डेबिट मेमो क्या है?
डेबिट मेमो एक दस्तावेज है जिसका उपयोग सेवा या माल की बिलिंग बढ़ाने के लिए किया जाता है या ग्राहक और विक्रेता के बीच लेन-देन होता है। इस ज्ञापन को बढ़ाने का प्रमुख कारण बिकने वाले उत्पादों में मूल्य वृद्धि की संभावना है, या ली गई नौकरी के लिए आवश्यक कार्यबल अनुमानित से अधिक हो सकता है और इसलिए अतिरिक्त मुआवजे के लिए शुल्क की आवश्यकता होती है और परिणाम सामने आते हैं। व्यापार के राजस्व में वृद्धि।
स्पष्टीकरण
आइए ऐसी स्थिति पर चर्चा करें जहां एक कंपनी एक बिल्डर को निर्माण सेवाएं प्रदान करती है, और अनुबंध के अनुसार पारिश्रमिक तय किया जाता है। फिर भी, सेवाओं को प्रदान करने की अवधि के दौरान, सामग्री की कीमत में अचानक बढ़ोतरी हुई, और यह वास्तव में बिल्डर को चार्ज की गई कीमत को बढ़ाने के लिए आवश्यक है। इस मामले में, निर्माण कंपनी अतिरिक्त शुल्क के लिए एक डेबिट नोट जुटाएगी, जो सामग्री के मूल्य वृद्धि के बराबर वसूला जाएगा। यह उद्योग में डेबिट नोट का उपयोग होता है, जो आवेशित या पारिश्रमिक के मूल्य को बढ़ाता है।
प्रयोजन
एक डेबिट ज्ञापन एक दस्तावेज है जो व्यवसाय को एक नया चालान जारी किए बिना चालान में उनके परिवर्तन के लिए समाधान खोजने में मदद करता है। यह एक दस्तावेज है जो खरीदार को भेजे जा रहे सेवा या माल में किसी भी बदलाव के मामले में चालान मूल्य को अपडेट करने के लिए उपयोग किया जाता है। एक डेबिट मेमो एक दस्तावेज है जिसके माध्यम से व्यवसाय अपने ग्राहकों को नए चालान जारी किए बिना पूर्वनिर्धारित अनुबंध या कार्य क्रम की तुलना में ग्राहक द्वारा किए गए किसी भी प्रकार के परिवर्तनों के लिए शुल्क ले सकता है। यह मूल चालान की निरंतरता है और मूल चालान का संदर्भ होना चाहिए।
विशेषताएँ
- यह एक नया चालान जारी करने का एक विकल्प है जिसके लिए विक्रेता या सेवा प्रदाता द्वारा पहले से ही एक चालान उठाया जाता है।
- एक डेबिट मेमो चालान का एक विस्तार है जो पहले से ही ग्राहकों के लिए उठाया जाता है।
- इस ज्ञापन के माध्यम से, पार्टी ग्राहक या नौकरी के लिए आवश्यक सेवा में परिवर्तन के कारण पारिश्रमिक में परिवर्तन कर सकती है।
- एक डेबिट नोट व्यवसायों को अपने राजस्व में वृद्धि करने में मदद करता है अगर अनुबंध की पूर्व-स्वीकृत शर्तों में कोई परिवर्तन होता है।
एक डेबिट मेमो बनाना
डेबिट मेमो बनाना बहुत ही सरल और आसान है। यह एक ऐसी ही प्रक्रिया है जैसा कि प्रदर्शन की गई गतिविधि या किए गए सामान या बेचे गए सामान के लिए चालान बनाने में शामिल है।
निम्नलिखित कदम और डेटा का उपयोग किया जाता है -
- ग्राहक का नाम, पता और संचार विवरण
- आपकी कंपनी का नाम, पता और संचार विवरण
- अपनी कंपनी के साथ-साथ दूसरी कंपनी का टैक्स विवरण
- आइटम विवरण, मात्रा, प्रति यूनिट की दर, कुल कर योग्य मूल्य
- चालान संख्या और चालान तिथि
- लेन-देन का विवरण
- सभी करों सहित अंतिम चालान राशि
- भुगतान का तरीका और अन्य भुगतान शर्तें
- अन्य नियम और शर्तें
एक डेबिट मेमो का निर्माण करते समय, हमेशा उठाए गए मूल चालान का संदर्भ प्रदान करने के लिए इसे याद किया जाना चाहिए। इसमें यह भी शामिल होना चाहिए कि यह मेमो क्यों उठाया गया है, यानी इसे जारी करने का कारण। डेबिट मेमो बनाने के बाद, इसे केवल पार्टी / ग्राहकों को भेजा जाना शेष है।
एक डेबिट मेमो का उदाहरण
एंडी खिलौने बनाने वाली कंपनी सैंडी टॉयज इंक के लिए काम करता है, जिसमें बच्चों के खिलौना निर्माण में विशेषज्ञता है। एंडी ने विदेश से एक विशाल ग्राहक के आदेश को क्रैक किया है, जिसके लिए उसने उद्धरण भेजा है, और उनकी स्वीकृति पर, उसने मूल्य सूची के आधार पर खिलौनों की कीमत का चालान किया, जो पुराने और पिछले वित्तीय वर्ष के लिए था। उसने अपने ग्राहकों को इस बात से अवगत कराया है कि उन्होंने वर्तमान वर्ष की कीमतों के आधार पर मूल्य में बदलाव को स्वीकार किया है। अब एंडी को इस स्थिति से उबरने के उपाय सुझाएं।
उपाय:
उद्योग में आज के व्यस्त और तंग शेड्यूल को ध्यान में रखते हुए, किसी भी कर्मचारी द्वारा कुछ गलतियाँ करना आम बात है। अब, यह आम तौर पर एक सामान्य गलती है जिसके लिए सरल समाधान हैं। पहला यह है कि एंडी एक क्रेडिट नोट बढ़ाकर पिछले चालान को रद्द करने के लिए एक नया चालान उठा सकता है। दूसरा यह है कि एंडी मूल चालान का जिक्र करते हुए एक डेबिट मेमो को बढ़ा सकते हैं और पिछले वर्ष से वर्तमान वर्ष तक की कीमत में शुद्ध परिवर्तन के साथ इस मेमो को जारी कर सकते हैं, बिना मूल चालान को प्रभावित किए।
डेबिट मेमो वीएस क्रेडिट मेमो
डेबिट और क्रेडिट दोनों एक दूसरे के ठीक विपरीत हैं। उनके अंतर को इस प्रकार समझाया गया है:
- एक डेबिट मेमो एक दस्तावेज है जो खातों को प्राप्य बढ़ाता है, जबकि क्रेडिट मेमो एक दस्तावेज है जो खाता प्राप्य को घटाता है।
- डेबिट मेमो चालान चालान की कीमत को बढ़ाने के लिए है, जबकि एक क्रेडिट मेमो चालान राशि की कीमत को कम करने के लिए है।
- एक डेबिट मेमो विक्रेता, सेवा प्रदाता द्वारा उठाया जाता है, जबकि क्रेडिट मेमो क्रेता या सेवा प्राप्तकर्ता द्वारा उठाया जाता है।
लाभ
निम्नलिखित लाभ या लाभ ओ के संदर्भ में समझाया जा सकता है-
- यह एक नया चालान जारी किए बिना चालान मूल्य में परिवर्तन करने में मदद करता है।
- यह गलत चालान की गलतियों को ठीक करने में मदद करता है।
- यह एक दस्तावेज है जो विक्रेता या सेवा प्रदाता द्वारा उठाया जाता है न कि सेवा के क्रेता या रिसीवर द्वारा।
नुकसान
- यह फिर से निपटने के मामले में अतिरिक्त दस्तावेज है।
- उसी लेन-देन के लिए दस्तावेज जुटाने में यह लेखा विभाग के लिए अतिरिक्त काम है।
निष्कर्ष
डेबिट मेमो, मूल चालान मूल्य को प्रभावित किए बिना खातों के प्राप्तियों के मूल्य को बढ़ाने के लिए खातों द्वारा उठाया गया एक दस्तावेज है। यह व्यवसाय के राजस्व को बढ़ाने में मदद करता है और इनवॉइस वैल्यू को गलत तरीके से या जल्द ही उठाए जाने को सही करने के लिए भी। पार्टियों के अनुरोध पर समझौते के संदर्भ में किसी बदलाव के कारण भी इसे उठाया जाता है।
