एक्सेल में फ्लो चार्ट कैसे बनाएं?
एक्सेल में फ्लो चार्ट को एक्सेल में प्रोसेस चार्ट के रूप में भी जाना जाता है, इसका उपयोग शुरू से अंत तक एक प्रक्रिया में शामिल विभिन्न चरणों का प्रतिनिधित्व करने के लिए किया जाता है, इस प्रक्रिया में शामिल हर चरण का प्रतिनिधित्व करने के लिए आकृतियों को पूर्वनिर्धारित किया गया है, इस चार्ट का उपयोग करने के लिए हमें आवश्यकता है एक्सेल में स्मार्ट आर्ट के पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट्स का उपयोग करें।
फ्लो चार्ट एक्सेल उदाहरण
उदाहरण # 1 - आकृतियों का उपयोग करके फ्लो चार्ट बनाएं (चरण दर चरण)
सबसे पहले आइए एक लोकप्रिय फ्लो चार्ट यानी संगठनात्मक पदानुक्रम चार्ट के फ्लो चार्ट का निर्माण करें। नीचे संगठन में संचार का प्रवाह है।
अध्यक्ष> विभागीय प्रमुख> वरिष्ठ प्रबंधक> प्रबंधक> टीम लीडर> टीम के सदस्य।
यह विशिष्ट संगठन प्रवाह चार्ट है जो आमतौर पर हमें देखने को मिलता है। इस अनुच्छेद में, हम आकृतियों का उपयोग करके एक्सेल में एक प्रवाह चार्ट बनाना सीखेंगे।
- चरण 1: वर्कशीट से ग्रिडलाइंस निकालें।
- चरण 2: सम्मिलित करें> आकृतियाँ> फ़्लोचार्ट> आयताकार आकार पर जाएँ।
- चरण 3: पहले इसे ड्रा करें।
नोट: कॉलम और पंक्ति को फिट करने के लिए alt = "" कुंजी को समायोजित करें और समायोजित करें।
- चरण 4: राइट-क्लिक करें और EDIT टेक्स्ट चुनें।
- चरण 5: शब्द टाइप करें, राष्ट्रपति।
- चरण 6: यह आकार बहुत अच्छा नहीं लग रहा है। प्रारूप के तहत आकृति का प्रारूप बदलें जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है।
- चरण 7: अब संगठन में पहला स्थान समाप्त हो गया है। उसके तहत 4 विभागीय प्रमुख आएंगे। इसके लिए स्ट्रेट लाइन एरो ड्रा करें।
- चरण 8: अब हमें सभी विभागीय प्रमुखों के लिए एक क्षैतिज रेखा खींचनी होगी।
- चरण 9: 4 और तीर लाइनें डालें।
- चरण 10: प्रत्येक तीर के नीचे 4 और आयताकार बक्से डालें।
नोट: मैंने 4 विभाग जोड़े हैं। आप अपनी आवश्यकता के अनुसार बदल सकते हैं।
- चरण 11: एक बार विभाग के प्रमुखों को खींचा जाता है। वरिष्ठ प्रबंधक के लिए 4 और तीर और 4 और आयताकार बक्से बनाएँ।
- चरण 12: वरिष्ठ प्रबंधक के तहत, टीम लीडर दिखाई देगा। टीम लीडर्स के लिए 4 और तीर और 4 और आयताकार बॉक्स बनाएं।
- चरण 13: प्रत्येक टीम के नेता के तहत 4 अधिकारी आएंगे। इसके लिए पहले प्रत्येक टीम लीडर के नीचे एक सीधी वर्टिकल लाइन बनाएं जैसा कि नीचे की इमेज में दिखाया गया है।
- चरण 14: प्रत्येक ऊर्ध्वाधर सीधी रेखा के लिए 4 क्षैतिज तीर बनाएं। पूरी तरह से 16 क्षैतिज तीर खींचें।
- चरण 15: नए तैयार किए गए क्षैतिज तीरों के सामने 16 टेक्स्ट बॉक्स डालें। पहले बॉक्स प्रकार कार्यकारी 1 के लिए, दूसरे बॉक्स प्रकार कार्यकारी 2 के लिए, तीसरे बॉक्स प्रकार कार्यकारी 3 के लिए, और चौथे बॉक्स प्रकार कार्यकारी 4 के लिए।
तो अब एक संगठन के लिए हमारा फ्लोचार्ट किया जाता है। इस चार्ट के साथ संचार का प्रवाह स्पष्ट है। संगठन में प्रत्येक स्थिति से वाकिफ हैं जिनसे उन्हें अपने संदेशों को संप्रेषित करने के लिए संपर्क करना चाहिए।
उदाहरण # 2 - स्मार्ट आर्ट्स (स्टेप बाय स्टेप) का उपयोग करके क्रिएशन बिजनेस फ्लोचार्ट
हमने आकृतियों का उपयोग करके एक विशिष्ट एक्सेल फ्लोचार्ट बनाने के चरणों को देखा है। स्मार्ट आर्ट्स का उपयोग करने से फ्लोचार्ट सुंदर दिखाई देगा। स्मार्ट आर्ट्स के तहत फ्लोचार्ट पहले से ही परिभाषित है अगर हमें कुछ भी अतिरिक्त चाहिए तो हमें व्यवस्था करने की आवश्यकता है।
इस उदाहरण में, मैं एक नई कंपनी की स्थापना में शामिल प्रक्रिया की व्याख्या करूंगा।
- चरण 1: INSERT> स्मार्ट आर्ट पर जाएं।
- चरण 2: स्मार्ट कला चयन प्रक्रिया के तहत। नीचे स्क्रॉल करें और दोहराए जाने वाली प्रक्रिया का चयन करें।
- चरण 3: अब हमारे पास एक डिफ़ॉल्ट फ़्लोचार्ट है।
- चरण 4: यहाँ लाभ है कि हमारे पास पहले से तैयार आकृतियाँ हैं। पहले बॉक्स के लिए बिजनेस एंटिटी टाइप: प्राइवेट लिमिटेड
- चरण 5: अगला चरण पंजीकरण प्रक्रिया का है।
- चरण 6: अगला कंपनी पहचान संख्या (CIN) प्राप्त करें।
- चरण 7: चौथा चरण आपकी कंपनी के लिए एक वेबसाइट बनाना है।
- चरण 8: विभिन्न विभागों के कर्मचारियों को काम पर रखें।
- चरण 9: अब हमारे पास प्रवेश करने के लिए 2 और चरण हैं लेकिन हमारे पास कोई आकार नहीं बचा है। इसलिए किसी भी एक आकार और पेस्ट का चयन करें।
- चरण 10: अब हमने दो और बक्से डाले हैं। नए बॉक्स में कर्मचारियों के लिए खरीद सॉफ्टवेयर और नियम टाइप करें।
उदाहरण # 3 - एक्सेल स्मार्ट आर्ट्स (स्टेप बाय स्टेप) का उपयोग करके डिज़ाइन फ़्लोचार्ट
अब हमारे पास एक फ्लोचार्ट में सारी प्रक्रिया है। आइए अब स्मार्ट कला को डिजाइन करें।
- चरण 1: फ्लोचार्ट स्मार्ट आर्ट का चयन करें।
- चरण 2: जैसे ही आप दो और टैब का चयन करेंगे, रिबन में दिखाई देगा। डिजाइन का चयन करें।
- चरण 3: डिजाइन के तहत रंग बदलें का चयन करें।
- चरण 4: यहां स्मार्ट आर्ट का रंग अपनी इच्छानुसार बदलें।
- चरण 5: डिज़ाइन टैब के तहत फ़्लोचार्ट की शैली बदलें।
उदाहरण # 4
हमें एक्सेल में फ्लोचार्ट बनाने के लिए कुछ चरणों का पालन करने की आवश्यकता है। इन चरणों का पालन करने से एक्सेल फ्लोचार्ट बनाने की प्रक्रिया आसान हो जाएगी।
- एक ग्रिड बनाएँ
हमें आकार में समान बनाने के लिए एक्सेल में ग्रिडलाइन के आकार को समायोजित करने की आवश्यकता है। ऐसा करने से, एक्सेल वर्कशीट एक ग्राफ पेपर की तरह दिखेगा, जिससे आकृतियों को खींचना आसान हो जाता है।
- कॉलम / पंक्ति संख्याओं की शुरुआत में त्रिकोण आइकन पर क्लिक करके सभी कोशिकाओं का चयन करें। किसी भी कॉलम हेडर पर कर्सर रखें और राइट-क्लिक करें और एक्सेल में "कॉलम चौड़ाई" विकल्प चुनें।
- जब Column Width स्क्रीन पॉप अप हो जाती है, तो संख्या को 2.14 पर समायोजित करें (2.14 यह मानकर कि यह डिफ़ॉल्ट फॉन्ट Calibri है और एक्सेल में फॉन्ट का आकार 11 है) ठीक क्लिक करें।
- जाली के लिए काटें
यह आकार में ग्रिड के आकार को आकार देने के लिए एक्सेल में उपलब्ध विकल्प है। जब भी शीट में आकार डाला जाता है, आकार के आकार को सक्षम करने से ग्रिड की ऊंचाई और चौड़ाई को समायोजित किया जाएगा। इस विकल्प।
- रिबन में पृष्ठ लेआउट टैब के नीचे, "व्यवस्था" खंड में, "नीचे संरेखित करें" विकल्प पर क्लिक करें, फिर ड्रॉपडाउन विकल्प में, "स्नैप टू ग्रिड" विकल्प चुनें।
- पेज लेआउट
शीट के पेज लेआउट को पेज ब्रेक, मार्जिन, ओरिएंटेशन सेट करने के मामले में समायोजित किया जाना चाहिए, यदि आप फ्लोचार्ट का प्रिंट आउट लेना चाहते हैं या आप इसे वर्ड जैसे अन्य एप्लिकेशन में कॉपी करना चाहते हैं क्योंकि लेआउट सेट करना मुश्किल होगा एक बार एक्सेल फ़्लोचार्ट बनाया गया है।
आप आरेख के प्रवाह के आधार पर पृष्ठ के अभिविन्यास को पोर्ट्रेट या लैंडस्केप के रूप में सेट कर सकते हैं। Ex: यदि प्रक्रिया का प्रवाह क्षैतिज है, तो आपको लैंडस्केप मोड के लिए पृष्ठ सेट करने की आवश्यकता है।
अब आकृतियों का उपयोग करके एक्सेल फ्लो चार्ट का निर्माण शुरू करें। जैसा कि मैंने पहले ही बताया है, आम तौर पर शुरुआत और अंत आकार ओवल शेप होंगे। आकृतियों को आकर्षित करने के लिए,
- चित्र अनुभाग में, सम्मिलित करें टैब के तहत आकृतियाँ ड्रॉपडाउन का चयन करें। ड्रॉपडाउन तब उपलब्ध सभी आकृतियों का विकल्प देता है, अपने एक्सेल फ्लोचार्ट के लिए आवश्यक शेप चुनें और वर्कशीट पर आकृति डालें।
यहाँ से शुरू करने के लिए, आइए ओवल शेप डालें। आकार का चयन करें और कर्सर रखें और माउस का उपयोग करके उसे उस आकार में खींचें, जिसे आप देखना चाहते हैं।
उपरोक्त आकृति में, आप देख सकते हैं कि आकार का आकार समायोजित है और ग्रिडलाइन के भीतर सेट है क्योंकि हमने स्नैप से ग्रिड विकल्प को सक्षम किया है। आकार समायोजित करते समय यह समायोजित हो जाएगा। जब आकार का विस्तार या अनुबंध किया जाता है, तो यह अगले निकटतम ग्रिडलाइन पर समायोजित हो जाएगा।
- पाठ को आकार में जोड़ने के लिए, राइट क्लिक करें और सूची में "टेक्स्ट संपादित करें" विकल्प चुनें।
- टेक्स्ट को शेप में डालें। आप पाठ संरेखण विकल्पों का उपयोग करके पाठ को संरेखित कर सकते हैं।
अब हमें अगले चरण के साथ आगे बढ़ने के लिए अगला आकार सम्मिलित करने की आवश्यकता है। "START" के ठीक नीचे अगला आकार डालें। आयत आकार का उपयोग उस चरण को दिखाने के लिए किया जा सकता है जहां आगे बढ़ने के लिए केवल एक ही विकल्प है और हीरे की आकृति का उपयोग तब किया जाएगा जब हमारे पास आगे बढ़ने के लिए दो या अधिक विकल्प होंगे।
अगला चरण आकृतियों को जोड़ने के लिए है। आकृतियों को जोड़ने के लिए, आकार विकल्प से कनेक्टर लाइनों का चयन करें और आकृतियों के बीच में आकर्षित करें।
कनेक्टर के चयन के बाद, कर्सर को आकृति पर रखें और आप कनेक्टिंग डॉट्स को आकार में देख सकते हैं।
कनेक्टिंग डॉट्स में से किसी से माउस को खींचकर लाइन खींचने के लिए शुरू करें और इसे दूसरे आकार के कनेक्टिंग डॉट के साथ जोड़ दें। आकृति के करीब रेखा खींचते समय अगले आकार के कनेक्टिंग डॉट्स को देखा जा सकता है।
प्रक्रिया में शामिल चरणों के अनुसार एक के बाद एक आकृतियों को जोड़ते रहें।
जैसा कि मैंने पहले उल्लेख किया है, हीरे के आकार का उपयोग किया जाएगा जहां कई विकल्प शामिल हैं। उपरोक्त छवि में, आप चार्ट के प्रवाह को हीरे के आकार के आइकन से जुड़े विभिन्न विकल्पों को दिखाते हुए देख सकते हैं।
प्रत्येक आरेख प्रक्रिया को पूरा करने के लिए पालन किए जाने वाले कदम को दर्शाता है। लेकिन प्रक्रिया की स्पष्ट समझ के लिए, आप पाठ बॉक्स का उपयोग करके अतिरिक्त जानकारी जोड़ सकते हैं।
टेक्स्ट बॉक्स जोड़ने के लिए,
- एक्सेल में इंसर्ट रिबन टैब पर जाएं और "टेक्स्ट" सेक्शन से टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें।
- कर्सर के स्थान पर रखकर और माउस का उपयोग करके उसे खींचकर टेक्स्ट बॉक्स डालें। टेक्स्ट दर्ज करने के लिए बॉक्स के अंदर क्लिक करें
- फ़ॉर्मेट शेप का चयन करके आउटलाइन निकालें (विकल्प के लिए बॉक्स पर दायाँ क्लिक करें) और प्रारूप गुणों में से कोई लाइन न चुनें।
फिर से, प्रक्रिया के अंत को दिखाने के लिए एक अंडाकार आकार का उपयोग करें।
- चार्ट को बेहतर दिखने के लिए, दृश्य टैब में ग्रिडलाइन्स बॉक्स को अनचेक करके ग्रिडलाइंस को हटा दें
अब, यह है कि आपका फ्लोचार्ट सभी चरणों को पूरा करने के बाद कैसा दिखता है।
आप प्रत्येक चरण के आकार को प्रारूपित कर सकते हैं
- उस आकृति का चयन करें जिसे आप स्वरूपित करना चाहते हैं और रिबन में स्वरूप टैब पर जाएं, "आकृति शैलियाँ" अनुभाग में ड्रॉपडाउन विकल्प पर क्लिक करें और प्रारूप का चयन करें।
उदाहरण # 5 - स्मार्ट आर्ट ग्राफिक का उपयोग करना
एक्सेल में आसानी से उपलब्ध स्मार्ट आर्ट ग्राफिक का उपयोग करके फ्लोचार्ट बनाया जा सकता है
- सम्मिलित करें टैब के तहत चित्रण अनुभाग में स्मार्ट आर्ट ग्राफिक का चयन करें।
- अपनी आवश्यकता के अनुसार आरेख का चयन करें और ठीक पर क्लिक करें।
- आरेख का चयन करने के बाद, पाठ बॉक्स में पाठ दर्ज करें।
आपका फ़्लोचार्ट नीचे दिए गए अनुसार दिखता है:
आप आकृति को मौजूदा आरेख में जोड़ सकते हैं, आरेख को चुनकर "डिज़ाइन टैब" में आकृति को ऊपर / नीचे ले जा सकते हैं।
इसके अलावा, आप मौजूदा एक में आकृतियों को जोड़ सकते हैं।
आप इस फ़्लोचार्ट उदाहरण एक्सेल टेम्पलेट यहाँ डाउनलोड कर सकते हैं - फ़्लोचार्ट उदाहरण एक्सेल टेम्पलेट
याद रखने वाली चीज़ें
- एक्सेल में फ़्लोचार्ट बनाने के लिए दृश्य प्रभाव देने के लिए विभिन्न आकृतियों का उपयोग करें।
- एक्सेल फ्लोचार्ट बनाते समय प्रत्येक टैब को अलग-अलग रंग दें ताकि इसे और अधिक आकर्षक बनाया जा सके।
- आकृतियों के आसान ड्रा के लिए स्मार्ट आर्ट्स का उपयोग करें।
- अधिक जटिल फ्लोचार्ट के उपयोग के मामले में आकृतियाँ स्मार्ट आर्ट्स का उपयोग नहीं करती हैं।
