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मीटिंग एक्शन आइटम टेम्पलेट
एक्शन आइटम टेम्प्लेट का उपयोग एक्शन आइटम को ट्रैक करना है, और कई अलग-अलग उद्देश्य हैं जिनके लिए समान का उपयोग किया जा सकता है। विभिन्न प्रकार की कार्रवाई आइटम सुधारात्मक कार्रवाई टेम्पलेट, परियोजना प्रबंधन कार्रवाई, प्राथमिकता कार्रवाई या सुधारात्मक कार्रवाई हो सकती है। सुधारात्मक कार्रवाई टेम्पलेट में एक्शन आइटम के मुद्दों से संबंधित सभी विवरणों में से एक को दर्शाया गया है। किसी को कंपनी के नाम और ऑडिट की तारीख को शामिल करना सुनिश्चित करना होगा। इसके अलावा, एक में दस्तावेज़ लॉग नंबर, संबंधित सुधारात्मक कार्रवाई और कार्रवाई से संबंधित मुद्दे शामिल हो सकते हैं।
कृपया टेम्पलेट के लिए एक्सेल फ़ाइल देखें।
एक्शन आइटम टेम्पलेट के बारे में
- इस प्रकार के टेम्प्लेट को पूरा करने के लिए, किसी को पूर्णता की तारीख और सुधार की समय सीमा भी शामिल करनी होगी, और यह उन लोगों के लिए जवाबदेही को सक्षम करेगा जो दिए गए एक्शन आइटम के लिए सुधारात्मक उपाय करने के प्रभारी होंगे।
- निर्णायक कार्रवाई टेम्पलेट एक और प्रकार है जिसमें निर्णयों का विवरण उस विशेष कार्रवाई के लिए आवश्यक होता है, और यहां कार्य की प्राथमिकता, उसी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और पूरा होने की तारीख तक की आवश्यकता शामिल हो सकती है।
- प्राथमिकता एक्शन टेम्प्लेट एक और प्रकार है जिसमें कार्य को प्राथमिकता के रूप में लक्ष्य पूरा होने की तारीख, प्रभारी व्यक्ति, मुद्दे की स्थिति और क्षेत्र के साथ सूचीबद्ध किया जाएगा। इसमें पूरा करने के लिए एक क्षेत्र भी शामिल हो सकता है।
- परियोजना प्रबंधन गतिविधियों में परियोजना के चरणों, मालिक, उसी की प्राथमिकता, अनुमानित पूर्ण तिथि और किसी भी सुधारात्मक कार्रवाई को शामिल किया जाएगा, यदि आवश्यक हो, तो किया जाना चाहिए।
अवयव
नीचे सामान्यीकृत एक्शन आइटम टेम्प्लेट का विवरण दिया गया है, और कोई भी अपनी आवश्यकता के अनुसार अतिरिक्त कॉलम शामिल कर सकता है या उसी को हटा सकता है।
भाग # 1: एक्शन आइटम
एक्शन आइटम टेम्पलेट का पहला भाग एक एक्शन आइटम है, और यह एक विशिष्ट पहचान कार्य नंबर होगा जो अन्य कार्यों से खुद को अलग करेगा और समान पहचान करेगा। यह एक्शन आइटमों के माध्यम से नेविगेट करने में मदद करेगा उदाहरण के लिए A20122, A20123, या आइटम टास्क I, आदि हो सकते हैं।
भाग # 2: प्राथमिकता
प्राथमिकता क्षेत्र को रखने से वस्तुतः कार्रवाई या कार्य को नेविगेट करने में मदद मिलेगी, और सबसे संवेदनशील भाग की पहचान कर सकते हैं, और फिर उसी पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। प्राथमिकता कार्य को समयबद्धता, ध्यान की उच्चतम डिग्री आदि के साथ दर्ज किया जाना चाहिए। प्राथमिकता को परिभाषित किया जा सकता है, जैसे "एच" को उच्च प्राथमिकता के रूप में, "एल" को कम प्राथमिकता के रूप में, और "एम" को मध्यम प्राथमिकता के रूप में, या वहां। अन्य सूचनाओं का उपयोग किया जा सकता है जैसे कि रंग को लाल दिखाना सर्वोच्च प्राथमिकता के रूप में। उद्देश्य के आधार पर, कोई परिभाषित कर सकता है कि उसे कैसे ट्रैक किया जाए।
भाग # 3: नियत तिथि
यह एक्शन आइटम टेम्प्लेट का सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्र है, क्योंकि इसका उपयोग नियत तारीख को ट्रैक करने के लिए किया जाएगा, जिसके द्वारा विशेष एक्शन आइटम को पूरा करना होगा।
भाग # 4: विवरण
यह एक्शन आइटम का दिल है, क्योंकि इस क्षेत्र का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाएगा कि विशेष एक्शन आइटम क्या प्रतिनिधित्व करेगा। प्राथमिकता के स्तर, कार्रवाई के आइटम और विवरण के साथ, कोई भी पूरा होने वाले सटीक कार्य को जान सकता है और उसे करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति "त्रुटियों को ठीक करने और उसी से बचने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई कर सकता है।"
भाग # 5: मालिक
इसका उपयोग उस कार्य को पूरा करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को ट्रैक करने और पहचानने के लिए किया जाता है, और उसी के लिए नाम की पहचान की जाएगी। वह व्यक्ति कार्य पूरा करने के लिए जिम्मेदार होगा और नियत तारीख के भीतर कार्य पूरा नहीं होने पर जवाबदेही लेगा। किसी भी नाम को निर्दिष्ट करने से पहले अग्रिम में इस पर सहमति होगी।
भाग # 6: नोट्स
यह अतिरिक्त क्षेत्र है, जिसमें कोई भी कार्य की प्रगति को ट्रैक कर सकता है कि कितना वही पूरा हो चुका है और यदि कोई समस्या या चुनौती है या कोई अतिरिक्त नोट हैं जिन्हें नीचे नोट करने की आवश्यकता है और उन सभी का उल्लेख यहां किया जाना चाहिए। जैसे, तारीख दर्ज करें - और पूरा होने का चरण।
भाग # 7: स्थिति
इस अनुभाग में स्थिति को अद्यतन किया जा सकता है, और यह एक पंक्ति में हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक्शन आइटम को ओपन के रूप में उल्लेख किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि वे अभी भी हल नहीं हो रहे हैं; कार्य प्रगति पर होने का मतलब यह होगा कि अभी भी कार्रवाई की जा रही है; वहाँ आस्थगित किया जा सकता है, जिसमें इसका मतलब यह होगा कि कार्रवाई आइटम को समय के लिए स्थगित कर दिया गया है। रद्द की गई स्थिति का मतलब होगा कि कार्रवाई आइटम को रद्द कर दिया गया है और अब उस पर काम करने और बंद करने की आवश्यकता नहीं है, अंतिम स्थिति होगी, जिसका अर्थ होगा कि कार्रवाई आइटम स्वामी द्वारा पूरा कर लिया गया है और अब बकाया नहीं है और हो सकता है हरे रंग के रूप में चिह्नित।
इस टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?
जैसा कि ऊपर कहा गया है, कई अलग-अलग उद्देश्य हैं जिनके लिए एक्शन आइटम टेम्पलेट का उपयोग किया जा सकता है, चाहे इसका उपयोग सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए किया जाता है, या किसी परियोजना का प्रबंधन करने के लिए, या एक बैठक का पालन करने के लिए या सुधारात्मक या निर्णायक कार्रवाई करने के लिए किया जाता है। इस टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए, किसी को अपने कार्यों को अलग-अलग मदों में विभाजित करने और अपने मालिक के साथ नियत तारीखों को पूरा करने की आवश्यकता होती है, लक्ष्य की पूर्णता तिथि, उस वस्तु का प्रतिनिधित्व करने वाले का विवरण और फिर नोट, स्टेटस कॉलम के माध्यम से उन पर नज़र रखना शुरू करते हैं। कई कार्यों के लिए एक से अधिक टेम्पलेट्स का उपयोग किया जा सकता है जिनके नीचे कई कार्य हैं। टेम्पलेट के डिज़ाइन को सरल और समझने में आसान रखा जाना चाहिए ताकि यदि किसी नए व्यक्ति को उसी को ट्रैक करने के लिए कोई कार्य सौंपा जाए, तो उसे करने में सक्षम होना चाहिए।
