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नि: शुल्क दान ट्रैकिंग टेम्पलेट
डोनेशन ट्रैकिंग टेम्प्लेट एक सीधा टेम्प्लेट है जो संगठनों को प्राप्त दान पर नज़र रखने में मदद करेगा। यह उन सभी संगठनों द्वारा बनाए रखा जाता है जो दान प्राप्त करते हैं।
टेम्पलेट के बारे में
- टेम्प्लेट सीधा है। आपको दान देने वाले व्यक्तियों और भुगतान की विधि पर नज़र रखने की आवश्यकता है। कुल राशि भी वर्ष के लिए प्राप्त कुल दान का एक संकेतक है।
- कई बड़े संगठन जो काम करते हैं उसके लिए उन्हें दान मिलता है। दान करने वाले व्यक्ति के प्रासंगिक विवरण और व्यक्ति के व्यवसाय को रखना महत्वपूर्ण है। ऐसे कई उदाहरण सामने आए हैं, जहां अवैध धन को कानूनी रूप देने के लिए धर्मार्थ संस्थाओं को भेजा जाता है।
- कर प्राधिकरण और सरकारी नियामक संगठनों द्वारा प्राप्त दान पर कड़ी नजर रखते हैं। प्राप्त किए गए सभी धन की गहन जांच की जाती है, और किसी भी संदेह से गंभीर जांच और यहां तक कि दान की जेल अवधि भी हो सकती है, और दान करने वाले व्यक्ति को भी।
- ऊपर दिखाए गए टेम्पलेट में, दान करने वाले व्यक्ति का सही विवरण रखा गया है। यदि दान अलग देश से आ रहा है, तो संगठन देश के रूप में एक और कॉलम जोड़ सकता है।
- लेनदेन के प्रत्येक रिकॉर्ड को संगठन द्वारा उचित रूप से बनाए रखा जाना चाहिए ताकि वह खुद को गंभीर आरोपों से बचा सके। यहाँ इस टेम्पलेट में, दान करने वाले व्यक्ति का नाम पहली कसौटी है। यह आवश्यक है, जैसा कि एक नाम के बिना, संगठन को दान स्वीकार नहीं करना चाहिए।
- पैसे दान करने वाले व्यक्ति का व्यवसाय भी महत्वपूर्ण है। व्यक्ति को आय के स्रोत की अच्छी तरह से जांच करने की आवश्यकता है। यदि व्यक्ति अवैध स्रोतों से धन कमा रहा है, तो वह धन दान के रूप में स्वीकार नहीं किया जाएगा।
- संगठन को यह जांचना चाहिए कि क्या दान करने वाले व्यक्ति ने खुद को करदाता के रूप में पंजीकृत कर लिया है। ज्यादातर समय, लोग उच्च करों को देने से खुद को बचाने के लिए दान करते हैं। कर की बचत दान के लिए एक आवश्यक चालक है, इसलिए दान करने वाले व्यक्ति से संगठन द्वारा कर संख्या उचित रूप से दर्ज की जानी चाहिए।
- संपर्क नंबर भी संचार का एक आवश्यक माध्यम है। एक संगठन भविष्य के लिए एक संदर्भ के रूप में भी पता रख सकता है। यदि पता और फोन नंबर सही हैं, तो संगठन को जांचना चाहिए।
- दान कई तरीकों से किया जा सकता है। एक नकद दान बहुत जोखिम भरा है, और उचित रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए। संगठन को सभी प्रकार के भुगतान को ठीक से बनाए रखना चाहिए, और यह ऑडिट के मामले में उपयुक्त संदर्भ के साथ उपलब्ध होना चाहिए।
- महीने और वर्ष का कुल दान संगठन को अपने खर्चों की योजना बनाने में मदद करेगा। यदि संगठन पिछले वर्षों के लिए सभी दान का डेटा रखता है, तो संगठन के लिए उस धन का विश्लेषण करना आसान होगा जिसे वे अगले वर्ष में प्राप्त करने की भविष्यवाणी कर सकते हैं, ताकि उसके अनुसार खर्चों की योजना बनाई जा सके।
इस दान ट्रैकिंग टेम्प्लेट का उपयोग कैसे करें?
इस टेम्पलेट का उपयोग करना आसान है। संगठन को दान करने वाले व्यक्ति का नाम, पता, कर संख्या और PH नंबर भरना होगा। दान प्रकार में, आपको ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा, और आपको नीचे बताए गए विकल्पों में से किसी का चयन करना होगा:
- नकद
- चेक
- तार स्थानांतरण
यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि इससे संगठन को इनफ्लो पर नज़र रखने में मदद मिलेगी, जिससे साल खत्म होते ही ट्रैक करना मुश्किल हो जाएगा। अगला कॉलम महीना है। यह कॉलम ड्रॉप-डाउन भी है, संगठन को नीचे दिए गए विकल्पों में से किसी भी महीने का चयन करना होगा;
- जन
- FEB
- मार
- एपीआर
- MAY
- जून
- जूल
- औग
- एसईपी
- OCT
- NOV
- डीईसी
राशि को व्यक्तिगत रूप से भरने की आवश्यकता है। एक बार राशि भर जाने के बाद, अंतिम कॉलम वर्ष के लिए प्राप्त संपूर्ण दान को फेंक देगा। यह टेम्प्लेट हैंडल करने के लिए सीधा है, लेकिन ऑडिटिंग उद्देश्यों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। एक संगठन को इस टेम्पलेट को तैयार करते समय अत्यधिक ध्यान देना होगा। प्रवेश करने से पहले सभी विवरणों को मान्य किया जाना चाहिए। कोई भी गलत इनपुट ऑडिट के समय संभालना चुनौतीपूर्ण होगा।
