पीओ का पूर्ण रूप - खरीद आदेश
परिचित पीओ का पूर्ण रूप खरीद आदेश है। यह खरीदार के क्रय विभाग द्वारा विक्रेता को विवरण, मात्रा और मूल्य का उल्लेख करते हुए तैयार किए गए और तैयार किए गए एक दस्तावेज है, जो खरीदे जाने वाले सामान या सेवाओं के लिए पारस्परिक रूप से सहमत हैं। यह खरीद या खरीद टीमों द्वारा बाहरी दलों के साथ आदेश देने के लिए उपयोग किया जाता है।
पीओ की विशेषताएं
आमतौर पर, निम्नलिखित विवरण एक खरीद आदेश की सुविधा देते हैं।
- मात्रा की खरीद करने का इरादा है
- उत्पाद या सेवा का विवरण
- विशेष ब्रांड नाम या उत्पाद कोड, यदि आवश्यक हो
- प्रति यूनिट मूल्य
- वांछित डिलीवरी टाइमलाइन
- वितरण के लिए शिपिंग स्थान
- बिल भेजने का पता
- भुगतान और वितरण संबंधित नियम और शर्तें
पीओ के प्रकार
सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले चार प्रकार के खरीद ऑर्डर हैं।
# 1 - मानक खरीद आदेश
यह तब किया जाता है जब खरीद के सभी मुख्य नियम खरीद आदेश बनाने के समय ज्ञात होते हैं, जैसे कि मात्रा, कीमत, वितरण समय, और भुगतान की शर्तें। जैसे, उनका उपयोग तब किया जाता है जब आदेश और संबंधित शर्तों के संबंध में निश्चितता होती है।
# 2 - योजनाबद्ध खरीद आदेश
यह तब जारी किया जाता है जब आदेश के संबंध में अधिकांश विवरण खरीद आदेश तैयार करने के समय ज्ञात होते हैं, लेकिन सटीक वितरण की शर्तें और कार्यक्रम ज्ञात नहीं होते हैं। इस प्रकार, जब कोई इस पीओ को बनाता है, तो भुगतान की जाने वाली आवश्यक मात्रा और कीमत के लिए एक प्रतिबद्धता बनाई जाती है, लेकिन केवल अनुमानित वितरण अनुसूची का उल्लेख किया जाता है।
# 3 - कंबल खरीद आदेश
ऐसा पीओ तब बनाया जाता है जब कीमत और मात्रा के संबंध में विवरण भी ज्ञात नहीं होता है। केवल डिलीवरी की शर्तों के साथ आइटम विवरण का उल्लेख किया गया है। हालांकि, पीओ पर अधिकतम मात्रा का उल्लेख किया जाएगा, और खरीदार निर्दिष्ट सीमा के भीतर खरीद सकता है। साथ ही, अनुमानित मूल्य सीमा का उल्लेख किया जा सकता है।
# 4 - अनुबंध खरीद आदेश
ऐसे पीओ में, उत्पाद या सेवा भी अज्ञात है। एक नियम और शर्तों का उल्लेख हो सकता है जिन पर विक्रेता के साथ सहमति होनी चाहिए।
पीओ कैसे काम करता है?
जब भी कंपनी को किसी भी सामान या सेवाओं की खरीद करने की आवश्यकता होती है, तो खरीदार विक्रेता को पीओ उठाता है। पीओ की प्राप्ति पर, विक्रेता खरीदार को एक पुष्टि देता है कि क्या उक्त आदेश इसके द्वारा पूरा किया जा सकता है या नहीं। यदि विक्रेता का मानना है कि आदेश को पूरा करना संभव नहीं है, तो उसी को सूचित किया जाएगा, और पीओ को रद्द कर दिया जाएगा। यदि आदेश को पूरा करने की मांग की जाती है, तो उसी के लिए व्यवस्था की जाएगी। आदेश के पूरा होने पर, विक्रेता वास्तविक पीओ के साथ समान मिलान करने के लिए संबंधित पीओ नंबर का उल्लेख करते हुए खरीदार को एक चालान देता है। वास्तविक चालान उठाए जाने के बाद, भुगतान को सहमति भुगतान शर्तों के अनुसार किया जाना चाहिए।
पीओ का उदाहरण स्वरूप
एक नमूना खरीद आदेश प्रारूप नीचे निर्मित है।
खरीद आदेश और चालान के बीच अंतर
सामान या सेवाओं के लिए ऑर्डर देने के लिए खरीद आदेश जारी किया जाता है। खरीदार द्वारा विक्रेता को जारी किया जाता है। इसमें ऑर्डर के संबंध में विवरण और इसकी डिलीवरी शामिल है। पीओ बिक्री के लिए अनुबंध का गठन करता है।
अंतिम राशि के भुगतान के लिए खरीदार से अनुरोध पूरा होने के बाद विक्रेता द्वारा खरीदार को चालान जारी किया जाता है। चालान में मूल्य और अंतिम देय राशि, भुगतान-संबंधित शर्तें और खरीदार को दी गई क्रेडिट अवधि शामिल है। माल या सेवाओं की डिलीवरी पूरी होने के बाद चालान जारी किया जाता है। पीओ के खिलाफ, चालान बिक्री के अनुबंध की पुष्टि करता है।
पीओ का महत्व
एक खरीद आदेश एक बहुत ही उपयोगी दस्तावेज है जो एक ऑर्डर रखने के लिए उपयोग किया जाता है। यह विक्रेता को आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करने में मदद करता है। जब वास्तविक वितरण किया जाता है, तो समान को खरीद आदेश के साथ क्रॉस-चेक किया जा सकता है ताकि दोनों के बीच किसी भी प्रकार का विचरण हो सके। यह विक्रेता और खरीदार दोनों के लिए सुविधाजनक है कि ऑर्डर विवरण को खरीद ऑर्डर के अनुसार दस्तावेज में रखें।
लाभ
- पीओ खरीदार को उन वस्तुओं और सेवाओं के लिए ऑर्डर देने में मदद करता है जिन्हें वह भुगतान किए बिना खरीदना चाहता है।
- यह आदेशों को ट्रैक करने में मदद करता है और आदेशों की नकल से बचता है।
- यह एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है जो ऑडिट ट्रेल का हिस्सा बनता है।
- एक विक्रेता के लिए, यह खरीदार की आवश्यकताओं के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए सहायक है।
- वास्तविक वितरण की खरीद के आदेश के साथ जांच की जा सकती है, और किसी भी विसंगति पर सवाल उठाया जा सकता है।
- पीओ एक कानूनी दस्तावेज के रूप में कार्य करता है जो सामानों या सेवाओं की खरीद के लिए सहमत शर्तों को दर्शाता है।
नुकसान
- यहां तक कि छोटे आदेशों के लिए, पीओ बनाने की आवश्यकता होती है और ऐसे छोटे आदेशों के लिए अनावश्यक कागजी कार्रवाई लगती है।
- क्रय आदेश उत्पन्न करना एक समय लेने वाली प्रक्रिया है।
निष्कर्ष
खरीद आदेश का उपयोग लगभग प्रत्येक व्यवसाय द्वारा उनकी खरीद प्रक्रिया के एक भाग के रूप में किया जा रहा है। जो आदेश दिया गया है, उसके संबंध में स्पष्ट संवाद के लिए वही सहायक है।
