प्रो फॉर्म इनवॉइस अर्थ
प्रो फॉर्म इनवॉइस, आपूर्तिकर्ता / विक्रेता द्वारा क्रेता को माल / सेवाओं की कीमत सहित खरीदार को वितरित की जाने वाली वस्तुओं / सेवाओं की कीमत, किसी भी अन्य शुल्क जैसे कि डिलीवरी शुल्क, लागू कर, और मात्रा सहित अन्य विवरणों के लिए कर चालान से पहले जारी किया जाता है। विवरण या शिपमेंट का कुल वजन।
प्रो फॉर्म चालान की विशेषताएं
यह विक्रेता द्वारा जारी किया गया एक गैर-बाध्यकारी दस्तावेज है जो अभी तक प्रदान की जाने वाली वस्तुओं / सेवाओं की अनुमानित कीमत प्रदान करता है। यह चालान कर चालान जारी होने से पहले जारी किया जाता है। इसकी विशेषताओं के बाद इसे बेहतर समझा जाएगा:
- गैर-बाध्यकारी दस्तावेज़ - चूंकि यह चालान बिक्री के समझौते से पहले जारी किया गया है, इसलिए यह दस्तावेज़ बिक्री के अनुबंध में विक्रेता या खरीदार को बाध्य नहीं करता है।
- परक्राम्य मूल्य - यह दस्तावेज़ वितरित किए जाने वाले सामान / सेवाओं का अनुमानित मूल्य प्रदान करता है, इसलिए इस चालान में उल्लिखित मूल्य हमेशा परक्राम्य है।
- वास्तविक बिक्री से पहले जारी किया गया - यह एक वास्तविक बिक्री होने से पहले जारी किया जाता है, खरीदार को कीमत, कर, कमीशन, शिपमेंट शुल्क, मात्रा विवरण आदि के बारे में पूरी जानकारी प्रदान करता है।
- वैधता - यह एक विशिष्ट अवधि तक मान्य है, जो आम तौर पर कर चालान की तारीख तक जारी की जाती है।
- कोई कर देयता नहीं - चूंकि यह चालान एक कर चालान नहीं है, इसलिए इसके मुद्दे पर कोई कर देयता उत्पन्न नहीं होती है।
प्रो फॉर्म इनवॉइस कैसे बनाएं?
ऐसा इनवॉइस बनाने के लिए कोई सेट पैटर्न नहीं है। विक्रेता अपना मोड, प्रारूप और डिज़ाइन चुन सकता है। इसमें निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:
- जारी करने की तारिख।
- इनवॉयस का अनोखा सीरियल नं।
- उसके पते और संपर्क जानकारी सहित खरीदारों के बारे में विवरण;
- विक्रेता को उसके पते और संपर्क जानकारी सहित विवरण;
- शिपिंग पता।
- वितरित किए जाने वाले सामानों के वजन और मात्रा के बारे में विवरण;
- प्रति यूनिट मूल्य और मात्रा सहित माल की आपूर्ति का पूरा विवरण;
- किसी भी अन्य शुल्क जैसे कमीशन, कर या परिवहन लागत खरीदार द्वारा भुगतान किया जाना है;
- एक आदेश के प्रेषण की अनुमानित तारीख;
- इसकी वैधता तिथि भी हो सकती है।
प्रो फॉर्म चालान बनाने में कदम
चरण 1: उस प्रस्तावित ग्राहक को पहचानें जिसके लिए चालान बनाया जाना है।
चरण 2: सभी प्रासंगिक विवरण भरें, जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, जिसमें उन वस्तुओं / सेवाओं की कीमत शामिल है, जिन पर दोनों पक्षों ने सहमति व्यक्त की है।
चरण 3 : आपूर्ति की जाने वाली विशेष वस्तुओं / सेवाओं के बारे में उल्लेख करें।
चरण 4: अंत में, चालान पर हस्ताक्षर करें और चालान जारी करने की तारीख डालें।
प्रो फॉर्म चालान का उदाहरण
श्री क्रेता ने हाल ही में शर्ट और पैंट बनाने का एक नया वस्त्र निर्माण व्यवसाय शुरू किया। पैंट और शर्ट के लिए कच्चे कपड़े के बारे में महत्वपूर्ण शोध के बाद, वह पिछले 15 वर्षों के लिए कच्चे माल के साथ-साथ सिलाई धागे की थोक आपूर्ति में काम करने वाले श्री विक्रेता के पास पहुंचे।
मिस्टर सेलर ने $ 25 के लिए 30-मीटर कपड़े का एक टुकड़ा पेश किया। श्री क्रेता ने अनुमान लगाया कि उन्हें अपनी वार्षिक आवश्यकता को पूरा करने के लिए 2700 मीटर सामग्री की आवश्यकता होगी। श्री क्रेता ने प्रो फॉर्म चालान के लिए कहा जिसमें कुल कीमत, मात्रा, शिपमेंट लागत और शिपमेंट के वजन के बारे में विवरण है। प्रो विक्रेता चालान का मसौदा तैयार करने और प्रासंगिक विवरण भरने में श्री विक्रेता की मदद करें।
उपाय
नीचे एक कपड़ा निर्माण व्यवसाय के प्रो फॉर्म चालान का नमूना दिया गया है -
प्रो फॉर्म चालान और चालान के बीच अंतर
प्रो फॉर्म चालान और कोटेशन के बीच अंतर
कब इस्तेमाल करें?
यह एक संगठन के लिए एक आवश्यक प्रक्रिया है। वास्तविक बिक्री लेनदेन होने से पहले यह प्रक्रिया होती है। इसका उपयोग निम्नलिखित स्थितियों में किया जा सकता है:
- आम तौर पर, यह नए खरीदारों के मामले में जारी किया जाता है जिनके साथ अतीत में कोई सौदा नहीं हुआ है।
- चूंकि यह एक परक्राम्य दस्तावेज़ है, एक खरीदार उद्धृत मूल्य की बातचीत कर सकता है, और विक्रेता आसानी से प्रो फॉर्म चालान का संशोधन कर सकता है, जो कर चालान के मामले में नहीं है।
- खरीदारों को अपेक्षित मूल्य प्रदान करने के लिए और ऐसी बिक्री के लिए अन्य संबंधित लागत प्रदान करना।
- इसका उपयोग बिक्री के लिए कुछ अग्रिम भुगतान प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है अगर खरीदार चालान स्वीकार करता है।
- इसका उपयोग निर्यात और आयात व्यवसाय में भी किया जा सकता है।
क्यों एक प्रो फॉर्म चालान का उपयोग करें?
जैसा कि हमने लेख में कई बार चर्चा की कि यह किसी भी टैक्स इनवॉइस जारी होने से पहले जारी किया गया एक दस्तावेज है। तो पहला और बुनियादी कारण है:
- यह एक गैर-बाध्यकारी दस्तावेज है जिसमें कर चालान के समान विवरण होते हैं, जो कि वास्तविक बिक्री लेनदेन के प्रदर्शन से पहले बातचीत की जा सकती है, यह व्यवसाय को लचीलापन प्रदान करता है।
- दूसरा महत्वपूर्ण पहलू यह है कि इन चालानों की स्वीकृति विक्रेता द्वारा मांग की गई कीमत के लिए खरीदार की संतुष्टि को इंगित करती है, और वह अन्य संबंधित लागतों सहित ऐसी कीमत का भुगतान करने के लिए सहमत होता है।
- यह बिक्री के आदेश के लिए कुछ अग्रिम भुगतान प्राप्त करने के अवसर भी प्रदान करता है अगर खरीदार प्रो फॉर्मा चालान को स्वीकार करता है।
निष्कर्ष
प्रो फॉर्मा चालान एक संगठन के संचालन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कोई इसे बिक्री लेनदेन को निष्पादित करने के पहले चरण के रूप में मान सकता है। उत्पाद की कीमत से संबंधित सभी भ्रम को दूर करके यह एक लंबे व्यापारिक संबंध के लिए द्वार खोलता है।
