एक्सेल में बहीखाता - टेम्पलेट के साथ कदम गाइड द्वारा कदम

एक्सेल में बहीखाता पद्धति क्या है?

एक्सेल में बहीखाता पद्धति का मतलब है कि किसी इकाई के वित्तीय लेनदेन जैसे कि खरीद, बिक्री, भुगतान, रसीदें और खर्चों का एक दिन में रिकॉर्ड करना। एक्सेल में लेन-देन की रिकॉर्डिंग के लिए, पहले आवश्यकता के अनुसार एक्सेल को सेटअप / कस्टमाइज़ करना है और फिर इस टेम्प्लेट में दिन के लेन-देन को रिकॉर्ड करना है और इसे अपने कंप्यूटर में सहेजना है।

एक्सेल में सिंगल एंट्री बहीखाता

एकल प्रविष्टि प्रणाली में, लेन-देन का केवल एक पक्ष दर्ज किया जाएगा, और इन लेनदेन का प्रभाव केवल एक ही स्थान पर जाएगा। जबकि दोहरे प्रविष्टि लेखा प्रणाली में, प्रत्येक लेनदेन को डेबिट और क्रेडिट द्वारा दर्ज किया जाएगा, और ये दो खातों को प्रभावित करेंगे।

एकल प्रविष्टि प्रणाली में लेनदेन के उद्देश्य और परिणाम को ध्यान में रखकर रिकॉर्ड किया जाएगा। एकल-प्रवेश बहीखाता पद्धति में, मुख्य ध्यान प्रत्येक व्यय और आय या संपत्ति और देनदारियों की रिकॉर्डिंग के बजाय नकद प्राप्तियों और नकद भुगतान पर दिया जाएगा।

एक्सेल में बहीखाता कैसे बनाएं

चरण # 1: एक इकाई तैयार करते समय आवश्यकता के अनुसार रिकॉर्डिंग लेनदेन के लिए एक एक्सेल टेम्पलेट तैयार करें जो लेखांकन पेशेवरों की मदद ले सकता है।

चरण # 2: व्यवसाय की प्रकृति के अनुसार लेनदेन को रिकॉर्ड करने और वर्गीकृत करने के लिए खातों का एक चार्ट तैयार करें। आम तौर पर, खातों के एक चार्ट को तीन श्रेणियों में विभाजित किया जाता है जो हैं:

1. आय: व्यापार में आने वाले धन की रिकॉर्डिंग के लिए।
2. व्यय: उस धन की रिकॉर्डिंग के लिए जो बाहर जा रहा है या व्यापार।
3. गुड्स सोल्ड की लागत: पैसा जो तैयार माल बनाने पर खर्च किया जाता है।

नीचे खातों का नमूना चार्ट दिया गया है:

चरण # 3: अवधि के लिए सकल लाभ और शुद्ध लाभ पर पहुंचने के लिए खातों के चार्ट की मदद से आय विवरण तैयार करें। मासिक आय स्टेटमेंट के लिए, 12 आय स्टेटमेंट शीट तैयार की जाएंगी, और उसके बाद सभी 12 आय स्टेटमेंट शीट को मिलाकर एक वार्षिक आय स्टेटमेंट शीट तैयार की जाएगी। आय विवरण का प्रवाह नीचे दिया जाएगा:

चरण # 4: एक एक्सेल शीट तैयार करें जहां सभी चालान नं। दर्ज किया जाएगा ताकि यह ट्रैक हो सके कि किस चालान का भुगतान किया गया था या कौन से चालान भुगतान के लिए लंबित हैं।

चरण # 5: इकाई की नकदी स्थिति का पता लगाने के लिए नकदी प्रवाह विवरण तैयार करें।

चरण # 6: फ़ोल्डर को उचित नाम देकर फ़ाइल को सुरक्षित स्थान पर सहेजने के लिए उपरोक्त सभी एक्सेल शीट तैयार करने के बाद। हम इस फाइल को पासवर्ड द्वारा भी सुरक्षित कर सकते हैं।

एक्सेल में बहीखाता का उदाहरण

नीचे एक्सेल स्प्रेडशीट में अप्रैल'18 से जून'18 के लिए कैश बुक रखी गई है, जहां सिंगल-एंट्री बहीखाता पद्धति का उपयोग करके नकदी प्रवाह और बहिर्वाह दर्ज किया गया है।

01.04.2018 को इस अवधि के दौरान आय और खर्चों को जोड़ने और कटौती करने के बाद नकदी और बैंक का शेष राशि 1000 डॉलर है, हम $ 2564 के समापन शेष पर पहुंचेंगे।

लाभ

निम्नलिखित कुछ फायदे हैं:

• एक्सेल टेम्पलेट में बहीखाता पद्धति के लिए किसी विशेष लेखांकन कौशल की आवश्यकता नहीं होती है; इसलिए, रिकॉर्ड लेनदेन को बनाए रखना आसान है।
• यह कम खर्चीला है क्योंकि एक्सेल स्प्रेडशीट हर कंप्यूटर / लैपटॉप पर उपलब्ध है; इसलिए, किसी भी लेखांकन सॉफ्टवेयर को खरीदने की आवश्यकता नहीं है।
• एक्सेल में विभिन्न कार्य होते हैं जो लेनदेन के आसान रिकॉर्डिंग में मदद करते हैं जैसे कि जोड़, गुणा, VLOOKUP, पिवट टेबल, मैक्रोज़।
• एक्सेल चार्ट, बार, पाई, या कई अन्य जैसे विभिन्न चित्रमय प्रस्तुतियों की तैयारी में मदद करता है।
• एक कार्यालय में कई उपयोगकर्ता केवल पठनीय मोड में एक्सेल शीट साझा करके इसे एक्सेस कर सकते हैं जिसमें केवल एक्सेल शीट में डेटा को बदल सकते हैं, और अन्य केवल डेटा देख सकते हैं।

नुकसान

नीचे नुकसान हैं:

• एक्सेल में, बहीखाता उपयोगकर्ता आवश्यकता के अनुसार डेटा तैयार कर सकते हैं, और प्रबंधन को डेटा प्रस्तुत करने और प्रस्तुत करते समय वह पक्षपाती हो सकता है।
• सही सूत्र में प्रवेश करना आवश्यक है क्योंकि एक्सेल सूत्र में मैन्युअल रूप से प्रवेश किया जाएगा। यदि किसी सूत्र में कोई गलती है, तो परिणाम बदल जाएगा, और यह निर्णय लेने को प्रभावित करेगा।
• एक्सेल बुककीपिंग अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में डेटा रखरखाव से कम सुरक्षित है, और हैकर्स इसे आसानी से हैक कर सकते हैं, और एक संगठन में भी कोई भी डेटा तक पहुंच सकता है।
• यह उपयोगी और समय लेने वाला नहीं है जहां बड़ी मात्रा में डेटा को एक्सेल में दर्ज किया जाना है।
• एक्सेल में, बैंक सॉफ्टवेयर या अन्य अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर जैसे अन्य सॉफ्टवेयर से डेटा को स्वचालित रूप से आयात करना संभव नहीं है, जो हमें अन्य सॉफ्टवेयर से स्वचालित रूप से डेटा आयात करने की अनुमति देता है।

निष्कर्ष

एक्सेल शीट में बहीखाता उन संगठनों के लिए उपयोगी है जो व्यवसाय के प्रारंभिक चरण में हैं और कुशल जनशक्ति की भर्ती और लेखांकन सॉफ्टवेयर की खरीद के द्वारा अपने खर्चों में वृद्धि नहीं करना चाहते हैं। लेखांकन सॉफ्टवेयर में लेनदेन की रिकॉर्डिंग की तुलना में एक्सेल में लेखांकन लेनदेन को बनाए रखना आसान है। अभी भी, एक ही समय में, यह कम सुरक्षित है और बड़ी संख्या में लेनदेन के लिए उपयोगी नहीं है, और त्रुटि की संभावना बहुत अधिक है।