बजट क्या है?
बजटिंग से तात्पर्य उन कंपनियों द्वारा इस्तेमाल की जाने वाली प्रक्रिया से है जिसमें राजस्व के विस्तृत प्रक्षेपण और भविष्य की विशिष्ट अवधि के लिए कंपनी के खर्चों को उस समय प्रचलित विभिन्न आंतरिक और साथ ही बाहरी कारकों को देखते हुए बनाया जाता है।
बजट वह योजना है जो भविष्य के लिए अपेक्षित संचालन राजस्व और संगठन के खर्चों का पता लगाने का इरादा रखता है। दूसरे शब्दों में, व्यापार के लिए, इकाई बजटिंग एक निश्चित अवधि के लिए अनुमानित वित्तीय परिणामों का एक विस्तृत विवरण तैयार करने की प्रक्रिया है। यह संगठन के आंतरिक और बाह्य कारकों पर विचार करते हुए प्रबंधन इनपुट लेते समय भविष्य का अनुमान लगाना है।
प्रत्येक संगठन में, वित्त विभाग उच्च प्रबंधन के परामर्श से बजट तैयार करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह एक दस्तावेज है, जिसे बजट अवधि के दौरान संगठन की स्वास्थ्य जांच के लिए संदर्भित किया जाता है।
बजट विभिन्न कार्यों जैसे कि गतिविधियों की योजना बनाने, परियोजनाओं के विकास, परीक्षण और कार्यक्रमों को लागू करने आदि के लिए तैयार किया जाता है। कई ऐसे कार्य हैं जिनके लिए एक इकाई इसे तैयार करती है। इससे दिए गए वातावरण में लाभ कमाने की संभावना बढ़ सकती है और प्रबंधन की निर्णय लेने की प्रक्रिया में मदद मिल सकती है।
हालांकि, दृष्टिकोण को नीचे के रूप में दो प्रमुख बिंदुओं में विभाजित किया जा सकता है;
बजट का शीर्ष-नीचे दृष्टिकोण
शीर्ष-डाउन दृष्टिकोण में, शीर्ष प्रबंधन संगठन के उद्देश्य के अनुसार बजट तैयार करता है और इसे कार्यान्वयन के लिए प्रबंधकों को भेज देता है। तैयारी से पहले यह सुझाव और इनपुट प्रबंधकों से लिया जा सकता है, लेकिन इस तरह की तैयारी के लिए उनके सुझावों पर विचार करना पूरी तरह से प्रबंधन की हताशा है।
उच्च स्तर पर लागतों के अनुमान के साथ टॉप-डाउन बजटिंग शुरू होती है। पूरे बजट को पहले-स्तरीय कार्यों में विभाजित किया जाता है, और फिर नीचे के स्तर के कार्य और फिर नीचे के स्तर के कार्यों को।
- पिछले रुझानों और अनुभवों से प्रबंधन आंतरिक और साथ ही बाहरी प्रभावों को ध्यान में रखते हुए लागत और राजस्व का अनुमान लगाता है, जैसे कि वेतन लागत में वृद्धि / कमी, देश की आर्थिक स्थिति आदि।
- बजट की तैयारी के लिए अनुभव और वर्तमान बाजार की स्थिति महत्वपूर्ण तत्व हैं। प्रबंधन को बाजार के वर्तमान मामलों के साथ-साथ संगठन के इतिहास के ज्ञान में होने की उम्मीद है।
- प्रबंधन प्रारंभिक तैयारी में प्रबंधकों से इनपुट ले सकता है। यह प्रबंधन को निचले स्तर के कर्मचारियों की भावनाओं और संगठन स्तर पर अपेक्षाओं को स्वीकार करने में मदद करेगा।
- प्रबंधन मार्जिन दबाव पर विचार करेगा, कर कानून में बदलाव के साथ-साथ संसाधन आवंटन जैसे आंतरिक कारक भी।
- संगठन के साथ तुलना करने के लिए प्रबंधन साथियों और उनके बजट और लाभप्रदता पर एक नज़र डाल सकता है। यह संगठन के लिए लक्ष्य निर्धारित करने और बाजार में मार्जिन या लाभप्रदता और बेहतर प्रदर्शन को बढ़ाने में मदद करेगा। साथियों के साथ तुलना टर्नओवर स्तर, लागत स्तर या समग्र लाभप्रदता स्तर पर हो सकती है। यह अभ्यास प्रबंधन को संगठनों के बीच अंतर के कारणों का पता लगाने में मदद करता है।
- प्रबंधन बजट के अपने अंतिम रूप को पोस्ट करता है और फिर से इसे प्रबंधक के इनपुट के लिए रख सकता है। प्रबंधन प्रबंधकों द्वारा प्रदान किए गए इनपुट पर विचार कर सकता है और उसी को अंतिम रूप दे सकता है।
- अंतिम रूप देने के बाद, प्रबंधन बजट द्वारा निर्धारित लक्ष्य के अनुसार संसाधनों को तैनात करेगा और यदि आवश्यक हो, तो प्रत्येक छोटी व्यावसायिक इकाई / विभाग को सूचित किया जाएगा।
लाभ
- यह एक संभागीय दृष्टिकोण के बजाय एक समग्र कॉर्पोरेट कार्यात्मक दृष्टिकोण होगा क्योंकि प्रबंधन की चिंता संगठन की समग्र वृद्धि होगी।
- यह अनुभवी हाथों में होगा, और प्रबंधन, यदि आवश्यक हो, तो एक बाहरी व्यक्ति की मदद ले सकता है।
- यह तेजी से होगा और इंटरडैप्सडल मुद्दों पर ध्यान नहीं दिया जाएगा।
- यह संगठन के विकास के प्रति आक्रामक होगा।
हानि
- प्रबंधकों / निचले प्रबंधन को डी-प्रेरित किया जाएगा क्योंकि उनके पास बजट पर स्वामित्व नहीं है और यह महसूस करता है कि प्रबंधन ने व्यावहारिक रूप से असंभव लक्ष्य निर्धारित किए हैं।
- शीर्ष प्रबंधन के पास संगठन के बारे में करीबी जानकारी नहीं हो सकती है, और यह उसके बजट को प्रभावित कर सकता है।
- इंटरडैप्सडल संचार एक हिट ले जाएगा क्योंकि उन्हें पता नहीं होगा कि प्रबंधन ने उनमें से प्रत्येक के लिए लक्ष्य कैसे निर्धारित किए हैं।
- प्रबंधन का काफी समय इसमें चला जाएगा और रणनीति के मार्ग से हट सकता है।
- इसकी आशंका कम ही है क्योंकि शीर्ष स्तर के प्रबंधन में इकाई वार व्यय का विचार नहीं हो सकता है।
उदाहरण
एबीसी लिमिटेड टॉप-डाउन दृष्टिकोण के माध्यम से अपना बजट तैयार करता है। प्रबंधन, संगठन की समग्र लाभप्रदता को बढ़ाने के लिए, बिक्री टीम के लिए वर्ष के लिए कम कीमत पर 12000 इकाइयों को बेचने का लक्ष्य निर्धारित करता है। हालांकि, उत्पादन इकाई एक वर्ष में 12000 इकाइयों का उत्पादन नहीं कर सकती है, और इससे बिक्री और उत्पादन के बीच एक दिन का संघर्ष हो सकता है। यदि प्रबंधन ने उत्पादन इकाई से भी इनपुट लिया होता, तो यह स्थिति उत्पन्न नहीं होती। दूसरी ओर, बिक्री टीम ने लक्ष्य प्राप्त कर लिया है, तो वे अपने ऑर्डर बुक के लिए वृद्धि या प्रोत्साहन की उम्मीद करेंगे, भले ही उत्पादन कम होने के कारण इसे वितरित नहीं किया गया हो। शीर्ष पंक्ति में प्रबंधन को बिना किसी अतिरिक्त खर्च के यह खर्च उठाना पड़ सकता है।
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बजट के नीचे-ऊपर दृष्टिकोण
नीचे-अप दृष्टिकोण में, प्रबंधक जानकारी और पिछले अनुभवों के अनुसार विभागवार / व्यावसायिक इकाई वार बजट तैयार करेंगे और प्रबंधन को उनके इनपुट और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करेंगे।
संगठन द्वारा किए गए विभिन्न कार्यों और कार्यों की पहचान करके नीचे-ऊपर का दृष्टिकोण शुरू होता है। संगठन की प्रत्येक इकाई अपने बजट में आवश्यक संसाधनों और धन का खुलासा करेगी। वित्त विभाग तब पूरे संगठन की वित्त पोषण आवश्यकता को समेकित करता है, और मानव संसाधन विभाग आवश्यक संसाधनों को समेकित करेगा। संयुक्त बजट अनुमोदन के लिए प्रबंधन को दिया जाएगा।
- अपने पिछले अनुभवों से प्रबंधकों और दिन के कारोबार में उनकी भागीदारी आगामी अवधि के लिए एक बजट तैयार करेगी। प्रबंधन ने उन्हें लागत के साथ-साथ राजस्व से संबंधित अपने लक्ष्य निर्धारित करने के लिए कहा है।
- प्रबंधकों से अपेक्षा की जाती है कि वे बाजार की स्थितियों और मार्जिन के दबावों को ध्यान में रखें और इसे और अधिक यथार्थवादी बनाने में मदद करें।
- प्रबंधकों से यह अपेक्षा की जाती है कि वे आंतरिक वातावरण से परे जाकर बाहरी प्रभावकों पर भी विचार करें।
- प्रबंधकों ने प्रबंधन को उनकी समीक्षा और अनुमोदन के लिए बजट दिया। इसमें प्रत्येक आइटम के लिए एक स्पष्टीकरण होगा, और यदि पिछले अवधि के बजट से एक महत्वपूर्ण विचलन है, तो स्पष्टीकरण के साथ प्रबंधन पर प्रकाश डाला जाना चाहिए।
- उनकी समीक्षा और क्वेरी रिज़ॉल्यूशन पोस्ट करें, इसे अंतिम रूप दिया जाएगा और इसे प्रत्येक व्यावसायिक इकाई में लागू किया जाएगा।
लाभ
- प्रबंधकों को प्रेरित किया जाएगा क्योंकि बजट का स्वामित्व उनके हाथों में है।
- यह अधिक यथार्थवादी होगा क्योंकि प्रबंधकों को संगठन के संचालन का बेहतर ज्ञान होगा।
- प्रबंधक संगठन और उनके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के लिए अधिक प्रतिबद्ध होंगे क्योंकि वे उसी के मालिक हैं।
- वरिष्ठ प्रबंधन को अब केवल एक व्यावसायिक इकाई के बजाय समग्र व्यापार रणनीति पर ध्यान केंद्रित करना होगा।
- यह व्यक्तिगत कार्य के लिए काफी सटीक हो सकता है, जो कुल बजट पर समग्र सटीकता की ओर जाता है।
हानि
- बजट संगठन के समग्र उद्देश्य के अनुरूप नहीं हो सकता है क्योंकि इसे व्यवसाय इकाई स्तर पर प्रबंधकों द्वारा तैयार किया गया है।
- यह धीमा हो सकता है, और अंतर-विभाग के बीच विवाद उत्पन्न हो सकता है।
- प्रबंधन संगठन के पूर्वानुमान पर नियंत्रण खो सकता है।
- प्रबंधक उन लक्ष्यों को निर्धारित कर सकते हैं जो उन पर से दबाव कम करने के लिए आसान हैं।
उदाहरण
कम कीमत पर, बिक्री टीम ने 20000 इकाइयों की बिक्री का बजट बनाया, और सभी यूनिटों के लिए अतिरिक्त प्रोत्साहन के साथ उत्पादन द्वारा बजट में भी वही इकाइयाँ लगाई गई। आखिरकार, बिक्री टीम ने कम कीमत और उत्पादन टीम में भी लक्ष्य हासिल कर लिया। फिर भी, संगठन की समग्र लाभप्रदता उत्पादन को दिए गए एक प्रोत्साहन के रूप में एक हिट लेगी, साथ ही एक बिक्री टीम, लागत में बैठेगी। इसलिए संगठन का सामान्य उद्देश्य लाभ को अधिकतम करना है, भले ही बिक्री और उत्पादन में वृद्धि पर्याप्त न हो।
बजट के प्रकार
बजट के प्रति दृष्टिकोण संगठनों के चरण पर निर्भर करता है। एक नए स्टार्टअप में वृद्धिशील या जीरो बेस बजट होगा, जबकि एक परिपक्व कंपनी के पास काइज़न या बेस बजट हो सकता है। आइए हम शीर्ष 5 प्रकार के बजटों पर चर्चा करें -
# 1 - वृद्धिशील बजट
इस प्रकार के बजट को पारंपरिक पद्धति के रूप में भी कहा जाता है, जिसके तहत इसे वर्तमान अवधि के बजट को एक मानदंड के रूप में तैयार करके, वृद्धिशील मात्राओं के साथ फिर नई अवधि के लिए जोड़ा जाता है।
वृद्धिशील बजट में, प्रत्येक व्यय और आय के आंकड़े पिछले वर्ष की वास्तविक संख्या के साथ शुरू होते हैं और मुद्रास्फीति, समग्र बाजार विकास और अन्य कारकों के प्रबंधन के लिए समायोजित होते हैं। उदाहरण के लिए, एक संगठन में एक विशेष वर्ष में कर्मचारियों को दिया जाने वाला कुल वेतन $ 500,000 है। जब इसे अगले वर्ष के लिए तैयार किया जाता है, तो प्रबंधन की बात यह है कि उन्हें पांच और नए कर्मचारियों की आवश्यकता है, जिन्हें प्रत्येक $ 30,000 का भुगतान किया जाएगा और मौजूदा कर्मचारियों को 10% की वृद्धि भी दी जाएगी। इसलिए, वेतन का बजट रु। $ 700,000 ($ 500,000 + 10% मौजूदा कर्मचारियों + ($ 30,000 * 5 नए कर्मचारियों) के लिए बढ़ाएँ।
# 2 - शून्य आधारित बजट (ZBB)
ZBB में, सभी संख्याएं शून्य पर रीसेट हो जाती हैं और बजट के सभी मदों पर एक नया विचार दिया जाता है। हर आइटम की नई संख्या उचित तर्क के साथ उचित होगी और तदर्थ आंकड़े नहीं होंगे।
इस प्रकार का बजट प्रबंधन उन पारंपरिक खर्चों से बचने में मदद करता है जिनकी अब आवश्यकता नहीं है। जैसा कि आधार शून्य है, प्रबंधन व्यय के प्रत्येक आइटम को एक नया विचार दे सकता है और आवश्यकता या संभावित लागत-बचत को आश्वस्त कर सकता है।
# 3 - बेस बजट (बीबी)
इस प्रकार का बजट यह जानने के लिए तैयार किया जाता है कि केवल जीवित रहने (चिंता करने) के लिए कितना व्यय होगा। हालांकि, उस स्तर से अधिक और उसके बाद के किसी भी वृद्धिशील खर्च को उसी से प्राप्त होने वाले लाभ पर उचित ठहराया जाएगा।
यह आमतौर पर नकदी संकट में चल रही कंपनियों में तैयार किया गया है। लागत में कटौती करने के लिए, प्रबंधन केवल जीवित रहने के लिए एक बजट बना सकता है, और इसके ऊपर और ऊपर के किसी भी खर्च में कटौती की जाएगी। उदाहरण के लिए - किराया, बिजली और प्राथमिक कर्मचारी कंपनी को चलाने के लिए आवश्यक हैं लेकिन कंपनी के अस्तित्व के लिए प्रशिक्षण, पिकनिक और उत्सव के खर्चों की आवश्यकता नहीं है।
# 4 - बजट आधारित गतिविधि (ABB)
इस प्रकार के बजट को उन कार्यों की पहचान करने के इरादे से तैयार किया जाता है जो व्यवसाय के लिए लागत उत्पन्न करते हैं और वर्तमान स्तर से उक्त लागत को कैसे कम किया जा सकता है। इस तरह के बजट का उपयोग ज्यादातर एक परिपक्व संगठन में किया जाता है।
गतिविधि-आधारित बजट एक बड़े संगठन में हर गतिविधि की हमारी लागत का पता लगाने और उसी के मूल्य संवर्धन का आकलन करने के लिए एक विस्तारित अभ्यास है। इस अभ्यास में लागत को कम करते हुए समान गतिविधि करने या उसी लक्ष्य तक पहुंचने के लिए एक वैकल्पिक प्रक्रिया भी शामिल है। लगभग हर संगठन में, प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से, यह बजट तैयार और प्रदर्शन किया जाता है। हालांकि, यह प्रबंधन का ध्यान इसे बढ़ाने या इसे एक निश्चित स्तर तक कम करने पर केंद्रित है।
# 5 - काइज़न बजट
"काइज़न" का अर्थ है निरंतर सुधार, और इस प्रकार का बजट लागत सुधार और राजस्व अधिकतमकरण के लिए डिज़ाइन किया गया है।
काइज़ेन एक जापानी शब्द है, जिसका अर्थ है काम करने के तरीकों में निरंतर सुधार, व्यक्तिगत दक्षता, आदि। काइज़न बजटिंग, संगठन की कार्यकुशलता को बेहतर बनाने के लिए अभिनव तरीकों के बारे में है। काइज़न बजटिंग ज्यादातर अग्रणी संगठनों द्वारा उपयोग करता है, जिसमें दीर्घकालिक दृष्टिकोण है, और अल्पकालिक नकदी बहिर्वाह उनके लिए कोई बड़ी बात नहीं है।
