लेखांकन प्रक्रिया क्या है?
लेखांकन प्रक्रिया को मानकीकृत प्रकृति की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जाता है जो एक विशिष्ट लेखांकन कार्य करता है जिसे बेहतर जोखिम प्रबंधन नीतियों को शामिल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है ताकि इन कार्यों को अधिक उत्पादक और कुशल तरीके से पूरा किया जा सके। लेखा विभाग कई कार्य करता है जैसे कि अपने ग्राहकों के लिए बिलों का प्रदर्शन, आपूर्तिकर्ताओं को चालान प्रदान करना, बैंक सामंजस्य स्थापित करना, और इसलिए ऐसे कार्यों के लिए आमतौर पर व्यापक और सुव्यवस्थित प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है।
लेखांकन प्रक्रिया के लक्षण
# 1 - वित्तीय जानकारी का संग्रह
यह वित्तीय दस्तावेजों के संग्रह से शुरू होता है। एकत्र की गई जानकारी को भौतिक मोड या विद्युत मोड के माध्यम से लॉग और रखरखाव किया जा सकता है। नकदी रजिस्टर टेप, आने वाले बिल, रसीदें, वेतन के रिकॉर्ड, यात्रा रसीदें, और चालान के साथ प्रपत्र वित्तीय दस्तावेजों के उदाहरण हैं।
# 2 - खाता सुलह और सत्यापन
एक बार सिस्टम में लॉग इन करने के बाद, एकाउंटेंट उपलब्ध साक्ष्य के साथ वित्तीय जानकारी को सत्यापित करते हैं। खाता मिलान और आंतरिक के साथ-साथ बाहरी रिपोर्टिंग को स्थापित लेखांकन प्रक्रियाओं के अनुसार किया जाता है। इन प्रक्रियाओं को इस तरह से डिजाइन और निर्माण किया जाना चाहिए कि यह वैध, उद्देश्य और सटीक जानकारी को रिकॉर्ड करे। प्रक्रियाएं सुसंगत और तुलनीय होनी चाहिए।
लेखांकन प्रक्रियाओं के उदाहरण
उदाहरण 1
उपरोक्त बिंदु का वर्णन करने के लिए सबसे अच्छा उदाहरण इन्वेंट्री वैल्यूएशन है। एक बार जब यह निर्धारित हो जाता है कि इन्वेंट्री को रिकॉर्ड किया जाना है और पहले-इन-आउट इन्वेंट्री पद्धति का उपयोग करके मूल्यवान है, तो इसे किसी भी वैकल्पिक मूल्यांकन पद्धति में नहीं बदला जाना चाहिए जैसे कि LIFO इन्वेंट्री विधि या भारित औसत विधि।
उदाहरण # 2
एक अन्य उदाहरण बिलिंग प्रक्रियाओं का हो सकता है जिसमें आम तौर पर ग्राहकों को चालान जारी किए जाते हैं। इसमें तीन व्यापक कार्य शामिल हैं, अर्थात् चालान के लिए सूचना संग्रह, चालान का निर्माण, और उन्हें ग्राहकों को वापस जारी करना। बिलिंग प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार लोग दैनिक बिलिंग जानकारी की समीक्षा कर सकते हैं और आदेश को संसाधित करने के लिए कीमतों को सत्यापित कर सकते हैं। एक बार समीक्षा गतिविधि पूरी हो जाने के बाद, यह सिस्टम को एक बैच में चालान प्रिंट करने के लिए कह सकता है और इस तरह के मुद्रित चालान फिर बिलिंग पते पर भेज दिए जाते हैं।
उदाहरण # 3
कर्मचारियों के लिए पेरोल का निर्धारण एक और उदाहरण है। पेरोल एग्जीक्यूटिव निम्नलिखित सूचनाओं को एकत्रित कर सकता है, जैसे कि समयसीमा जिसमें वे समीक्षा कर सकते हैं और उक्त कार्य के लिए काम करने वाले कर्मचारियों द्वारा बिताए गए घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए टाइमशीट को मंजूरी दे सकते हैं। काम किए गए कार्यों के लिए, इसी मजदूरी दर को लागू किया जाता है, और यह, बदले में, सकल वेतन और कर भुगतान के बाद शुद्ध वेतन का निर्धारण करने के लिए उपयोग किया जाता है।
उदाहरण # 4
अचल संपत्तियों के लिए मूल्यह्रास की गणना एक और उदाहरण है। करों की रिपोर्टिंग आवश्यकताओं या लेखांकन उद्देश्यों के लिए, संपत्ति के मूल्यह्रास व्यय का निर्धारण करने के लिए MACRS मूल्यह्रास या सीधी-रेखा मूल्यह्रास विधि को अपनाना देखा जा सकता है।
लाभ
- आईटी निर्णय लेने की प्रक्रिया में मदद करता है क्योंकि यह एक ढांचा प्रदान करता है और लेखा विभागों के बीच काम का एक प्रभावी विभाजन भी है।
- लेखांकन प्रणालियों में जानकारी दर्ज करने के लिए विभिन्न लेखांकन प्रक्रियाओं को विभिन्न स्तरों के विशेषज्ञता और कौशल की आवश्यकता होती है।
- यह वित्तीय प्रकृति और गैर-वित्तीय प्रकृति की जानकारी दर्ज करने में मदद करता है।
- यह सुनिश्चित करता है कि दर्ज की गई जानकारी को क्रॉस-सत्यापित किया जा सकता है। यह प्रकृति में वर्दी के वित्तीय विवरण बनाने में मदद करता है और जिसका उपयोग उद्योग विश्लेषण के लिए किया जा सकता है।
- सही लेखांकन प्रक्रियाओं का अनुप्रयोग सिस्टम में रिकॉर्डिंग जानकारी के मामले में दक्षता और समय की बचत सुनिश्चित करता है।
- यह सुनिश्चित करता है कि व्यावसायिक रिकॉर्ड कालानुक्रमिक क्रम में बनाए रखा जाए।
- यह सुनिश्चित करता है कि व्यवसाय सभी कानूनी और नियामक अनुपालन का अनुपालन करता है।
नुकसान
- लेखांकन प्रक्रियाओं के अनुसार बनाए और बनाए गए खातों को आसानी से जोड़-तोड़ किया जा सकता है यदि प्रक्रियाओं को लेखांकन मानकों और कानूनी अनुपालन के अनुसार निर्धारित वर्तमान दिशानिर्देशों के अनुसार संशोधित नहीं किया गया है।
- मानवीय प्रक्रियाओं और निर्णयों के कारण अपनाया प्रक्रियाओं के माध्यम से साझा और तैयार की गई जानकारी पक्षपाती हो सकती है।
- प्रक्रियाओं में लेखांकन सिद्धांतों का अनुपालन न करने पर सूचना की गलत रिकॉर्डिंग हो सकती है।
- यह विभिन्न विभागों के बीच कार्य के विभाजन में मदद करता है। फिर भी, यह अनावश्यक सिलोस के निर्माण का परिणाम है, जो बदले में वित्तीय जानकारी के सामंजस्य प्रक्रिया में कठिनाई पैदा करता है।
निष्कर्ष
लेखांकन प्रक्रियाएं कार्य या प्रक्रिया का एक सेट होती हैं जो लेखा विभाग को उपयोगी लेखांकन कार्यों को सुव्यवस्थित और निष्पादित करने में मदद करती हैं। यह बढ़ती पारदर्शिता और तथ्यों की मजबूत रिपोर्टिंग के साथ सूचना के बेहतर प्रबंधन को सुनिश्चित करता है। सही और लेखांकन की प्रक्रियाओं के लिए उपयोगी और सटीक वित्तीय विवरण तैयार करने में मदद करता है।
