लेखांकन नियंत्रण प्रक्रियाएं और विधियां हैं जो वित्तीय विवरणों के आश्वासन, वैधता और सटीकता के लिए एक इकाई द्वारा लागू की जाती हैं लेकिन ये लेखांकन नियंत्रण कंपनी के लिए एक सुरक्षा और अनुपालन के लिए लागू होते हैं, न कि कानूनों, नियमों और नियम।
लेखा नियंत्रण क्या है?
लेखा नियंत्रण एक संगठन द्वारा अपनाए गए उपाय और नियंत्रण हैं जो संगठन में बढ़ती दक्षता और अनुपालन की ओर जाता है और यह सुनिश्चित करता है कि वित्तीय विवरण लेखा परीक्षकों, बैंकरों, निवेशकों और अन्य हितधारकों के लिए प्रस्तुत किए जाने पर सटीक होते हैं।
एक संगठन के भीतर विभिन्न प्रकार के नियंत्रण लागू होते हैं। इसके अलावा, कोई सीधे आगे की नियंत्रण नीति नहीं है जो हर संगठन पर लागू होती है। प्रत्येक संगठन के नियंत्रण के आवेदन को उसकी आवश्यकताओं, व्यवसाय के प्रकार, आकांक्षाओं, लक्ष्यों और अन्य दिशानिर्देशों के अनुरूप बनाया और कार्यान्वित किया जाता है।
लेखा नियंत्रण के प्रकार
लेखांकन आंतरिक नियंत्रण की तीन प्रमुख श्रेणियां हैं।
# 1 - जासूसी नियंत्रण
जैसा कि नाम से पता चलता है, ये नियंत्रण किसी भी विसंगति और जगह की नीतियों से विचलन का पता लगाने के लिए नियंत्रण हैं। यह अखंडता जांच के उद्देश्य को भी पूरा करता है।
उदाहरण के लिए - कैशियर और खातों के अनुसार नकद शेष के साथ हाथ में वास्तविक नकदी संतुलन की एक आश्चर्यजनक जांच यह सुनिश्चित करेगी कि कैशियर अपना काम सही तरीके से कर रहा है या नहीं। यह किसी भी अकाउंटिंग पोस्टिंग त्रुटि को भी दर्शा सकता है। एक कम्प्यूटरीकृत वातावरण में जहां संख्याएं बड़ी मात्रा में होती हैं और खातों के अंत प्रसंस्करण के लिए सिस्टम द्वारा किया जाता है, उन मामलों में, हम एक परीक्षण चालान डाल सकते हैं और खातों को अंतिम रूप तक ट्रैक कर सकते हैं यह देखने के लिए कि क्या यह वांछित परिणाम देता है। और यह नियमों का अनुपालन है।
उसी तरह से गोदाम में वास्तविक भौतिक स्टॉक की तुलना करना और पुस्तकों के अनुसार स्टॉक को बंद करना यह दिखाएगा कि क्या इन्वेंट्री प्रसंस्करण, किसी भी गड़बड़ी या सामान्य नुकसान में कोई समस्या है। इसके अलावा, यह देखना कि पुस्तकों में दिखाई देने वाली सभी संपत्ति भौतिक रूप से मौजूद हैं, परिसंपत्तियों की सुरक्षा सुनिश्चित करती है।
अब उदाहरणों से, हम समझ गए हैं कि जासूस नियंत्रण अनियमित रूप से लागू होते हैं और त्रुटियों या विसंगतियों की पहचान करने के लिए ऑडिट प्रकृति के अधिक होते हैं।
# 2 - निवारक नियंत्रण
पहले स्थान पर होने वाली त्रुटियों या विसंगतियों को रोकने के लिए संगठन के भीतर दैनिक नियंत्रण लागू किए जाते हैं। हम कह सकते हैं कि ये ऐसे नियम हैं जो संगठन के भीतर हर किसी को अपनी दिन-प्रतिदिन की नौकरी के लिए पालन करना पड़ता है।
उदाहरण के लिए - एक लेखांकन वातावरण में, जब कोई व्यक्ति चालान बुक करता है, तो यह सहकर्मी समीक्षा और अनुमोदन के लिए किसी अन्य व्यक्ति के पास जाता है। इनवॉइस का लेखा-जोखा लेने के बाद, भुगतान दूसरी टीम द्वारा किया जाता है। इसे कर्तव्यों का अलगाव कहा जाता है, और यह सुनिश्चित करता है कि दैनिक, एक व्यक्ति को बुकिंग और चालान का भुगतान करने का नियंत्रण नहीं है।
जॉब रोटेशन निवारक नियंत्रण का एक उत्कृष्ट उदाहरण है। किसी बड़े संगठन या महत्वपूर्ण स्थान पर, कर्मियों को यह सुनिश्चित करने के लिए एक नियमित अंतराल पर स्थानांतरित किया जाता है कि किसी व्यक्ति के पास विस्तारित अवधि के लिए किसी भी डेटा या संपत्ति तक पहुंच नहीं है, जो यह सुनिश्चित करता है कि व्यक्ति चोरी या अवैध रूप से शामिल नहीं होता है गतिविधियाँ।
कम्प्यूटरीकृत वातावरण में, किसी भी डेटा हानि से बचने के लिए क्लाउड पर प्रतिदिन डेटा का बैकअप लेना भी एक निवारक नियंत्रण है।
# 3 - सुधारात्मक नियंत्रण
ये नियंत्रण हैं जो बचाव के लिए आते हैं जब निवारक और जासूस दोनों नियंत्रण एक त्रुटि से बचने में विफल रहे हैं। एक समायोजन या सुधार प्रविष्टि दर्ज करने वाले लेखांकन वातावरण में सुधारात्मक नियंत्रण का एक उदाहरण है। एक बार वित्तीय वर्ष के बाद किताबें बंद हो जाती हैं और ऑडिटर्स को एक मुद्दा मिल जाता है, जिस पर ध्यान देने की जरूरत होती है। वित्तीय वर्ष की पुस्तकों को फिर से खोलना और एक लेखा परीक्षक द्वारा पूछे गए समायोजन करना भी सुधारात्मक नियंत्रण का एक हिस्सा है।
उदाहरण के लिए - एक जर्नल प्रविष्टि पोस्ट करते समय, एकाउंटेंट ने श्री रॉबर्ट के बजाय $ 500 के लिए श्री टॉम से बहस की। इस मामले में, परीक्षण शेष अभी भी सहमत है, और बाद में नेतृत्वकर्ताओं के सत्यापन पर, इस त्रुटि की पहचान की गई थी। यहाँ सुधार प्रविष्टि श्री रॉबर्ट को डेबिट करना और श्री टॉम को क्रेडिट करना है, प्रत्येक को $ 500 से। इसे सुधारात्मक नियंत्रण कहा जाता है।
लेखा आंतरिक नियंत्रण उदाहरण
नीचे दिए गए लेखांकन नियंत्रण के उदाहरण हैं।
- कर्तव्यों का अलगाव - प्रोसेसर और अनुमोदक दो अलग-अलग लोग होने चाहिए।
- एक स्वतंत्र उपयोगकर्ता आईडी और पासवर्ड सभी कर्मचारियों को प्रदान किया जाना चाहिए।
- इन्वेंटरी और एसेट्स का भौतिक सत्यापन किया जाना चाहिए।
- बैंक सामंजस्य और अन्य परीक्षण संतुलन सामंजस्य किया जाना चाहिए।
- प्रक्रिया प्रवाह के संबंध में मानक संचालन प्रक्रिया दस्तावेज बनाए जाने चाहिए।
- पेटीएम कैश और कैश बुक बैलेंस की सरप्राइज चेकिंग।
लेखा आंतरिक नियंत्रण के लाभ
नीचे लेखा नियंत्रण के कुछ फायदे दिए गए हैं।
- कार्रवाई लॉग किसी भी त्रुटि के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की पहचान करता है।
- वित्तीय वक्तव्यों और धन आवेदन की सटीकता
- इच्छित उद्देश्य के लिए संसाधनों का कुशल उपयोग
- लेखापरीक्षा सुविधा में सहायक
- अधिक महत्वपूर्ण वृद्धि के लिए एक मजबूत आधार
- किसी भी विसंगति की पहचान और सुधार
- लागत और संसाधनों की बचत
लेखा आंतरिक नियंत्रण का नुकसान
नीचे लेखांकन नियंत्रण के कुछ नुकसान हैं।
- कभी-कभी कर्मचारियों के लिए परेशान और समय लेने वाली
- नियंत्रण और मानकों को बनाए रखने की उच्च लागत
- वित्तीय विवरणों और लेखा परीक्षा के लिए अधिक निर्भरता
- काम का दोहराव
लेखांकन नियंत्रण में परिवर्तन के बारे में नोट करने के लिए आवश्यक बिंदु
- एक प्रक्रिया में कोई भी परिवर्तन दूसरे को प्रभावित करता है।
- परिवर्तन एक लेखांकन अवधि के बीच में नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि यह लेनदेन प्रवाह को प्रभावित करेगा।
- किसी भी बदलाव की सूचना ऑडिटर्स को दी जानी चाहिए।
- किसी भी परिवर्तन को सभी हितधारकों के साथ अच्छी तरह से प्रलेखित और संप्रेषित किया जाना चाहिए।
- यह लागत प्रभावी होना चाहिए।
निष्कर्ष
लेखांकन आंतरिक नियंत्रण एक हालिया विकास नहीं हैं, ये लंबे समय से जगह में हैं। लेखांकन नियंत्रण का सबसे महत्वपूर्ण लाभ यह है कि यह सार्वजनिक सूचीबद्ध कंपनियों में आम जनता के विश्वास को पुनर्स्थापित करता है। संयुक्त राज्य अमेरिका में उच्च मूल्य वाले घोटालों के मद्देनजर टायको और एनरॉन जैसी कंपनियों ने लेखा प्रणाली में आम जनता के विश्वास को हिला दिया।
SOX को सरबनस-ऑक्सले अधिनियम के रूप में भी जाना जाता है, संयुक्त राज्य अमेरिका कांग्रेस द्वारा किसी भी कॉर्पोरेट लेखांकन घोटालों से हितधारकों की रक्षा के लिए बनाया गया था। यह संगठनों को कॉर्पोरेट प्रकटीकरण दिशानिर्देशों और अन्य आवश्यकताओं का पालन करने के लिए एक मजबूरी भी बनाता है। यहाँ मुद्दा यह है कि लेखांकन नियंत्रण आजकल किसी भी संगठन का एक एकीकृत हिस्सा है, जिसके बिना लेखांकन प्रणाली ब्रेक के बिना कार की तरह है, और कोई भी ऐसी कार में सवारी नहीं करना चाहता है। इसलिए यह जरूरी है कि कोई भी संगठन जो बड़े और बेहतर विकास की आकांक्षा रखता है, उसके स्थान पर मजबूत लेखा नियंत्रण होना चाहिए।
