जीएल का पूर्ण रूप क्या है?
जीएल का पूर्ण रूप जनरल लेजर है। इसे खातों की पुस्तकों के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो बहीखाता प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करते हैं। यह एक संगठन के सभी मौद्रिक लेनदेन का एक व्यापक और व्यवस्थित रिकॉर्ड प्रदान करता है जिसका उपयोग वित्तीय विवरणों की तैयारी में किया जाता है और उपयोगकर्ताओं के व्यापक चित्र को देखने की अनुमति देकर संगठन के समग्र वित्तीय कल्याण का मूल्यांकन करता है।
वर्गीकरण
जीएल को निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:
- व्यय नेतृत्वकर्ता: इस प्रकार के खाता बही का उपयोग किसी संगठन द्वारा किए गए सभी खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। किराया खाता, बिजली खाता, आदि एक व्यय बही के उदाहरण हैं।
- कैपिटल लेज़र : इस प्रकार के लेज़र का उपयोग किसी संगठन से शुरू की गई या वापस ली गई पूंजी के बारे में लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
- आय बहीखाता: इस प्रकार के बट्टे का उपयोग किसी संगठन द्वारा अर्जित और अर्जित सभी प्रकार की रिकॉर्डिंग के लिए किया जाता है। प्राप्त ब्याज, बिक्री, आदि एक आय बही के उदाहरण हैं।
- लायबिलिटी लीडर्स: इस प्रकार के अंडरगारमेंट का उपयोग किसी संगठन द्वारा दिए गए सभी प्रकार के ऋणों की रिकॉर्डिंग के लिए किया जाता है। लेनदारों, उधार, देय खातों, आदि देयता बहीखाता के उदाहरण हैं।
- एसेट लेज़र : इस प्रकार के लेज़र का उपयोग सभी प्रकार की परिसंपत्ति से संबंधित जानकारी को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। बैंक, नकद, देनदार, फर्नीचर, मशीनरी खाते, आदि एक परिसंपत्ति खाता बही के उदाहरण हैं।
यह कैसे काम करता है?
लेखाकार वित्तीय जानकारी को संग्रहीत करने और व्यवस्थित करने के लिए एक सामान्य खाता-बही का उपयोग करते हैं जो संगठन की वित्तीय रिपोर्टों के निर्माण के लिए उपयोग किया जाता है। किसी संगठन के सभी वित्तीय लेनदेन उनके समर्पित उप-खाता खातों में पोस्ट किए जाते हैं। इन लेनदेन को फिर से संक्षेपित किया जाता है और ट्रायल बैलेंस की तैयारी के लिए उपयोग किया जाता है, जो प्रत्येक खाता बही के शेष के लिए एक रिपोर्ट के रूप में कार्य करता है। खाताधारक तब यह पहचानने के लिए परीक्षण संतुलन की जांच करता है कि क्या कोई त्रुटि है और आवश्यक जर्नल प्रविष्टियों को पोस्ट करके उसी को समायोजित करता है। तब लेखाकार एक संगठन की वित्तीय रिपोर्ट बनाने के लिए समायोजित परीक्षण संतुलन का उपयोग करता है।
उदाहरण
एबीसी लिमिटेड फर्नीचर में ट्रेड करता है। इसने 10 जनवरी 2020 को कैश के लिए प्रत्येक रिटेलर को 200 डॉलर में दस यूनिट फर्नीचर बेचे। ऊपर दिए गए लेन-देन के बारे में एबीसी लिमिटेड के लिए खाता बही प्रविष्टियाँ पोस्ट करें।
उत्तर
उपरोक्त पोस्ट की गई प्रविष्टियाँ अर्थात्, नकद और बिक्री प्रविष्टियाँ, क्रमशः नकद और बिक्री खाते में पोस्ट की जाएँगी। एबीसी लिमिटेड के लिए नकद और बिक्री खाते हैं-
जीएल की जरूरत
यह निम्नलिखित कारणों से आवश्यक है:
- यह धोखाधड़ी की पहचान करने में मदद करता है।
- उपयोगकर्ताओं को त्रुटियों और धोखाधड़ी को कम करने या समाप्त करने में मदद करता है।
- यह उपयोगकर्ताओं को असामान्य लेनदेन को तुरंत रोकने की अनुमति देता है।
- सामान्य लेज़र उपयोगकर्ताओं को अपना परीक्षण शेष पूरा करने में मदद करता है।
- यह व्यापार लेनदेन का एक सटीक अवलोकन प्रदान करता है।
- सामान्य नेतृत्वकर्ता उपयोगकर्ताओं के लिए आयकर रिटर्न दाखिल करना आसान बनाते हैं क्योंकि उनके पास खर्च होता है, और सभी आय एक ही स्थान पर अर्जित होती है।
- सामान्य लेज़र उपयोगकर्ताओं को अपने महत्वपूर्ण वित्तीय विवरणों को संकलित करने की अनुमति देता है जिसमें आय विवरण, नकदी प्रवाह विवरण और बैलेंस शीट शामिल हैं। इस प्रकार, संपूर्णता के रूप में लाभप्रदता, तरलता और वित्तीय भलाई के मूल्यांकन में सहायता।
जनरल लेजर बनाम जनरल जर्नल
अंतर इस प्रकार है:
- परिभाषा: सामान्य खाता-बही को एक ऐसे खाते के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिसका उपयोग किसी संगठन के वित्तीय लेनदेन को सॉर्ट करने, भंडारण करने और सारांशित करने के लिए किया जाता है, जबकि एक सामान्य पत्रिका को उन खातों की पुस्तक के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो कालानुक्रमिक क्रम में प्रत्येक वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करते हैं।
- प्रविष्टि का आधार: प्रविष्टियाँ प्रभावित होने वाले खातों के आधार पर पोस्ट की जाती हैं, जबकि सामान्य खाता बही प्रविष्टि कालानुक्रमिक क्रम पर आधारित होती है।
- प्रवेश बिंदु: एक सामान्य पत्रिका पहला प्रवेश बिंदु है, जबकि एक सामान्य खाता बही लेखा में दूसरा प्रवेश बिंदु है, वित्तीय लेनदेन की रिकॉर्डिंग के लिए;
लाभ
लाभ इस प्रकार हैं:
- किसी भी समय किसी संगठन की वित्तीय भलाई को सीखने में मदद करता है।
- यह एक कंपनी के लेनदेन में एक अंतर्दृष्टि के रूप में कार्य करता है। सामान्य लेज़र ऑडिटरों को एक संगठन के संचालन को सीखने में गहरी डुबकी लगाने की अनुमति देता है।
- सामान्य नेतृत्वकर्ताओं का एक विस्तृत विश्लेषण एक संगठन के लेखा परीक्षकों को एक संगठन की भलाई की गहरी समझ बनाने की अनुमति देता है।
- सामान्य खाताधारक बीआरएस या बैंक सुलह बयानों की सुविधा भी देता है, क्योंकि एक विशेष बैंक खाते से संबंधित सभी वित्तीय लेनदेन एक ही स्थान पर दर्ज किए जाते हैं।
- वर्गीकरण कारक संगठन को एक बार में अपने देनदार के कुल योग को देखने में सक्षम बनाता है।
नुकसान
नुकसान इस प्रकार हैं:
- महंगा और समय लेने वाला: सामान्य खाता - बही प्रणाली अत्यधिक महंगी होने के साथ-साथ समय लेने वाली भी हो सकती है। एक संगठन को सामान्य लेन-देन के लिए अपने लेनदेन को पोस्ट करने के लिए एकाउंटेंट को नियुक्त करने की आवश्यकता हो सकती है। इस प्रणाली में बहुत अधिक श्रम भी शामिल है। यही कारण है कि अधिकांश छोटे व्यापारिक संगठन लेखांकन की जीएल प्रणाली को चुनने और प्रबंधित करने में कठिनाई महसूस करते हैं।
- प्रोन टू एरर्स: एक और नुकसान यह है कि यह तथ्य हो सकता है कि ये धोखाधड़ी और त्रुटियों के लिए अत्यधिक प्रवण हैं। सामान्य लेज़र में त्रुटियों और गलतियों की संभावना हमेशा अधिक होती है।
निष्कर्ष
इस प्रकार जनरल लेजर (जीएल) व्यापक विवरण को देखने के लिए वित्तीय विवरणों के उपयोगकर्ताओं को सक्षम बनाता है। यह एक संगठन के सभी प्रकार के वित्तीय लेनदेन का एक व्यवस्थित और सार्थक रिकॉर्ड प्रदान करता है जो वित्तीय विवरणों की तैयारी में अत्यधिक उपयोगी है। यह उपयोगकर्ताओं को किसी संगठन की वित्तीय भलाई का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है। इसे व्यय बहीखाता, एसेट लेज़र, कैपिटल लेज़र, इनकम लेज़र और लायबिलिटी लेज़र के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।
