पूर्ण-प्रपत्र सीओए (खाता का चार्ट)
COA का पूर्ण रूप चार्ट ऑफ अकाउंट के लिए है। यह उन खातों की एक सूची है जो एक कंपनी उन सभी खातों को बनाए रखने के लिए उत्पन्न करती है जिनका उपयोग इसके लेखा प्रणाली में लेनदेन के प्रयोजनों के लिए आयोजन, रिकॉर्डिंग और अलगाव के उद्देश्य से किया गया है। इसमें राजस्व, व्यय, संपत्ति, देयताएं, लाभ, आदि जैसे विभिन्न खाते शामिल हैं। यह एक साधारण सूची से लेकर 10 से 15 खातों तक एक खुदरा स्टोर में हो सकता है जिसमें एक बड़े व्यवसाय में बहुत जटिल कवरेज होता है जो सैकड़ों हजारों खातों को बनाए रखता है। ।
यह कैसे काम करता है?
- यह व्यवसाय की जरूरतों के साथ संरेखण में बनाया गया है। एक ओर, इसमें पंक्तियों और स्तंभों के जटिल चौराहे हो सकते हैं, और दूसरी ओर, इसमें खातों का एक सीधा सेट हो सकता है। किसी भी मामले में, यह मजबूत, निश्चित और उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए।
- लेखा के एक जटिल चार्ट में अधिक सुविधाएँ हो सकती हैं जैसे कि लेखांकन संख्याओं का आवंटन, प्राथमिकता और विस्तृत जानकारी। हालांकि, सामान्य तौर पर, वे अपने संकलन के लिए सामान्य लेज़र का उपयोग करते हैं।
- खाता नमूने के एक चार्ट में कम से कम तीन खंड होते हैं: खाता नाम, खाते का प्रकार और विवरण।
- व्यावसायिक इकाइयों की विशिष्टता इन विभागों, विभागों, खातों को उस क्रम में रखती है। नीचे दी गई तालिका में, खाता संख्या 103001 लेते हुए, पहले दो अंक विभाग को सूचित कर सकते हैं जबकि शेष चार खाता श्रेणी को दर्शाते हैं। सिस्टम कोड की एक निश्चित संख्या के रूप में उपयोग की जाने वाली विशिष्टता का निरीक्षण करें।
कंपनी XYZ COA के निम्नलिखित नमूने का उपयोग करती है:
उदाहरण
मान लीजिए कि एक कंपनी अपने विनिर्माण व्यवसाय के लिए $ 1 मिलियन जमीन खरीदती है। लेखा विभाग रिकॉर्ड रखने और कंपनी के लिए वित्तीय दिशानिर्देशों को बनाए रखने के लिए जर्नल प्रविष्टियां बनाने के लिए बाध्य है। निम्नलिखित खातों की पुस्तकों में प्रविष्टि होगी:
दिनांक, dd / mm / yyyy, खाता संख्या 2003, संयंत्र संपत्ति और उपकरण खाते में $ 1 मिलियन के साथ डेबिट किया गया, जबकि खाता संख्या 1001 में $ 1 मिलियन का श्रेय दिया गया। ध्यान दें कि दोनों खातों की जानकारी नीचे दिए गए चार्ट के खातों से प्राप्त की जा सकती है।
प्रकार
- संचालन: वे खाते जो प्रकृति में ऑपरेटिव हैं, अर्थात, नियमित लेनदेन खाते।
- व्यवसाय: जो व्यवसाय या कॉर्पोरेट फ़ंक्शन के लिए प्रासंगिक सभी खातों का उपयोग करता है।
- देश-विशिष्ट: यह वे हैं जो विभिन्न लेखांकन मानकों या देशों के कानूनी मानकों के आधार पर काम करते हैं।
महत्त्व
- यह किसी व्यवसाय के किसी अन्य तत्व जितना ही महत्वपूर्ण है। यह व्यवसाय से संबंधित किसी भी खाते को मैप करने के उद्देश्य से कार्य करता है। यह व्यवसायों को बेहतर निर्णय लेने और लेखांकन और रिपोर्टिंग मानकों का पालन करने में भी मदद करता है।
- एक बड़ा सुपरमार्केट मान लीजिए जिसमें बिक्री पर सैकड़ों SKU हैं और इसकी अलमारियों पर हजारों उत्पाद हैं। सुपरमार्केट मालिक के कुशल प्रबंधन का एक कार्य है कि वह अपने उत्पादों की मांग और आपूर्ति प्रोफ़ाइल को कितनी अच्छी तरह जानता है।
- इसके लिए, वह एक एक्सेल फाइल रखता है जिसमें SKUs और उत्पादों का निश्चित अलगाव होता है। जब भी कोई उत्पाद बेचा जाता है, तो उसे पुनः व्यवस्थित करने के लिए एक एक्सेल प्रविष्टि बनाई जाती है। इसी तरह, एक व्यवसाय बहीखाता पद्धति को कुशल बनाने के लिए अपने वित्तीय खातों के सभी खातों को चार्ट के साथ रखता है।
सीओए और लेजर के बीच अंतर
- एक लेजर या जनरल लेजर खाता प्रविष्टि बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले खातों की वास्तविक पुस्तक है, जबकि चार्ट ऑफ अकाउंट्स बस एक कंपनी के व्यवसाय से संबंधित सभी खातों की एक सूची है।
- एक लेज़र सभी उपलब्ध पत्रिकाओं को सारांशित करके और फिर ट्रायल बैलेंस की तरह आगे की लेखा पुस्तकों को बनाया जाता है। दूसरी ओर, यह एक स्वतंत्र रिकॉर्ड है, हालांकि आगे पत्राचार और रिकॉर्डकीपिंग के लिए उपयोग किया जाता है।
- इसके अलावा, लेखाओं के एक चार्ट का उपयोग कई कंपनियों द्वारा अपने रिकॉर्ड के लिए किया जा सकता है जबकि लेजर एक कंपनी के लिए विशिष्ट है क्योंकि किसी व्यवसाय की लेनदेन संबंधी प्रविष्टियों को रखने की अंतर्निहित प्रकृति के कारण।
लाभ
- एक अच्छा सीओए हमेशा अपने शुरुआती चरणों में अच्छी तरह से तैयार होता है और व्यावसायिक सुधारों को संबोधित करने तक इस उद्देश्य को आगे के कामों से पूरा करता है।
- यह भविष्य में प्रबंधन के अनुरोधों पर जानकारी को समेकित करने के प्रयास और समय को कम करता है।
- इसका उपयोग व्यावसायिक इकाइयों के बेंचमार्किंग में भी किया जा सकता है और सामंजस्य से संबंधित प्रक्रियाओं को कम करता है।
सीमाएं
- ये प्रकृति में सरल हैं और प्रबंधन की कोई जटिल आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं।
- इसमें सीमित चेक और बैलेंस हैं, क्योंकि खाता या चार्ट बनाने में कोई भी त्रुटि लिंकेज या चेक द्वारा निर्धारित नहीं की जाएगी।
- यहां तक कि सीओएएस की सेवा के सीमित उद्देश्य के साथ, कंपनियों को यूएस जीएएपी (आमतौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत) और एफएएसबी (वित्तीय लेखा मानक बोर्ड) द्वारा निर्धारित दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए।
- यह छोटे संगठनों या एकमात्र स्वामित्व के लिए लाभकारी नहीं हो सकता है क्योंकि इसकी लागत और इसके रखरखाव में शामिल श्रम की वजह से।
निष्कर्ष
- यह अपने सभी खातों के व्यवस्थित अलगाव में एक व्यवसाय के लिए बहुत मददगार है। यह कंपनी प्रबंधन और सभी हितधारकों, सबसे विशेष रूप से श्रृंखला भागीदारों, व्यापार विश्लेषकों और निवेशकों को आपूर्ति करने में मदद करता है।
- यह व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार परिवर्तनीय है, और हालाँकि, इसे खाते के चार्ट में लगातार रिकॉर्ड रखने के लिए विशेषज्ञता और प्रयासों की आवश्यकता होती है क्योंकि कोई भी विसंगति व्यावसायिक स्वास्थ्य की गलत तस्वीर दे सकती है। उच्च तकनीक वाले व्यवसाय प्रबंधन सॉफ्टवेयर और प्रणालियों की आधुनिक दुनिया में करियर को ले लिया जाता है, व्यवसाय अभी भी खाते के चार्ट जैसे सबसे बुनियादी तत्वों को संभालने की ओर बहुत अधिक ध्यान और देखभाल करते हैं।
अनुशंसित लेख
यह सीओए के पूर्ण रूप, यानी (चार्ट ऑफ अकाउंट) और इसकी परिभाषा के लिए एक मार्गदर्शक रहा है। यहां हम सीओए के उदाहरणों, महत्व और इसके प्रकारों, लाभों और सीमाओं के साथ कैसे काम करते हैं, इस पर चर्चा करते हैं। वित्त के बारे में अधिक जानने के लिए आप निम्नलिखित लेख देख सकते हैं -- अकाउंटिंग सिस्टम अर्थ
- अकाउंटिंग प्रैक्टिस अर्थ
- शीर्ष लेखा कौशल
- विनिमय खाता
