीं, तो खरीद आदेशों के नए दस्तावेज़ उत्पन्न होते हैं।
# 3 - आपूर्तिकर्ताओं के लिए खोजें
आपूर्तिकर्ताओं को ढूंढना एक मुश्किल काम है जिसमें स्थानीयता, परिवहन में आसानी, क्रेडिट नीतियां, आपूर्तिकर्ता और उसके उत्पादों की सद्भावना, कंपनी के साथ पिछले कनेक्शन और कई और अधिक कारक शामिल हैं। हालाँकि, कंपनी ने कोशिश की है कि आपूर्तिकर्ताओं के साथ लेनदेन की कोशिश की जाए और आपूर्तिकर्ताओं का परीक्षण किया जाए। अन्य मामलों में, संभावित आपूर्तिकर्ताओं को स्थानीय रूप से या अंतरराष्ट्रीय स्तर पर ऑनलाइन व्यापार का उपयोग करके व्यापार पोर्टलों (जैसे सीओ), रेफरल, आदि के लिए चुना जाता है।
# 4- प्रस्ताव के लिए अनुरोध
कुछ संभावित आपूर्तिकर्ताओं का चयन करने के बाद, वस्तुओं के कोटेशन प्राप्त करने के लिए एक औपचारिक दस्तावेज दिया जाता है। दस्तावेज़ को प्रस्ताव (RFP) के लिए अनुरोध के रूप में संदर्भित किया जाता है। आपूर्तिकर्ता उत्पाद दरों और गुणों सहित एक प्रस्ताव भेजता है, और कंपनी को उनके साथ व्यापार करने के लिए कहता है।
# 5 - प्राप्त उद्धरण की समीक्षा करें
कंपनी विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं द्वारा भेजे गए कोटेशन की समीक्षा करती है और उन आपूर्तिकर्ताओं को फ़िल्टर करती है जो कंपनी की आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं। कंपनी चयनित आपूर्तिकर्ताओं को खरीद सौदे करने में अपनी रुचि के बारे में सूचित करती है।
# 6 - कंपनी ने वार्ता प्रक्रिया शुरू की
बातचीत एक व्यस्त और कभी-कभी समय लेने वाली प्रक्रिया है जहां खरीदार विक्रेता से अपनी दरें कम करने का अनुरोध करता है, उदार क्रेडिट नीति और अन्य बुनियादी बातचीत जैसे छूट, उत्पादों की गुणवत्ता, माल ढुलाई शुल्क, वितरण और बीमा शर्तों की पेशकश करता है। बातचीत की प्रक्रिया फ़िल्टरिंग करती है, और कंपनी ने सर्वश्रेष्ठ आपूर्तिकर्ताओं की पहचान की है।
# 7 - खरीद आदेश
वांछित आपूर्तिकर्ता को मंजूरी देने पर कंपनी ने उसे आधिकारिक खरीद आदेश दस्तावेज़ भेजकर आदेश दिया। यह आपूर्तिकर्ता को कंपनी की आवश्यकताओं और उत्पादों या सेवाओं के वितरण की समय सीमा के बारे में पुष्टि करता है।
# 8 - आपूर्तिकर्ता की पुष्टि
समझौता तब शुरू होता है जब कोई आपूर्तिकर्ता अपने उत्पादों को अनुरोधित नियमों और शर्तों पर बेचने के लिए सहमत होता है। स्वीकृति की पुष्टि आपूर्तिकर्ता द्वारा डाक या ईमेल के माध्यम से लिखित रूप में भेजी जानी है।
# 9 - आपूर्तिकर्ताओं की ड्यूटी
यह आपूर्तिकर्ता का कर्तव्य है कि वह माल तैयार करने के लिए तैयार हो और समय सीमा का सख्ती से पालन करते हुए कंपनी को ऑर्डर प्रगति के बारे में सूचित रखे। जब माल भेजने के लिए तैयार हो और एक शिपमेंट नोटिस भेजा जाना चाहिए, जिसमें वैध दस्तावेजों के साथ सामान का विवरण निर्दिष्ट करना शामिल है, जिसमें वजन या इकाइयां, डिलीवरी की तारीख, स्थान आदि शामिल हैं।
# 10 - वितरित माल का निरीक्षण
निरीक्षण की प्रक्रिया शुरू होती है, जिसमें गुणवत्ता और मात्रा दोनों जांच शामिल हैं। खरीद विभाग यह जांच करता है कि क्या वितरित सामान खरीद आदेश के अनुसार हैं।
# 11 - प्रवेश प्रविष्टि
सफल निरीक्षण पर, यदि सब कुछ ठीक पाया जाता है, तो क्रय विभाग भुगतान की प्रक्रिया शुरू करने के लिए खातों को देय विभाग को स्वीकृति भेजता है। देय देय विभाग इस प्रकार चालान का रिकॉर्ड बनाते हैं, जिसमें भुगतान की अंतिम तिथि और / या अंतिम तिथि जैसे छूट, प्रतिपूर्ति की राशि और अन्य आधिकारिक विवरण जैसे भुगतान के बारे में सभी विनिर्देश होते हैं।
# 12 - भुगतान
हर आवश्यक जांच के बाद, देय खाते विभाग आंशिक रूप से या पूरी तरह से कंपनी के मानदंडों के अनुसार आपूर्तिकर्ता को भुगतान करना शुरू कर देते हैं। आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने के विभिन्न तरीके हैं:
- नकद भुगतान
- भुगतान जांचें (या अन्य परक्राम्य लिखत)
- ऑनलाइन थर्ड-पार्टी ट्रांसफर
- क्रेडिट कार्ड से भुगतान
- डॉलर या अन्य विदेशी मुद्रा में भुगतान (आम तौर पर आयात लेनदेन में लागू);
- वस्तु विनिमय और अर्थात, आपूर्तिकर्ता द्वारा प्राप्त वस्तुओं और / या सेवाओं के विरुद्ध कुछ वस्तुओं और / या सेवाओं का भुगतान करना।
प्रासंगिक दस्तावेज एपी साइकिल में शामिल हैं
निम्नलिखित भुगतान चक्र में शामिल महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं:
# 1 - खरीद आदेश
कंपनी का क्रय विभाग आवश्यक वस्तुओं का एक ऑर्डर तैयार करता है और इसे विक्रेता को भेजता है। आदेश विक्रेता को उसकी मात्रा के साथ वस्तुओं के बारे में बताता है। यह एक तारीख भी निर्दिष्ट करता है, जिस पर माल पहुंचाने की आवश्यकता होती है।
# 2 - रिपोर्ट प्राप्त करना
माल वितरित होने के बाद, प्रबंधन शिपमेंट का निरीक्षण करता है और गुणवत्ता, मात्रा और अन्य आवश्यक पहलुओं की जांच करता है। एक पूर्ण निरीक्षण के बाद, यह एक विस्तृत रिपोर्ट बनाता है जिसे रिपोर्ट प्राप्त करना कहा जाता है।
# 3 - विक्रेता चालान
दस्तावेज़ कानूनी अनुबंध है जिसमें विक्रेता माल, प्रति यूनिट की दर और लागू कर योग्य राशि के साथ कुल राशि का विवरण देता है। यह क्रेडिट पॉलिसी और भुगतान की अंतिम तिथि भी निर्दिष्ट करता है।
